淺析醫院檔案利用情況初步

　　【關鍵詞】 醫院檔案

　　1 研究目的和意義

　　檔案是濃縮的、凝固的歷史，有道是：千秋功績，檔案為憑，黃金有價，檔案無價。檔案是原始的歷史記錄。管理檔案的目的就是為當代及后人提供利用。通過對我院檔案利用情況的研究，以促進醫院發展建設，提高檔案利用效率，努力為醫院管理和各科（處）室的工作提供信息支持。

　　2 院檔案室的現狀

　　我院的檔案是醫院各項工作的真實和客觀的記錄，是醫療工作中不可缺少的信息資源。為了提高檔案的開發利用，更好地為醫院的建設服務，我院檔案室打破被動的、守攤型的局面，加大了宣傳力度，強化了服務意識，健全和完善了《檔案借閱制度》、《重要文件目錄》、《專題目錄》、《案卷目錄》、《卷內目錄》、《檔案利用登記》等，通過借、閱、復印、網上瀏覽、電話咨詢等多種形式，為使用者提供便利優質的服務，從而使我院檔案開發利用效果有了顯著的提高。

　　3 研究對象、方法及結果

　　我們對醫院1998～2004年7年當中的各類檔案從利用人次和利用卷（件）的數量上進行了統計學處理，研究表明室藏檔案利用率在逐年大幅度的上升。見表1，圖1。 通過表1和圖1發現，2004年比1998年檔案利用人次增長了24.6倍，2004年比1998年利用檔案卷（件）增長了40.1倍。表1 河北省人民醫院檔案室7年來檔案利用情況比較圖1 河北省人民醫院檔案利用情況比較

　　4 檔案開發利用分析

　　4.1 利用文書檔案進行醫院的科學管理和開展編史修志工作。為醫院各級領導研究衛生工作歷史、科學決策、制訂規劃、總結經驗、落實政策、解決歷史遺留問題、職稱評定、案件調查、處理醫療糾紛等提供大量的原始依據。為編撰《河北衛生年鑒》、《河北省醫院院志》、《河北省醫院制度管理手冊》以及制定我院《ISO90001醫院國際管理標準》等工作提供了大量詳實有價值的檔案資料，使得這些工作得以順利進行。

　　4.2 利用檔案為各種創建活動和迎接上級檢查工作提供保障。如為創建國家“百佳醫院”、全國百姓放心示范醫院、省級“三甲醫院”、愛嬰醫院等各種活動以及院務公開、監督、計劃生育等各項檢查工作中，提供了大量的原始資料，保證各科處室順利地完成各項檢查工作。

　　4.3 利用基建檔案進行醫院的各項改造工程。為我院的干部病房樓、門診樓、CT中心、腫瘤病房、手術室、心臟診療中心、婦產科門診、產房等改造裝修、消防設施的安裝等工程，提供了大量的基建圖紙，方便了各項改造工程，使其能夠順利的進行施工。

　　4.4 利用會計檔案出具準確的憑證。為我院的審計、銀行信貸、核實賬目等工作，提供了大量的原始憑證，減少和避免了我院的各項損失。

　　4.5 利用醫療設備檔案確保醫療設備的正常使用。在我院的醫療設備付款、維修、糾紛等方面，提供大量的廠家情況以及查考資料，使醫療設備的交易和維修得以順利進行，減少了不必要的糾紛。

　　4.6 利用檔案為處理各種糾紛提供法律依據。在我院的經濟糾紛、土地糾紛、醫療糾紛等官司中，出示了大量的原始證據和材料，使解決糾紛找到了可靠有利的法律、法規依據，減少了不必要的損失。

　　5 進一步開發利用檔案的具體措施

　　5.1 宣傳檔案的使用價值，提高人們對檔案重要性的認識，增加檔案的利用率。

　　隨著社會的發展，檔案使用要進一步開放，同時要加強檔案的社會宣傳工作，為了提高醫院檔案的開發利用率，更好地為醫院建設服務，必須打破以往檔案的神秘性，樹立開放服務的形象，使越來越多的人開始認識到檔案在各項工作中的重要性，使他們自覺走進檔案室。

　　5.2 樹立服務大局的指導思想，為使用者提供優質便利服務，提高檔案的利用率。

　　檔案管理人員要創造性學習和工作，提高創新能力，與時俱進。要緊緊圍繞醫院的中心工作，樹立“以人為本”的思想，強化服務意識。我們采取接待查檔、函電代辦查檔、查檔咨詢、檔案復制、出具檔案證明等等方式提供利用服務。我們從封閉、為少數人服務的保守、傳統的守攤型舊理念中走出來，為實現政務公開透明，檔案高效利用做貢獻。真正做到“館為民所開，檔為民所用”。

　　5.3 充分利用現代化科學技術和工具，開發多種渠道，提供檔案利用服務。

　　要根據醫院的工作實際和發展要求，除利用多種檢索工具，如案卷目錄、全引目錄、專題目錄、專題索引、文號目錄，供利用者自行檢索外，還利用微機檔案管理系統檢索便捷的優點，為查詢者提供快速查詢服務，又通過醫院內部信息網開辟了檔案一隅，為尋求查證建立了一個規范、高效、開放的檔案信息利用平臺，提供檔案信息和檔案常用內容，既可以為檔案工作做了宣傳，又可以為各科處室及時了解、掌握、咨詢、利用檔案提供了便利，使他們足不出戶就可以快捷方便的查找檔案資料。

　　6 總結

　　只要人類還在這個星球上繁衍生息，檔案學作為一個專門的社會學科就會永遠存在，檔案工作為人類社會分工的一部分，也會永遠存在。因此，作為一名檔案工作者我感到自豪，同時，我也意識到使命的神圣，做好檔案工作，可以說是功在當代，利在千秋。我們現在收集、整理的檔案，幾十年、幾百年后也同樣是珍貴的歷史資料，可供后人借鑒。因此，隨著社會的發展，隨著醫院各級領導和廣大職工對檔案的重要性以及檔案資料的利用價值認識的逐步提高，人們將學會查閱檔案信息和利用回溯性信息［1，2］，可以預測，對檔案利用的需求會不斷增加，檔案的利用者會越來越多，檔案的利用量也會越來越大，這種趨勢將會全面和持續的發展下去。

　　【參考文獻】

　　1 宗文萍.構建我國檔案科技創新體系.中國檔案，2004，7：9-11.

　　2 鄭金月.浙江檔案館利用工作新趨勢.中國檔案，2005，1：53-54.