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會(huì)計(jì)電算化中會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)與管理
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會(huì)計(jì)電算化中會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)與管理 篇1
一、會(huì)計(jì)電算化下會(huì)計(jì)檔案管理的特點(diǎn)
會(huì)計(jì)電算化是指用電子計(jì)算機(jī)代替人工記賬、算賬、報(bào)賬，以及部分替代人腦完成對(duì)會(huì)計(jì)信息的分析、預(yù)測(cè)、決策的過(guò)程。電算化會(huì)計(jì)檔案管理有如下特點(diǎn)：
現(xiàn)代化載體。根據(jù)1999年1月1日起施行的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位，不僅要電子會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，而且應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，這就使得電算化會(huì)計(jì)檔案擁有了雙重的會(huì)計(jì)檔案載體，即傳統(tǒng)意義上的會(huì)計(jì)檔案與包括存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、以其他磁性介質(zhì)或光盤存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)等形式在內(nèi)的電子會(huì)計(jì)檔案。
軟硬件環(huán)境。由于不具備傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案的直觀可視性，電算化下的電子會(huì)計(jì)檔案必須在特定的計(jì)算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可視；電子檔案易被修改；電子檔案的保存，受到載體本身的質(zhì)量、存放環(huán)境、存儲(chǔ)信息有效期等因素的影響。
系列化資料。這是由電算化操作流程及電算化信息系統(tǒng)維護(hù)要求帶來(lái)的會(huì)計(jì)檔案涉及范圍的新特點(diǎn)。除了要保存會(huì)計(jì)檔案的電子數(shù)據(jù)，還要保存能被計(jì)算機(jī)識(shí)讀的程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件以及各種代碼，然后才能借助計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算。
計(jì)算機(jī)技能。電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)對(duì)人員的素質(zhì)與系統(tǒng)安全操作提出了新需要。電算化會(huì)計(jì)檔案管理要求所從事人員不僅要熟悉會(huì)計(jì)核算工作的各項(xiàng)專門方法，還必須同時(shí)掌握必要的計(jì)算機(jī)操作和維護(hù)知識(shí)，才能順利實(shí)現(xiàn)電算化。
二、電算化會(huì)計(jì)檔案的管理內(nèi)容
為了更有效地做好電算化會(huì)計(jì)檔案工作，我們必須根據(jù)電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)，分別做好會(huì)計(jì)檔案的收集、管理與保存、利用等方面的工作。
1、檔案的收集。所謂電算化會(huì)計(jì)檔案的收集是指在一定的時(shí)間間隔內(nèi)(如一個(gè)會(huì)計(jì)年度)，把計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的所有會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)拷貝(備份)存儲(chǔ)到磁性介質(zhì)或光盤上，從而形成脫離于原計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案。財(cái)務(wù)部門應(yīng)把財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的備份文件保存好，以防計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)損壞后能在最短的時(shí)間內(nèi)，在最小的損失下恢復(fù)原有的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)。
除了備份之外，還應(yīng)收集計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)的型號(hào)、存儲(chǔ)空間的大小、外部設(shè)備的.配套類型等；計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)以及漢字操作系統(tǒng)；財(cái)務(wù)軟件的編程語(yǔ)言、數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)類型；財(cái)務(wù)軟件的系統(tǒng)名稱、版本號(hào)；財(cái)務(wù)軟件的銷售與維護(hù)公司的名稱、地址、電話與聯(lián)系人以及與會(huì)計(jì)電算化軟件系統(tǒng)相配套的各種說(shuō)明書(shū)及使用手冊(cè)。
