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辦公室文秘基礎(chǔ)知識
導(dǎo)語：但有一點要明確,我們必須始終圍繞本職工作這個“重心”,在做好本職工作的前提下,才能再去充實自己的其它知識與技能,而絕不能沖淡“主題”,更不能“不務(wù)正業(yè)”。
一、基本素質(zhì)
1、 身體素質(zhì):健康的身體應(yīng)該是做好任何工作的一個重要前提。要有一個健康的體魄。身體狀況不佳的人是不能勝任秘書工作的。
2、 心理素質(zhì):要時刻保持良好的心態(tài),心理狀態(tài)要正常,不要被情緒所左右。每一天都應(yīng)以平和的心態(tài)從事自己的工作。一個有著心理障礙的人,一個對社會充滿仇恨的人,一個喜怒無常的人是不可能做好秘書工作的。
3、 思想素質(zhì):這是更高的一項要求,作為現(xiàn)代社會的高級管理人員,在一個國際知名的機構(gòu)里工作,應(yīng)當(dāng)具有愛崗敬業(yè)精神、實事求是精神和開拓創(chuàng)新精神,此外,還應(yīng)具備博大的胸懷、寬廣的視野和高度的社會責(zé)任感。
在現(xiàn)代社會里,人們的工作生活的節(jié)奏加快,社會的變化日新月異,外邊的世界很精彩,幾乎每天都有令你感慨的事情發(fā)生,且不說每天的國內(nèi)外形勢,就在我們身邊,就會經(jīng)常有一些新奇事、突發(fā)事,今天你的一個親戚玩股票掙了大錢;明天你的一個朋友倒房地產(chǎn)虧大發(fā)了;昨天,你的哥們當(dāng)了大官,前天,你的一個熟人因腐敗問題露餡,進(jìn)去了。辦公室文秘必須了解的基礎(chǔ)知識辦公室文秘必須了解的基礎(chǔ)知識。這些都會令你感慨,但不要受各種情況的影響,不能看人家發(fā)財了,就想到,做人就得膽大;而一看到出問題的,馬上又一轉(zhuǎn)念,做人還是謹(jǐn)慎為好!
二、業(yè)務(wù)素質(zhì)
1、 理論知識:必須認(rèn)識到理論學(xué)習(xí)的重要性,一方面要掌握扎實的基礎(chǔ)知識,包括法律、外語、經(jīng)貿(mào)以及對業(yè)務(wù)工作有幫助的其它知識。另一方面也注意收集新的信息,關(guān)注的法學(xué)領(lǐng)域的新的發(fā)展動態(tài)。
2、 實踐經(jīng)驗:要注意總結(jié)工作中好的經(jīng)驗,盡量避免走彎路,要經(jīng)常進(jìn)行經(jīng)驗交流,要多向有經(jīng)驗的人學(xué)習(xí)辦公室文秘必須了解的基礎(chǔ)知識。
3、 辦事能力:秘書工作繁雜、瑣碎,這就要求我們必須具備較高的辦事能力,無論是辦案,辦會,還是處理日常事務(wù),都要注意鍛煉自己的辦事能力,提高辦事效率并應(yīng)掌握一定的辦事方法與技巧。
三、文化素質(zhì)
1、 社會科學(xué) 學(xué)好專業(yè)知識應(yīng)是起碼的要求,而懂得一點文史哲,具備一定的文化素養(yǎng),也很有必要,可陶冶人生情趣,亦可對工作有所裨益。相傳,在清朝某年間,皇帝派朝廷官員到南方招考官吏,但先后派了幾人均未能完成此任。何故?只為南方的秀才們嫌這些官員文化素養(yǎng)低,寫詩做對皆不行。后皇帝派了一個叫王爾烈的人又去江南辦理此事。那些江南才子們以出對聯(lián)來試王的文化,上聯(lián)曰:江南千山千水千秀才,王爾烈即刻以此下聯(lián)對之:塞北一天一地一圣人。 語出驚人,頓受青睞。江南秀才們進(jìn)而問到,先生的學(xué)問究竟有多大?王隨口吟到:天下文章屬三江 三江文章屬吾鄉(xiāng) 吾鄉(xiāng)文章屬吾弟 吾為吾弟改文章。由此,一句對聯(lián),一首詩完成了招考工作。
2、 自然科學(xué):仲裁、調(diào)解案件五花八門,常常要涉及自然科學(xué)的有關(guān)知識,如機械設(shè)備,建筑工程,醫(yī)藥化學(xué)等。一方面,我們平時要注意積累;另一方面,在辦理這方面的案子過程中,也要從中學(xué)一學(xué)這方面的知識辦公室文秘必須了解的基礎(chǔ)知識辦公文秘3、 外語:我們辦理的案件中,涉外案件占有很大的比例,經(jīng)常涉及外國當(dāng)事人,對外交往中,無論是書面的,還是口頭的,都要經(jīng)常運用外語。我們要使自己成為既懂業(yè)務(wù)又懂外語的,“兩條腿走路”的人才。
四、其他知識
學(xué)會一些有益的技能,如電腦、開車,琴棋書畫等,也是很有好處的。
俗話說,“藝不壓身”如果你具備了一定的素養(yǎng),掌握了某種技能,總會有你顯山露水那一天,同樣,假如你在那一方面尚存缺陷,則一定會有你無地自容的那一刻。
但有一點要明確,我們必須始終圍繞本職工作這個“重心”,在做好本職工作的前提下,才能再去充實自己的其它知識與技能,而絕不能沖淡“主題”,更不能“不務(wù)正業(yè)”。
辦公文秘的基本常識有那些?
辦公室文員(會議、文書、印信、檔案、接待、宣傳欄、文件報紙收發(fā))工作職責(zé)：
接聽、轉(zhuǎn)接電話;接待來訪人員。
2. 負(fù)責(zé)辦公室的文秘、信息、機要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。
3. 負(fù)責(zé)總經(jīng)理辦公室的清潔衛(wèi)生。
4. 做好會議紀(jì)要。
5. 負(fù)責(zé)公司公文、信件、郵件、報刊雜志的分送。
6. 負(fù)責(zé)傳真件的收發(fā)工作。
7. 負(fù)責(zé)辦公室倉庫的保管工作，做好物品出入庫的登記。
8. 做好公司宣傳專欄的組稿。
9. 按照公司印信管理規(guī)定，保管使用公章，并對其負(fù)責(zé)。
10. 做好公司食堂費用支出、流水帳登記，并對餐費做統(tǒng)計及餐費的`收納、保管。
11. 每月環(huán)保報表的郵寄及社保的打表。
12. 管理好員工人事檔案材料, 建立、完善員工人事檔案的管理，嚴(yán)格借檔手續(xù)。
13 社會保險的投保、申領(lǐng)。
14 統(tǒng)計每月考勤并交財務(wù)做帳，留底。
15 管理辦公各種財產(chǎn),合理使用并提高財產(chǎn)的使用效率,提倡節(jié)儉。
16. 接受其他臨時工作.
17.辦公文員一般要求熟練操作Word、Excel、Powerpoint等辦公自動化軟件，掌握Internet郵件收發(fā)、處理技巧。
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