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醫(yī)藥檔案管理暫行辦法

時間：2022-07-12 20:24:57 圖書情報與檔案管理我要投稿

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醫(yī)藥檔案管理暫行辦法

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醫(yī)藥檔案管理暫行辦法

第一章總則

第一條為了加強醫(yī)藥檔案工作，提高檔案管理的科學水平，充分發(fā)揮醫(yī)藥檔案在社會主義現(xiàn)代化建設中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》制定本辦法。

第二條醫(yī)藥檔案是指各級醫(yī)藥管理部門、醫(yī)藥企事業(yè)單位、團體或個人從事藥品、醫(yī)療器械、制藥機械、醫(yī)藥包裝、衛(wèi)生材料的生產(chǎn)、經(jīng)營、科研、教育、設計、情報、外事活動和醫(yī)藥黨、政、群管理工作以及其它各項活動直接形成的具有查考、利用和保存價值的各種文字、圖表、聲象以及實物等不同形式的歷史記錄。

第三條醫(yī)藥檔案是國家檔案的重要組成部分，是發(fā)展醫(yī)藥事業(yè)的必要條件和依據(jù)，是重要的信息資源，是國家的寶貴財富，醫(yī)藥檔案的管理必須遵循統(tǒng)一領導、分級管理的原則，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效開發(fā)利用。

第二章管理體制與機構設置

第四條醫(yī)藥檔案工作在國家檔案行政管理部門“統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調(diào)，統(tǒng)一制度，監(jiān)督和指導”下進行。國家醫(yī)藥管理局檔案機構負責管理本部門的檔案工作，對局屬單位及醫(yī)藥行業(yè)檔案工作進行指導監(jiān)督與檢查。

地方各級醫(yī)藥管理部門檔案機構負責本部門醫(yī)藥檔案管理工作，并對所屬和歸口管理單位的檔案工作實行監(jiān)督和指導。

第五條各級醫(yī)藥管理部門和醫(yī)藥企事業(yè)單位應當重視檔案工作，把檔案工作列入領導重要議事日程，由主管業(yè)務的領導同志分管，納入醫(yī)藥事業(yè)發(fā)展規(guī)劃計劃，對檔案機構、人員、經(jīng)費、庫房、設備等給予保證，切實解決好檔案工作中存在的實際問題。

檔案工作應當與本部門、本單位的各項工作緊密結合，實行同步管理，在布置、檢查、總結、驗收各項工作時，同時布置、檢查、總結、驗收檔案工作。

第六條各級醫(yī)藥管理部門和醫(yī)藥企事業(yè)單位應當建立綜合性的檔案工作機構，統(tǒng)一管理本部門本單位形成的檔案。如需建立檔案館，則按《全國檔案館設置原則和布局方案》的有關規(guī)定辦理。

檔案機構配備工作人員數(shù)量，應當根據(jù)檔案藏量和工作任務需要確定。

綜合性檔案工作機構的設置，按有關規(guī)定報上一級行政管理部門審批，同時報所在地區(qū)檔案行政管理部門備案。

第七條醫(yī)藥管理部門的檔案處科室屬行政建制，檔案館屬事業(yè)機構。

第八條綜合性檔案工作機構的主要任務是：

(一)貫徹執(zhí)行國家關于檔案工作的法律、法規(guī)和規(guī)定;

(二)集中統(tǒng)一管理本單位醫(yī)藥檔案，承擔本單位檔案工作的各項管理任務;

(三)制定本單位檔案各項規(guī)章制度，負責對所屬單位的檔案工作進行業(yè)務指導、監(jiān)督和檢查;

(四)負責接收(含征集、收集)整理、分類、鑒定、統(tǒng)計、保管本單位形成的醫(yī)藥檔案，并按照規(guī)定向有關檔案館移交應進館的檔案;

(五)負責編輯檔案參考資料，編制各種檢索工具，收集、征集與檔案有關的資料，積極開發(fā)利用檔案信息資源，做到優(yōu)質服務;