2、檔案的保存。由于電算化會(huì)計(jì)檔案是存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)或光盤上的，根據(jù)這些信息載體的物理特性，在形成這些檔案時(shí)應(yīng)準(zhǔn)備雙份即采用“AB備份法”進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份，并且每份上要注明形成檔案的時(shí)間與操作員姓名，并貼上寫保護(hù)，存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn)，以防止地震或火災(zāi)等意外情況引起整個(gè)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的毀滅與系統(tǒng)的不可恢復(fù)性。在保存這些檔案時(shí)應(yīng)遠(yuǎn)離磁場(chǎng)，注意防潮、防塵等。對(duì)采用磁性介質(zhì)保存的檔案，還應(yīng)定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)的損壞，而使會(huì)計(jì)檔案丟失，造成無(wú)法挽救的損失。
此外，還應(yīng)注意電算化會(huì)計(jì)檔案與對(duì)應(yīng)的財(cái)務(wù)軟件版本的一致性。因?yàn)樵诓煌姹拒浖滦纬傻臅?huì)計(jì)檔案其會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)有可能不同，這就有可能產(chǎn)生會(huì)計(jì)檔案不能被調(diào)閱或者產(chǎn)生某些預(yù)料外的錯(cuò)誤。因此，會(huì)計(jì)電算化檔案除保存各版本的備份財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)外還應(yīng)保存對(duì)應(yīng)版本的會(huì)計(jì)電算化軟件系統(tǒng)版本，二者的一致性是非常必要的。
3、檔案的利用。即電算化會(huì)計(jì)檔案的調(diào)閱。在長(zhǎng)期開(kāi)展會(huì)計(jì)電算化的過(guò)程中，隨著軟件系統(tǒng)的不斷升級(jí)，我們所調(diào)閱的會(huì)計(jì)檔案會(huì)有下述兩種情況：①所調(diào)閱的會(huì)計(jì)檔案的版本號(hào)與當(dāng)前會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)版本號(hào)一致，此時(shí)只需將您所需調(diào)閱的檔案通過(guò)電算化軟件系統(tǒng)中的檔案調(diào)閱(或數(shù)據(jù)恢復(fù))功能進(jìn)行調(diào)閱即可；②所調(diào)閱的會(huì)計(jì)檔案的版本號(hào)與當(dāng)前會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)版本號(hào)不一致，此時(shí)您只需在另外一臺(tái)電腦上安裝與此檔案相對(duì)應(yīng)版本的電算化系統(tǒng)，然后再進(jìn)行調(diào)閱。
三、電算化會(huì)計(jì)檔案管理的方法
(一)完善硬件設(shè)施建設(shè)
提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專用會(huì)計(jì)檔案存放倉(cāng)庫(kù)；配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機(jī)，以它們作為輸出紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的工具：選用功能符合本單位實(shí)際業(yè)務(wù)的電算化會(huì)計(jì)軟件，最好是具有檔案管理輔助功能的電算化軟件；強(qiáng)化系統(tǒng)的安全防護(hù)功能，如有聯(lián)網(wǎng)，注意進(jìn)行定期的補(bǔ)丁維護(hù)，避免因電腦安全或網(wǎng)絡(luò)安全，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案泄密或被人為惡意修改。
針對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案受質(zhì)量、溫度、濕度、磁場(chǎng)等因素的影響較大，易受破壞的特點(diǎn)。在管理時(shí)應(yīng)注意如下問(wèn)題：①在選用保存會(huì)計(jì)檔案的存貯介質(zhì)時(shí)，應(yīng)特別注意選用質(zhì)量較好、可靠性較高的介質(zhì)；②對(duì)存放在存貯介質(zhì)上的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)寫好保護(hù)字樣，存放在防潮、防熱、防塵、防磁的場(chǎng)所：③對(duì)存放往年會(huì)計(jì)檔案的介質(zhì)應(yīng)定期復(fù)制，如每半年復(fù)制一次且最好復(fù)制雙份存放在不同的地點(diǎn)；④對(duì)使用時(shí)間較長(zhǎng)的存貯介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行替換；⑤對(duì)硬盤上的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)定期備份到軟盤或光盤上。
