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行政助理工作內容介紹

時間:2022-07-02 09:15:28 行政 我要投稿
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有關行政助理工作內容介紹

  說道行政助理,很多人都可能不知道,這種職位應該是搞行政工作的吧,其實,說法有點片面了,說白了行政助理就是在公司打雜的。為大家分享了行政助理的工作內容,歡迎大家參考!

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  行政助理工作內容1

  一、執行辦公用品的采購、發放、管理

  1、新員工入職時,由部門經理根據辦公用品實際需要,提出申請,向行政文員簽字領取。其余時間,員工急需領取辦公用品,必須簽字,并寫清楚領用時間、項目、數量等。

  2、員工離職時,部門經理應認真清點其辦公用品,并到行政部填寫移交清單并簽字。

  3、行政文員每月對辦公用品進行一次盤點,辦公用品采購原則上由各部門向行政部提出申請后統一采購,特殊物品采購由部門主管、副總同意后另行購買。

  二、信件的收發、文件資料打、復印,傳真管理

  1、公司所有打印、復印文檔工作及信件、報刊收發管理工作由行政文員統一負責。收到信件資料由行政文員及時通知或遞送給收件人。對投遞錯誤的信件,退回或轉移。 發件時,由發件人填寫好資料,再由行政文員執行發送。

  2、行政文員妥善保管外部提供的文件資料打印、復印或快遞的結賬單據,并負責核對單據

  數量、金額,便于財務結算。

  3、員工不得利用公司機器打印或傳真與工作無關的文件,行政文員有權監管教育。

  三、執行印制名片的聯系、校稿與管理

  1、公司名片格式統一化,由公司行政文員依據企業形象規劃并聯系印刷業務。

  2、需做名片的員工,先填寫名片印制申請單,經部門經理簽字后交由行政文員負責辦理。

  3、名片印制前需校稿,確認名片職務、部門是否相符,姓名、聯系辦法等需確認無誤。自確認名片內容起,一周內,行政文員將做好的名片發放給名片印制申請者。

  四、執行固定資產及低值易耗品的管理

  1、負責對公司的固定資產進行盤點、登記。做到編好號、貼標碼、注明使用狀況、統計數量、并責任到具體員工。使用者離開本公司時,公司資產收歸行政部管理。對需要報廢的資產進行報廢登記處理。

  2、行政文員根據盤點狀況,制作《公司固定資產使用情況登記表》,發給公司相關負責人。

  3、行政文員負責對打印機、傳真機等其它辦公設備、設施的保養維護和聯系維修工作。

  五、執行書籍、文件、資料的規范管理

  1、公司所有書籍應編碼貼號、做好編目、分類存放、按順序排列整齊,及時更新登記表。

  2、公司員工借書、領取文件資料時,必須簽字登記。應注明“日期、姓名、編號、項目名稱、數量、歸還日期、備注”等。

  3、員工借書的限期不超過一個月,行政文員應提醒催還。員工離開公司時,應歸還所領文件、資料給行政文員。書籍、資料被歸還時,行政文員應備注說明歸還日期。

  六、執行公司證照、年檢及員工社保卡的申辦

  1、公司變更或申請辦理分支機構,先準備辦理營業執照相關資料,然后到工商局領取營業執照登記申請表;營業執照申辦完畢后,持營業執照原件及公司法人代表身份證復印件辦理組織機構代碼證;組織機構代碼證辦理完畢后,準備相關資料辦理稅務登記證。

  2、公司年檢一般從三月份開始,至六月底結束。可登錄“深圳市工商行政物價管理局”網站,了解當年度辦理年檢的需要的'資料,先進行網上申請,再交實物資料到工商局辦年檢。

  3、需辦理社保卡的員工,先提交“勞動保障局數碼照片回執”,行政部打印“制證清單”后,行政文員到社保局四樓交錢辦理。后憑社保局回執領取社保卡。

  七、飲用水管理、訂餐、訂會議廳、訂房、訂票等

  1、根據飲用水的飲用情況,及時負責公司飲用水的訂送。確認送水桶數、空桶回收數量。

  2、公司負責人或其它部門根據實際需要,提出訂餐、訂會議廳、訂票、訂房申請時,行政文員予以代辦,結款方式根據實際情況而定。

  3、訂餐、訂會議廳、訂票、訂房工作需一定的提前量(訂票一般提前2~3天知會行政文員,訂餐、訂房一般提前1~2天,訂會議廳一般提前10~20天)。

  八、來訪者接待、會議活動、員工考勤統計管理

  1、負責公司來訪客戶的禮貌接待與服務。

  2、公司會議,由行政文員統一發出通知。如需投影設備,會前應做好會場布置及設備調試。會議所述內容由行政文員記錄、整理存檔。會后,行政文員負責清理會場、查收設備。協助客服部,負責做好課程活動前,宣傳資料、橫幅、食品、水杯等相關物品的準備。

  3、每月需制作考勤簽到表。負責員工每月病假、事假、加班、遲到等考勤的管理與統計。

  九、執行公司領導交待的其它臨時性的突發事情。

  1、優先完成公司領導交辦的各類緊急事務。

  2、規定時限內完成不了的,應向領導說明其原因,并盡力盡快完成,最終匯報完成結果。

  3、有任何工作困惑,可通過郵件或面談的方式提出,記住:透明溝通,工作暢通。

  行政助理工作內容2

  行政助理主要是協助行政經理開展工作,工作內容較多元化,但較基礎。

  1、協助行政部經理完成公司行政事務工作及部門內部日常事務工作

  2、協助審核、修訂公司各項管理規章制度,進行日常行政工作的組織與管理

  3、各項規章制度監督與執行

  4、參與公司績效管理、考勤等工作

  5、獎懲辦法的.執行

  6、協助行政部經理進行內務、安全管理,為其他部門提供及時有效的行政服務

  7、負責公司快件及傳真的收發及傳遞

  8、參與公司行政、采購事務管理

  9、負責公司各部門辦公用品的領用和分發工作

  10、做好材料收集、檔案管理、文書起草、公文制定、文件收發等工作

  11、對外相關部門聯絡接待,對內接待來訪、接聽來電、解答咨詢及傳遞信息工作

  12、 協助辦理面試接待、會議、培訓、公司集體活動組織與安排,節假日慰問等

  13、 協助行政部經理做好公司各部門之間的協調工作

  行政助理工作內容3

  1.行政助理負責協助主管或者經理完成日常工作,準備會議文件報表等。

  2.根據公司的相關工作要求,制定相關工作計劃,形成文件傳達給公司各個部門。

  3.協助行政主管完成公司相關規章制度的`制作和審核,并協助執行。

  4.根據公司領導要求,傳達相關通知,分發相關文件給公司相關人員。

  5.在節假日,負責公司禮品的訂購、分發,與人力資源、財務等部門合作組織相關聚會聚餐娛樂等活動。

  6.在日常工作當中,遇到有訪客的時候,需要做好接待工作,并通知行政主管或者經理進行洽談。

  7.整理公司檔案,會議記錄,員工手冊的管理等。

  8.組織新員工入職培訓,盡快熟悉公司的業務情況。

  9.負責接聽電話,做好訪客記錄,形成規范化的工作流程。

  10,負責日常的考勤情況,員工請假、調休、外出工作等安排和登記工作。

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