(六)加強檔案工作的橫向聯(lián)系，開展多種形式的協(xié)作，積極開展檔案學術研究及信息交流活動;

(七)負責對本單位及所屬單位檔案工作人員的業(yè)務培訓;

(八)宣傳利用檔案產(chǎn)生的社會效益和經(jīng)濟效益的`事例，擴大檔案工作影響;增強領導和廣大干部及各業(yè)務職能部門各類業(yè)務人員的檔案意識。

第三章檔案工作人員

第九條醫(yī)藥檔案工作人員(包括以做檔案工作為主的兼職人員)必須堅持四項基本原則，認真執(zhí)行黨和國家的各項方針、政策，熱愛醫(yī)藥檔案事業(yè)，忠于職守，遵守紀律，并具備一定的檔案專業(yè)知識、專業(yè)技能和醫(yī)藥經(jīng)營管理、科學技術基礎知識。

第十條醫(yī)藥檔案工作人員均屬醫(yī)藥檔案專業(yè)技術人員，其業(yè)務能力的考核、技術職務的評定和晉升，應當按國家有關規(guī)定執(zhí)行，并實行醫(yī)藥檔案專業(yè)技術職務聘任制(或任命制)。高級技術職務評定，按規(guī)定組織評定。醫(yī)藥檔案工作隊伍應當保持相對穩(wěn)定。

第四章文件材料的形成、積累與歸檔

第十一條各級醫(yī)藥管理部門和企事業(yè)單位應當建立健全文件材料的形成、積累和歸檔制度，并納入生產(chǎn)、技術、經(jīng)營、科研等各項管理程序和各類專業(yè)技術和管理人員的職責范圍，確保重要的醫(yī)藥生產(chǎn)、經(jīng)營、科研、教育等各項管理、各種活動、各類會議都有完整、準確、系統(tǒng)的文件材料歸檔。

第十二條各級醫(yī)藥管理部門和企事業(yè)單位在科研成果、新產(chǎn)品定型與試制、基建竣工等驗收活動及設備購置開箱時，應有檔案部門人員參加。有關業(yè)務主管部門要會同檔案部門，對應歸檔的文件材料進行檢查，并簽署意見。

第十三條各級醫(yī)藥管理部門和企事業(yè)單位實行由文件材料形成部門歸檔立卷的制度。由立卷人按檔案部門的要求系統(tǒng)整理組卷，編排頁碼或張?zhí)枺顚懢韮?nèi)目錄，填寫備考表，擬寫案卷標題并劃定保管期限，經(jīng)立卷單位負責人檢查，裝訂后向本部門檔案處(室、館)移交并做好移交手續(xù)。檔案著錄一律用鋼筆或毛筆書寫。歸檔文件材料都必須做到書寫材料優(yōu)良，字跡工整清楚、圖樣清晰，便于長久保存。

第十四條歸檔時間：各醫(yī)藥管理部門的文書檔案、財會檔案，應當在次年6月底以前歸檔，高等院校檔案應當在次學年度寒假前歸檔。科研和基建檔案等應當在項目及技術工作完成后兩個月內(nèi)歸檔。歸檔范圍及管理期限的規(guī)定另發(fā)。

第十五條一般檔案歸檔一份，重要檔案除正本外，應當將副本一份組卷歸檔備用。幾個單位協(xié)作完成的項目，由主辦單位保存一整套檔案，協(xié)作單位除保存與自己承擔任務有關的檔案正本之外，應當將復制本送交主辦單位歸檔保存。

第十六條醫(yī)藥管理部門和企事業(yè)單位的個人從事公務活動形成的各種載體形式的文件材料，必須按照規(guī)定向本部門檔案室歸檔，任何個人不得據(jù)為己有。檔案室的檔案應按規(guī)定向檔案館移交。對于個人在非公務活動中形成的重要文件材料，檔案部門可通過征集、代管等多種形式進行收集。個人向檔案部門捐贈檔案的，各醫(yī)藥管理部門應當予以獎勵。