針對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案易修改且不留痕跡這一特點(diǎn)，在進(jìn)行管理時(shí)應(yīng)對(duì)硬盤上的會(huì)計(jì)檔案，采取相應(yīng)的安全保密措施，防止對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行修改。
(二)完善各項(xiàng)管理制度
(1)建立電算化會(huì)計(jì)檔案的歸檔制度：會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應(yīng)視同會(huì)計(jì)檔案保管；會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)在未打印成書(shū)面形式輸出之前，應(yīng)妥善保管并保留副本，記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬應(yīng)打印輸出，并按照有關(guān)稅務(wù)、審計(jì)等管理部門的要求，及時(shí)打印輸出有關(guān)賬簿、報(bào)表。
(2)建立電算化會(huì)計(jì)檔案的保管制度：根據(jù)國(guó)家檔案局的標(biāo)準(zhǔn)，建立電算化會(huì)計(jì)檔案保管制度：選擇優(yōu)質(zhì)的磁盤介質(zhì)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)備份，備用盤與儲(chǔ)存盤分離存放；做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作；按分類和一定順序?qū)?shù)據(jù)磁盤、光盤的著錄等電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行編號(hào)，標(biāo)明時(shí)間和文件內(nèi)容，制作檔案管理文件卡片。
(3)建立嚴(yán)格的借用手續(xù)制度：查閱會(huì)計(jì)檔案，需經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，辦理借閱手續(xù)；外單位查閱本部門會(huì)計(jì)檔案，要有單位介紹信，并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
(4)建立電算化檔案定期備份制度：電算會(huì)計(jì)檔案應(yīng)定期將會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)備份到磁性介質(zhì)，并設(shè)立備查登記簿，提供備份時(shí)間、數(shù)量、保管方式等備份細(xì)節(jié)信息；同時(shí)由于磁性介質(zhì)的特殊性，管理人員必須對(duì)這些會(huì)計(jì)電算檔案進(jìn)行定期檢查、復(fù)制，以防止會(huì)計(jì)信息損壞。
(5)建立電算化軟件內(nèi)的會(huì)計(jì)檔案管理多用戶、分權(quán)限調(diào)用制度。對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案的各項(xiàng)內(nèi)容要規(guī)定不同的使用權(quán)限。普通數(shù)據(jù)，可較大范圍共享；涉及單位機(jī)密的數(shù)據(jù)，僅供一定需要的人員使用；而設(shè)計(jì)原程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件等，則只有主管人員或程序開(kāi)發(fā)人員才能使用。通過(guò)這樣設(shè)置，保證電子檔案的安全性，減少人為修改的可能。
(三)提高會(huì)計(jì)人員素質(zhì)
由于電算化會(huì)計(jì)，不僅僅是要實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)會(huì)計(jì)的功能，更有其他利用計(jì)算機(jī)高速度計(jì)算、分析能力的功能，所以必須相應(yīng)增加專業(yè)人才，加強(qiáng)對(duì)電子檔案的管理，為提供更有效的會(huì)計(jì)信息打好基礎(chǔ)；同時(shí)電算化軟件維護(hù)及系統(tǒng)安全的要求較高，這也需要會(huì)計(jì)部門相應(yīng)增加一定數(shù)量的電腦高級(jí)人才，維護(hù)日常運(yùn)作，開(kāi)發(fā)更合理、高效的軟件。
(四)提高思想重視程度
實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的企業(yè)單位，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)高度認(rèn)識(shí)對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案資料進(jìn)行科學(xué)化管理的重要性，并督促有關(guān)制度的建立�，F(xiàn)今不少實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的企業(yè)單位，對(duì)會(huì)計(jì)檔案資料的管理仍局限于手工管理階段的經(jīng)驗(yàn)，因此，應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步提高電算化會(huì)計(jì)檔案管理者的素質(zhì)，把磁性介質(zhì)檔案資料的管理落到實(shí)處。
