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淺談如何提高遠程教育的檔案管理
一、遠程教育檔案管理改進策略
（一）創建檔案信息管理標準檔案管理信息化是確保檔案資源科學設施的重要前提條件。在實際的管理過程中，要結合本身的工作狀況，制定出科學、合理的信息化管理標準。良好的執行標準，也需要優質的組織管理能力才能夠保障其順利完成，所以在實際的管理過程中，要不斷提高相關部門的組織能力，實現“崗位責任落實到位，分工科學合理”。
1.統一電子文檔格式遠程教育學校檔案上網前，要按信息管理部門的統一要求進行文件格式的轉換，保證數據的可靠性和通用性。那些未輸送到計算機信息管理網上的具有保存價值的電子文檔，應由電子文件形成部門編目整理，利用網絡技術向檔案部門傳輸；還可以借助信息管理網絡在各業務管理機構與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網線；建立依附在信息管理網上的歸檔專用子系統，將上網與未上網的具有保存價值的電子文件通過此系統傳輸給檔案部門。檔案部門經與辦公自動化和信息管理部門協商后，要對歸檔的電子文件提出統一格式要求。無論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，以保證電子文件形成部門對其數據的真實性、準確性負責。檔案部門接收的電子文件一律應存入光盤，最好不用磁盤存貯。
2.分工負責，確保遠程教育學校電子檔案的質量電子文件歸檔所涉及的問題廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門獨家很難完成，應采取電子文件形成部門、檔案部門、計算機與信息管理部門三結合的方法。電子文檔形成部門熟悉各項管理業務，了解電子文件的自然形成規律和歷史聯系，是承擔歸檔工作的主要責任者，在鑒定工作價值時最有發言權；檔案部門掌握歸檔的原則、方法，了解全局情況，可以發揮把關和統籌作用；計算機與信息管理部門既是電子文件的形成單位，又是設計和維護信息管理網絡、管理電子信息的專業技術部門，在電子文件歸檔制度化、標準化的工作中處于舉足輕重的地位。三個部門的職能應相互滲透，揚長避短，發揮各自的優勢，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質量較好的電子文檔。
3.實施電子文件管理戰略新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現行文件工作領域，對產生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮社會效用。
（二）檔案信息收集工作不斷加以完善隨著遠程教育內容以及途徑的不斷拓展，很多檔案內容都需要進一步增加，從而滿足更多方面的實際需求。遠程教育學校的人事、文書、會計及教師業務等檔案資料的完整收集、系統成卷、歸檔收藏以及信息數字化，僅是一種信息資源的存儲。開放教育檔案的生命在于它的實用性，只有積極地開展檔案信息資源的開發利用，才能真正實現開放教育檔案資源的自身價值。遠程開放教育檔案工作者要深入開發加工檔案管理信息，充分利用校園網絡提升遠程開放教育檔案信息科研成果的傳播效果，使封閉的檔案管理走向“開放”，緊密配合中央電大各有關部門的工作，及時提供全方位的查詢、利用。為遠程教育學校各種主題活動提供相關數據等檔案信息，拓寬檔案信息使用層面，使開放教育檔案信息化管理成為遠程教育學校一項重要的基礎建設，并承擔起為遠程教育學校發展提供相關準確數據的重要職責。檔案信息化管理是通過檔案的自動化來實現的，包括檔案自動索引、多媒體技術、條形碼技術等。檔案管理除了使用信息技術外，還應該利用各類高新技術手段，實現檔案信息化管理。使用空調、除濕器等裝置來保持檔案室的溫度及濕度，實現檔案保管條件的現代化；運用復印、彩印掃描、裝訂手段的機械化實現載體材料的現代化；運用微機編碼實現檢索手段的自動化；運用檔案管理軟件進行檔案歸類，實現檔案管理標準化、規范化。
（三）提高檔案管理者的綜合素質遠程教育的檔案管理工作要想順利推行，就必須要有良好的執行人員加以高效推進。傳統的檔案管理工作多是涉及的紙質檔案，所以管理者在實際的管理過程中，對電子信息技術的掌握程度并不是很高，尤其是一些經驗豐富的中老年職工，其更是難以接受更多的新鮮方式。因此，在遠程教育學校的實際管理過程中，要不斷提高檔案管理人員的電子信息技術水平，檔案人員必須從雜業型轉向專業型，保證檔案系統現代化管理工作有序、正常、持續的發展。人的因素是主要的，檔案管理領域缺乏懂軟件開發又精通檔案專業知識的復合性人才，因此要提高整支隊伍素質，就要創造條件，對不同工作崗位進行有針對性的學習，不斷更新知識，適應對外指導工作和內部基礎管理工作；建立競爭機制，克服人的惰性，充分發揮人的主觀能動性，有他們的用武之地和施展才能的場所；建立激勵機制，合理設置崗位，工作科學量化，體現一個單位內工作量大與小不一樣、專與不專不一樣，有利于工作人員的積極性和創造性充分發揮，有效地提高員工的信息技術素養。
二、結論
電子信息技術的不斷發展，極大地推動了遠程教育課程的大規模發展，進而有效地普及了各項成人教育，為社會發展提供了更多的實用型人才。然而，在遠程教育的檔案管理過程中，仍存在一定問題有待進一步解決。筆者結合當前遠程教育檔案管理工作中存在的問題，探索了相應的應對措施。
作者：羅瓊 單位：黔南州廣播電視大學
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