第五章醫(yī)藥檔案的管理與庫房設備

第十七條醫(yī)藥管理部門和企事業(yè)單位的檔案機構，對接收的檔案，按照有關規(guī)定進行鑒定，對保管期限、密級調(diào)整和需要銷毀的檔案提出建議，報本部門主管檔案工作的領導批準后實施，并實行監(jiān)銷制。

第十八條醫(yī)藥管理部門和企事業(yè)單位的檔案機構，應當建立歸檔、保密、保管、利用、鑒定、統(tǒng)計等系統(tǒng)管理制度。按照有關規(guī)定定期向所在地區(qū)檔案行政管理部門和上一級主管部門報送檔案工作基本情況和統(tǒng)計報表。

第十九條醫(yī)藥管理部門和企事業(yè)單位的檔案機構，應當根據(jù)《檔案法》的有關規(guī)定和要求，對下屬單位的檔案工作經(jīng)常進行監(jiān)督、指導和檢查。對在檔案管理工作中取得顯著成績的單位和個人，給予表彰或獎勵。對因檔案管理混亂、工作失職給檔案工作造成嚴重損失的，報有關行政部門，按照《檔案法》的有關規(guī)定追究當事人和主管領導的責任。

第二十條醫(yī)藥管理部門和企事業(yè)單位的檔案機構必須重視檔案保護技術的研究，最大限度地延長檔案壽命。

第二十一條各級醫(yī)藥管理部門和企事業(yè)單位必須為保管檔案提供專用的并有足夠面積的檔案庫房，庫房門窗堅固，庫內(nèi)保持適當?shù)臐穸取囟龋蟹辣I、防火、防光、防塵、防有害生物污染等安全措施，對存放聲象等特殊載體的檔案必須配備恒溫、恒濕設備，以保證檔案的安全和工作的正常運行。

第二十二條各級醫(yī)藥管理部門和企事業(yè)單位應當根據(jù)需要和可能有計劃地為檔案機構配備檔案裝具及必要的溫濕度計、吸塵器、去濕機、空調(diào)機等裝備和復印、錄音、照像、錄像、計算機等器材，結合本單位業(yè)務管理工作和現(xiàn)代化進程，逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

第六章醫(yī)藥檔案的利用與開放

第二十三條醫(yī)藥管理部門應當按《檔案法》的有關規(guī)定，劃分醫(yī)藥檔案開放與控制的界限，做好醫(yī)藥檔案的開放和利用工作，大力開發(fā)醫(yī)藥檔案信息資源，充分發(fā)揮檔案在社會主義現(xiàn)代化建設中的作用。

第二十四條醫(yī)藥檔案館向社會開放。開放檔案應按以下規(guī)定執(zhí)行：

(一)凡持有合法證明的單位、個人在寫明符合國家政策要求的利用目的和范圍后，均可查閱屬于開放范圍的檔案。

(二)港、澳、臺及海外華僑利用檔案，應按國家有關規(guī)定辦理。

(三)外國機構或個人要求利用檔案，應按國家有關規(guī)定辦理。

(四)向社會公布檔案，需經(jīng)本單位及上級主管機關批準，未經(jīng)審批，任何組織或個人無權公布。

第二十五條凡涉及黨和國家機密及專利的檔案，不得對外開放。

第二十六條查閱、摘錄和復制尚未開放的檔案，需經(jīng)檔案部門負責人批準，涉及未公開的技術問題，需經(jīng)該技術部門負責人批準，查閱機密檔案應當按《保密法》有關規(guī)定執(zhí)行。

第二十七條各醫(yī)藥管理部門的綜合檔案機構保存的檔案，主要供本部門利用，其他部門查閱需持單位介紹信，經(jīng)綜合性檔案機構或分管檔案工作的領導批準后方可查閱。

第二十八條本辦法適用于全國醫(yī)藥行業(yè)各級醫(yī)藥管理部門和醫(yī)藥企事業(yè)單位。

第二十九條本辦法由國家醫(yī)藥管理局負責解釋。