電算化會(huì)計(jì)檔案作為會(huì)計(jì)檔案的一部分，它與傳統(tǒng)形式的會(huì)計(jì)檔案相互配合、密切聯(lián)系。如果說(shuō)傳統(tǒng)形式的會(huì)計(jì)檔案是電算化會(huì)計(jì)檔案的基礎(chǔ)，那么電算化會(huì)計(jì)檔案就是電算化獨(dú)特的個(gè)性，它代表著未來(lái)會(huì)計(jì)規(guī)范化、現(xiàn)代化的發(fā)展方向，因此要充分發(fā)揮電算化會(huì)計(jì)的強(qiáng)大功能，必須做好電算化會(huì)計(jì)檔案管理這一基礎(chǔ)會(huì)計(jì)工作
會(huì)計(jì)電算化中會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)與管理 篇2
進(jìn)入 21 世紀(jì)以來(lái)，信息技術(shù)迅猛發(fā)展，我國(guó)事業(yè)單位基本上都實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)電算化管理，利用信息手段開(kāi)展會(huì)計(jì)核算已經(jīng)成為了大勢(shì)所趨。會(huì)計(jì)電算化不僅有助于提高數(shù)據(jù)核算的準(zhǔn)確性，為單位提供更全面的信息，還有助于提升工作效率和工作質(zhì)量，節(jié)約時(shí)間，完善管理水平。當(dāng)然，會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用也對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理提出了更高的要求，以往的人工管理手段容易造成會(huì)計(jì)資料的丟失，且不易于保管。新的檔案管理策略能夠彌補(bǔ)以往檔案管理中存在的不足，但是其在具有應(yīng)用過(guò)程中還存在很多不足，單位檔案保管者對(duì)其的重視度不夠，且制度規(guī)章不健全。下面我們就結(jié)合實(shí)際，談?wù)勛钣行У臅?huì)計(jì)檔案管理對(duì)策，做好資料管理工作，促進(jìn)事業(yè)單位快速發(fā)展。
一、事業(yè)單位實(shí)施電算化后會(huì)計(jì)檔案的主要特征
第一，會(huì)計(jì)電算化檔案存儲(chǔ)的范圍更加廣闊。傳統(tǒng)的手工會(huì)計(jì)記賬方式得到的檔案一般只有紙質(zhì)形式一種，而會(huì)計(jì)電算化實(shí)施后的會(huì)計(jì)檔案存儲(chǔ)范圍更為廣闊，其中既包括儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)硬盤上的數(shù)據(jù)，也包括磁性介質(zhì)中包含的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。
第二，會(huì)計(jì)電算化檔案保管難度更大。由于會(huì)計(jì)電算化是運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行的數(shù)據(jù)計(jì)算，電腦較為容易出現(xiàn)故障，因此數(shù)據(jù)資料不僅要保存的計(jì)算機(jī)中，還要存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)或其他硬盤上，并保證定期進(jìn)行清理。這就要求它對(duì)保管者的能力具有更高的要求。
第三，會(huì)計(jì)電算化檔案管理對(duì)完整性和安全性具有更高的要求。采用會(huì)計(jì)電算化管理方式，就必須將會(huì)計(jì)資料和數(shù)據(jù)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，光盤和磁性介質(zhì)上都要有會(huì)計(jì)資料，這就要求電子數(shù)據(jù)要有不可修改和無(wú)法篡改性，一旦有不法分子或駭客入侵，就會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。另外，存儲(chǔ)在硬盤上的數(shù)據(jù)在沒(méi)有相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的情況下也不得隨意復(fù)制，且資料硬盤和磁性介質(zhì)的保存環(huán)境也有更高的要求。所以，其對(duì)檔案保管人員的技術(shù)具有更高的要求，要防火、防潮、防銷毀、防病毒，這就對(duì)安全性提出了更高的要求。
第四，會(huì)計(jì)電算化檔案的調(diào)用需要一定的軟硬件環(huán)境。過(guò)去的手動(dòng)自動(dòng)化會(huì)計(jì)檔案形式具有直觀性和清晰性，存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)檔案則必須要在一定的條件下才能使用，其對(duì)環(huán)境的要求更高。
二、事業(yè)單位電算化后會(huì)計(jì)檔案管理存在的主要問(wèn)題
首先，會(huì)計(jì)檔案管理制度不健全。事業(yè)單位電算化后的會(huì)計(jì)檔案管理內(nèi)容更加多樣化，缺少完善制度規(guī)范的檔案管理方式一定會(huì)造成檔案的混亂性，不利于數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確獲取。與此同時(shí)，缺少制度規(guī)范的會(huì)計(jì)電算化檔案管理，還會(huì)降低管理效率，使得檔案庫(kù)房管理達(dá)不到單位要求，且容易發(fā)生丟失、破壞現(xiàn)象，甚至出現(xiàn)資料外流。
