檔案的管理與整理方法

　　檔案建設(shè)是全面建設(shè)和長遠發(fā)展的最基礎(chǔ)性的、不容缺失的重要內(nèi)容。全體工作人員都要樹立強烈的檔案管理意識，從每個人員、從每項工作、每個環(huán)節(jié)做起，認真加強檔案建設(shè)。

　　（一）檔案收存的范圍

　　1、行政檔案：

　　①上級下發(fā)的各類文件

　　②發(fā)出的的各類文件

　　③及各部門工作計劃、規(guī)劃、總結(jié)、請示、報告、函復(fù)、文稿等

　　④各種會議通知、會議記錄及會議紀要、講話文稿等

　　⑤出具的或蓋章的信函、報表等

　　⑥各類統(tǒng)計資料

　　2、人事檔案

　　①在編人員的檔案材料

　　②人員招聘的相關(guān)材料

　　③各類工作人員的登記表、花名冊、及相關(guān)資料。

　　④工作人員聘用合同、工資待遇審批表及相關(guān)資料。

　　⑤掛靠人員相關(guān)資料以及掛靠單位的委托通知、協(xié)議、待遇及支付方式等。

　　⑥工作人員政治身份、職務(wù)、級別、崗位、待遇變化的相關(guān)資料。

　　⑦工作人員年度考評資料、鑒定及各類獎懲的組織正規(guī)結(jié)論及相關(guān)材料。

　　⑧工作人員申請、申訴及其它信息資料。

　　3、財務(wù)檔案

　　①日常支出的財務(wù)憑證、賬目、審批手續(xù)及報表。

　　②年度預(yù)算、中期預(yù)算調(diào)整、決算及審批資料。

　　③專項收、支的立項計劃、執(zhí)行情況及審批資料。

　　④對外投資、借貸及合作項目的財務(wù)執(zhí)行情況跟蹤監(jiān)管的相關(guān)資料。

　　⑤各種稅費、社保金交納的相關(guān)資料。

　　⑥固定資產(chǎn)購置、使用、核銷的相關(guān)資料。

　　⑦年度、季度及專項財務(wù)分析報告。

　　4、業(yè)務(wù)檔案

　　①歷年以省局名義或經(jīng)濟發(fā)展中心、培訓(xùn)中心、職業(yè)技能鑒定指導(dǎo)中心名義上報、下發(fā)的相關(guān)培訓(xùn)、職業(yè)技能鑒定及其它業(yè)務(wù)項目文件。

　　②歷年培訓(xùn)、職業(yè)技能鑒定及其它業(yè)務(wù)工作計劃、總結(jié)及相關(guān)資料。

　　③各類教材、教案、大綱、復(fù)習(xí)題庫等資料。

　　④教員、考評員隊伍相關(guān)資料。

　　⑤各類、各批學(xué)員報名、學(xué)習(xí)、考試、考評發(fā)證或?qū)W分登記相關(guān)資料。

　　⑥各類業(yè)務(wù)會議紀要（記錄）、合作協(xié)議、項目意見書等相關(guān)資料。

　　⑦因業(yè)務(wù)需要購置的（或上級下發(fā)的）雜志、圖書、資料、音像制品及自制的照片、錄相、錄音資料等。

　　⑧網(wǎng)絡(luò)建設(shè)相關(guān)資料。

　　⑨重大專項活動的籌備、組織實施、總結(jié)等專題項目資料。

　　⑩歷年物業(yè)管理、機關(guān)食堂管理的相關(guān)資料。

　　（二）檔案管理體制：

　　檔案實行統(tǒng)一管理。部門分類管理的二級管理體制。

　　1、建立檔案室，對及各部門檔案資料正本統(tǒng)一管理。辦公室分工專人管理檔案。

　　2、人事、行政財務(wù)檔案由直接管理。業(yè)務(wù)檔案由各部門專（兼）職檔案管理員負責對本部門檔案資料進行采集、建檔；正本交檔案室管理，副本留部門使用。

　　3、分管主任為檔案建設(shè)責任人。各部門主任為部門檔案建設(shè)責任人。及各部門專

　　（兼）職檔案管理員對各自負責的檔案負直接責任。

　　4、根據(jù)工作需要，主管會計可在財務(wù)室保留當年和前一年的財務(wù)檔案，爾后逐年建檔移送檔案室保管。各部門業(yè)務(wù)檔案副本在部門保留時間控制在五年以內(nèi)。第六年起向檔案室移交。

　　（三）立卷和歸檔

　　1、各部門辦理完畢的文件、資料經(jīng)過挑選，分項或分類立卷、編號歸檔。

　　2、一般文件資料應(yīng)分級、分類按時間先后編號立卷。原則上一年成卷。年終歸檔。

　　3、人事檔案分綜合與個人二類建檔。綜合檔案年初立卷、年終歸檔。個人檔案隨機立卷并歸檔。

　　4、重大專項活動一般在立項時建檔，項目完成后成卷并及時歸檔。

　　5、各部門業(yè)務(wù)檔案（除專項檔案外）要在年初分類立卷，次年初歸檔。

　　6、凡具有法律性文書，一經(jīng)生效即要歸檔。凡涉密性文件，即時形成，即時歸檔。

　　7、各類圖書、雜志、報紙、音像資料要及時收集，立卷歸檔。

　　8、對有價值的外部信息，網(wǎng)絡(luò)維護員和檔案管理員要逐日瀏覽，及時收集，立卷歸檔。

　　9、歸檔要求：①檔案必須具有真實性。所有資料應(yīng)為原始資料。②檔案必須具有完整性。每個案卷力求資料齊全。③檔案必須具有價值性。立卷要避免雜亂無章，做到分類、分項、分目清晰；要避免重復(fù)立卷，同一事件只立一個卷目；要準確分類，不同類型的資料，不能混合立卷。

　　（四）檔案保管和使用

　　1、檔案管理人員只要對檔案卷宗分類編號、登記注明立案單位、姓名、類別、內(nèi)容頁數(shù)，并對案卷確定密級編制頁碼、分類存放，做到分類清晰、放置有序，便于查閱。

　　2、檔案室要設(shè)置防潮、防蛀、防火的檔案柜（箱），安置防盜門、窗和消防器材，確保檔案安全。

　　3、和各部門檔案要分工專人保管，在人員變動時，要認真做好移交。

　　4、檔案管理人員要加強責任心，切實按要求管理好檔案，切實做到不損壞、不丟失、不錯漏任何案卷（含音像網(wǎng)絡(luò)資料）。

　　5、要強化保密觀念。凡涉密檔案按照保密法規(guī)執(zhí)行。

　　6、檔案借閱必須填寫申請表，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準后方可借出，并按申請使用時限及時收回。復(fù)制檔案必須報經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準。未經(jīng)批準借出、復(fù)制、遺失、損壞者，要按損失大小，追究責任。