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淺談運用計算機管理財務檔案的重要性
一、緒論
傳統(tǒng)意義上的財務檔案管理是指各個單位的財會部門或者會計人員在經(jīng)濟活動中直接形成、按照統(tǒng)一模式保存起來以備查的會計憑證、會計賬簿與會計報表等核算材料。而運用計算機管理財務檔案，就是指以磁性介質(zhì)形勢儲存的會計核算的專業(yè)材料，是記載和體現(xiàn)經(jīng)濟業(yè)務的重要歷史材料和證據(jù)，它容納電子憑證、電子賬簿、電子報表、其他電子會計核算材料等。
二、計算機條件下財務檔案管理的特點
隨著會計電算化的發(fā)展，大多數(shù)企業(yè)的財務人員采用無紙化辦公模式，全部的日常工作都是在計算機上完成的，信息化的會計活動要求通過計算機進行財務檔案的管理。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，呈現(xiàn)出了一些新的特點：
1.載體多元化
會計電算化實施后，財務檔案不僅保留了傳統(tǒng)的紙介質(zhì)檔案，還包括了計算機硬盤中的會計數(shù)據(jù)和以磁性介質(zhì)、光盤存儲的會計數(shù)據(jù)等形式的財務檔案，這就使財務檔案的存儲范圍得到擴大。
2.需特定調(diào)用環(huán)境
電子財務檔案與紙質(zhì)檔案不同，它是需要在一定計算機硬件和軟件系統(tǒng)環(huán)境當中才能夠使用，這對計算機系統(tǒng)的依賴性較強。
3.會計檔案的利用效率提高
電子財務檔案由于其財務信息數(shù)字化， 便于查詢、制作數(shù)據(jù)報表等，提高了財務檔案的利用效率。
然而，通過計算機管理財務檔案也有一些負面的影響。比如：第一，很容易被篡改。傳統(tǒng)紙質(zhì)財務檔案因為其材質(zhì)特性決定了被篡改就會留下痕跡，所以留存的財務檔案數(shù)據(jù)不容易被篡改。而電子檔案的特性則使其可以被修改而不留下痕跡。第二，易遭電腦病毒的侵害。計算機病毒日益拓展，財務信息化檔案是以文件形式存儲在計算機上的，當前的計算機病毒不僅可以破壞數(shù)據(jù)和網(wǎng)絡通信功能，而且可以從被感染的計算機中獲取系統(tǒng)控制權(quán)，直接將檔案文件通過網(wǎng)絡發(fā)送給病毒的支配者或監(jiān)控計算機的硬件設備，對會計信息化檔案的安全造成極大的威脅。
三、運用計算機管理財務檔案的重要性
1.實現(xiàn)自動整理編目和自動檢索
運用計算機對財務檔案管理進行管理，避免了傳統(tǒng)檔案管理的繁雜，計算機以其功能強大的軟件，整理相關(guān)的財務檔案信息，并在這個基礎上適應檔案使用與管理的具體要求編制出目錄，進行自動統(tǒng)計。另外，也可以實現(xiàn)自動檢索，而計算機的自動檢索質(zhì)量更高、速度更快、途徑更多，檢索目標也能具體到某個文件，還能根據(jù)不同的檢索途徑進行隨意組合，準確檢索出用戶需要的文件。
2.提供歷史信息的比較
通過計算機來整理財務檔案，利用往年的數(shù)據(jù)對本單位或本部門進行歷史會計數(shù)據(jù)的比較與分析，更便捷地為部門決策提供可靠的依據(jù)。
3.加強了財政部門與檔案行政管理部門的溝通
計算機的發(fā)展，各個部門之間可以形成龐大的信息資源共享平臺，財務檔案管理中的要求和規(guī)定可以更加方便地被檔案部門主動指導與監(jiān)督，明確財務檔案的規(guī)范性問題，避免了傳統(tǒng)財務檔案管理的“失控”狀態(tài)。
4.數(shù)據(jù)存儲的領(lǐng)域進一步拓展
傳統(tǒng)的會計檔案具有嚴格的數(shù)據(jù)平衡性、時序性和嚴肅性，實行會計電算化后形成的會計檔案，保留了傳統(tǒng)意義上具有嚴格規(guī)范性、史料性和整體性的會計檔案，存儲的范圍和領(lǐng)域明顯擴大。
四、通過計算機管理財務檔案的未來發(fā)展趨勢
通過計算機管理財務檔案，在我國有一個很好的開始，然而，由于最初準備缺乏充分的考慮，計算機在財務檔案管理的編目和自動檢索等多個環(huán)節(jié)未能順利進行，為了這些問題的解決，未來計算機技術(shù)在檔案的管理中會出現(xiàn)一些新的趨勢和改進。
第一，更加重視計算機財務檔案管理軟件的開發(fā)，以使財務檔案自動化管理系統(tǒng)更為協(xié)調(diào)，更為完善。
第二，計算機的儲存容量將進一步加大，機讀財務檔案的管理與開發(fā)力度將進一步加大，使計算機充分發(fā)揮其貯存與統(tǒng)計財務檔案數(shù)據(jù)的功能。
第三，提高財務檔案工作的標準化程度。財務檔案工作現(xiàn)代化的基礎是標準化，計算機在財務檔案管理的應用當中涉及的每一個問題，比如數(shù)據(jù)著錄、設備兼容、應用軟件推廣、信息聯(lián)網(wǎng)等都需要一系列的標準才能解決。
第四，檔案館管理人員的整體素質(zhì)不斷提高。現(xiàn)代科技的發(fā)展日新月異，財務檔案自動化管理工作必將跟隨著科技發(fā)展的腳步進一步發(fā)展。應明確財務檔案管理的主體，理順財務檔案的管理體制，對于納入到會計核算中心進行集中核算的單位，應根據(jù)財務管理自主權(quán)不變、資產(chǎn)所有權(quán)不變、資金使用權(quán)不變、債權(quán)債務不變、會計核算主體不變的五項原則，明確財務檔案管理主體。
第五，推進年應用服務。在標準化的基礎上大力推進計算機應用的社會服務，這是財務檔案部門獲得高質(zhì)量技術(shù)支持和減少人力、物力投入的最有效的途徑。
五、結(jié)束語
通過計算機管理財務檔案作為企業(yè)經(jīng)營管理的一個部分，它與傳統(tǒng)的財務檔案管理是密切聯(lián)系的，代表未來會計規(guī)范化與現(xiàn)代化的發(fā)展方向，因此，要做好財務檔案信息化管理，充分發(fā)揮新型財務的功能，然而，在通過計算機管理財務檔案的同時，還要對檔案管理的安全性和穩(wěn)定性做出努力，做好計算機病毒的防范工作。
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