其次，對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案管理的重視度不夠。會(huì)計(jì)電算化后的檔案管理人員是做好檔案管理工作的核心，受到傳統(tǒng)手動(dòng)管理檔案方式的影響，很多檔案管控者對(duì)電算化下的檔案新形式缺乏認(rèn)識(shí)，不了解它的主要構(gòu)成，且缺少管理經(jīng)驗(yàn)。很多管理人員將檔案管理等同于會(huì)計(jì)報(bào)表的輸出、入入工作，認(rèn)為只要做好會(huì)計(jì)憑證就算完成了管理任務(wù)。他們沒(méi)有從本質(zhì)上明確了解會(huì)計(jì)電算化的實(shí)質(zhì)意義，對(duì)電子檔案資料的管理缺乏有效的重視，存儲(chǔ)在磁盤等介質(zhì)上的資料很容易丟失，過(guò)去的檔案記錄也沒(méi)有及時(shí)歸類處理，不利于今后對(duì)數(shù)據(jù)的查詢。此外，由于重視度的缺乏，還會(huì)出現(xiàn)疏于管理的情形，導(dǎo)致人為破壞現(xiàn)象的發(fā)生或病毒入侵，對(duì)數(shù)據(jù)資料進(jìn)行破壞。
再次，某些打印輸出的會(huì)計(jì)檔案達(dá)不到保存期限的要求。事業(yè)單位會(huì)計(jì)資料的保管需要滿足一定的保管期限要求，但是據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn)很多使用會(huì)計(jì)電算化的事業(yè)單位在單位憑證的打印中采用的是針式打印方法，會(huì)計(jì)資料容易出現(xiàn)褪色現(xiàn)象，很難保存到規(guī)定的日期。
最后，會(huì)計(jì)檔案管理者的素質(zhì)能力有待進(jìn)一步提高。現(xiàn)如今，現(xiàn)代信息技術(shù)和現(xiàn)代化設(shè)備的使用數(shù)量逐年增多，這也對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理者的素質(zhì)能力提出了更高的要求。但是目前既有良好的會(huì)計(jì)技能，又具備優(yōu)秀管理能力的人才相對(duì)匱乏，他們的.素質(zhì)能力不夠全面，缺乏精確的管理技巧，這也是制約會(huì)計(jì)檔案管理工作順利開(kāi)展的重要原因。
三、事業(yè)單位實(shí)施電算化后會(huì)計(jì)檔案管理的有效對(duì)策
在上述內(nèi)容中，我們已經(jīng)清晰直觀的看到了事業(yè)單位實(shí)施電算化會(huì)計(jì)檔案管理后存在的主要問(wèn)題。針對(duì)這些弊端，我們一定要找到切實(shí)可行的對(duì)策予以完善，提高檔案管理的有效性。
(一)健全完善電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度
俗話說(shuō)“沒(méi)有規(guī)矩不能成方圓”，想要做好任何事情都要有健全完善的制度體系作基礎(chǔ)，會(huì)計(jì)電算化實(shí)施后的檔案管理工作涉及到的內(nèi)容較多，對(duì)制度的規(guī)范要求也更高。針對(duì)檔案管理的新特點(diǎn)，事業(yè)單位要制定完善的管理規(guī)章，根據(jù)單位會(huì)計(jì)資料的實(shí)際情況，具體歸納制度方法，將檔案進(jìn)行歸檔保管，并完善具體的管理內(nèi)容、資料分類方式、備份存儲(chǔ)資料、檔案維護(hù)日期等等。與此同時(shí)，還要嚴(yán)格落實(shí)崗位責(zé)任制，明確每個(gè)管理者的主要職能，避免出現(xiàn)問(wèn)題互相推諉的現(xiàn)象發(fā)生，切實(shí)提高檔案管理的有效性。
(二)提升檔案管理人員對(duì)電算化后檔案管理的認(rèn)識(shí)度
實(shí)施電算化后的檔案管理形式與過(guò)去的手動(dòng)化檔案管理存在很大的差異，只有提升人們對(duì)其的認(rèn)識(shí)度，才能提高檔案的管理效率。具體而言，事業(yè)單位要轉(zhuǎn)變?nèi)藗兊乃枷胗^念，改變以往只注重紙質(zhì)資料管理的情況，加強(qiáng)對(duì)電算化管理的支援力度，逐步增加資金投入數(shù)量，改善電子檔案的管控條件。單位要將資金運(yùn)用到實(shí)際工作中，完善硬件和軟件設(shè)施，建立專門的電子檔案管理部門，配備監(jiān)控設(shè)備，對(duì)軟件系統(tǒng)進(jìn)行及時(shí)的更新應(yīng)用和升級(jí)。與此同時(shí)，事業(yè)單位還要加大宣傳力度，幫助檔案管理人員明確了解自身工作的重要性，從而提高他們的認(rèn)識(shí)水平。
(三)采用定期檢查手段開(kāi)展檔案管理
電算化后的會(huì)計(jì)檔案資料涉及到的內(nèi)容眾多，由于計(jì)算機(jī)自身的缺陷以及病毒入侵的危害，很容易造成數(shù)據(jù)資料的丟失，存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)上的檔案內(nèi)容也容易流失。為了避免出現(xiàn)檔案遺失或隨意被篡改的現(xiàn)象，事業(yè)單位一定要采取有效措施加強(qiáng)對(duì)檔案進(jìn)行管理和檢查，選擇質(zhì)量好的硬件保存資料，將磁盤放在防潮、防熱、防塵的環(huán)境下予以保管，并定期安排專人進(jìn)行檢查。
(四)對(duì)檔案管理者的素質(zhì)能力予以提高
事業(yè)單位在實(shí)施檔案管理過(guò)程中一定要堅(jiān)持提升檔案管理人員的素質(zhì)能力，發(fā)揮他們的巨大作用，從根本上加強(qiáng)管理能力。單位在檔案管理者的選拔上要下功夫，挑選具有會(huì)計(jì)知識(shí)和管理能力的人才上崗，定期組織學(xué)習(xí)培訓(xùn)，并派遣有潛力的年輕人對(duì)外進(jìn)行學(xué)習(xí)，提高他們的綜合能力，促進(jìn)檔案管理能力的提升。