淺談人事檔案管理在人力資源管理中的作用論文

　　摘要：作為重要的企業(yè)人力資源管理組成部分，企業(yè)人事檔案管理中企業(yè)正常運營中具有十分重要的作用。隨著社會的發(fā)展和經(jīng)濟的進步，我們切切實實的步入了信息時代，在這種大背景下，人事檔案中的資料信息越來越成為寶貴的企業(yè)信息資源，在企業(yè)人力資源管理中發(fā)揮著越來越大的作用。本文將對認識檔案管理在人力資源管理的作用進行研究分析，以期給相關研究者以有益借鑒。

　　關鍵詞：企業(yè)；人事檔案管理；人力資源管理；作用

　　一、人力資源管理與人事檔案管理

　　1.1人力資源管理

　　所謂人力資源管理是指在企業(yè)戰(zhàn)略的指導下，通過科學方法的運用，以人力資源戰(zhàn)略和規(guī)劃分析為基礎，對企業(yè)的人力資源進行配置、考核、規(guī)范等工作，以實現(xiàn)企業(yè)目標和員工的價值。通常情況下，人力資源管理工作包含了培訓與開發(fā)、招聘與配置、薪酬與福利管理等等。

　　1.2人事檔案管理

　　人事檔案是在人事活動中形成，主要是記錄員工個人、家庭以及工作情況，其內容可以反映一個人的經(jīng)歷和品行，并以個人為單位集中保存以備查閱的文件資料。人事檔案的實體管理主要包含檔案的收集、鑒定等，人事檔案的管理工作是對人事檔案的實體管理，并對人事檔案信息進行適當?shù)睦�用和開發(fā)。

　　1.3人力資源管理與人事檔案管理的關系

　　人力資源管理與人事檔案管理工作之間有著密切的聯(lián)系，人事檔案管理是人力資源管理工作的重要組成部分，其可以促進人力資源管理活動的順利開展，通常情況下，企業(yè)可以通過人事檔案來查找員工的具體資料，了解每個員工的情況。而人事檔案則記錄了每個員工的資料，是承載員工各項信息的載體，人力資源管理的各項活動也是人事檔案內容的主要來源，兩者之間是相互依賴的關系。

　　二、人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理中的作用

　　人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理中的作用可以從以下幾方面進行分析。

　　2.1提高企業(yè)內外部員工的整體質量

　　企業(yè)內部的人力資源招聘工作主要包含了內部招聘和外部招聘兩個方面，內部招聘主要是從企業(yè)內部員工中招聘選擇所需人才，外部招聘是從社會和高校招聘企業(yè)需要的人才。但是在企業(yè)內部員工招聘中，經(jīng)常會出現(xiàn)企業(yè)員工不管應聘人員的專業(yè)和資質，隨意招聘自己老鄉(xiāng)和校友的情況，這在很大程度上降低了企業(yè)員工的整體素質，影響了企業(yè)的內部管理。但是企業(yè)通過人事檔案管理工作，可以對員工的檔案資料進行統(tǒng)一的分析，以合理安排人事招聘人員，避免任用與招聘地區(qū)和高校相關的員工，以保障企業(yè)員工的質量。除此之外，在實施企業(yè)內部招聘時，企業(yè)還應該分析員工的檔案資料，以為內部員工的選拔提供重要依據(jù)。

　　2.2幫助企業(yè)進行人力資源規(guī)劃

　　人事檔案中包含了企業(yè)內部人才結構、人才水平以及人才數(shù)量等方面的信息資料，通過人事檔案的整理工作，可以為企業(yè)分類企業(yè)人才，幫助企業(yè)了解人類資源的存量和具體信息。比如，人事檔案管理部門對企業(yè)內部員工退休和流動情況的分析，可以讓企業(yè)人力資源管理工作及時把握企業(yè)的人才流動情況，以為企業(yè)的未來發(fā)展提供重要的參考信息。由此可見，人事檔案管理工作可以幫助企業(yè)更好的規(guī)劃企業(yè)內部人力資源，促進企業(yè)未來更好的發(fā)展。

　　2.3幫助企業(yè)更針對性的實施培訓

　　員工培訓是企業(yè)內部運行的重要組成部分，企業(yè)要想讓員工培訓獲得所需的效果，就必須了解每個員工的工作需要，以提高員工培訓的針對性。為此，通過人事檔案管理工作，企業(yè)可以了解每個員工的教育背景、年齡等，對于年輕的企業(yè)員工，企業(yè)可以對其進行新知識的培訓，對于年齡較大的員工，對知識培訓的抵觸情緒較大，對此，企業(yè)可以對其進行健康保健培訓，以充分調動他們的工作積極性。

　　2.4促進企業(yè)跨地域文化管理

　　企業(yè)員工來自不同的地域，會給企業(yè)帶來不同的地域文化，為此，在企業(yè)管理中，企業(yè)應該注意了解和分析每個員工的地域文化，促進企業(yè)跨地域文化的管理，幫助企業(yè)員工之間相互了解，避免出現(xiàn)文化沖突。人事檔案管理工作可以對員工的工作經(jīng)歷和籍貫等進行分類，相關工作人員可以對每個員工的文化特質進行分析，并對員工在未來工作中可能遇到的沖突問題進行預測，提出解決方案。比如，企業(yè)可以安排不同文化背景的員工進行溝通合作，讓他們在工作中加強溝通，促進員工與員工之間的合作，提高企業(yè)的內部凝聚力。

　　2.5對員工采取有針對性的激勵手段

　　員工的檔案內容，可以幫助企業(yè)人力資源管理工作者詳細了解每個企業(yè)員工的工作需求。馬斯洛在需求層次理論中提到人的生理需求、安全需求、社交需求、尊重需求和自我實現(xiàn)的需求。也就是說，每個人都有自身的不同需求，不同的人對自身的需求層次也各不相同，對企業(yè)來說，只有通過對員工檔案資料的詳細分析，才能了解每個員工的現(xiàn)實需要，以更有針對性的采取各種激勵手段，激發(fā)員工的工作熱情。

　　結語：

　　人事檔案管理工作在企業(yè)人力資源管理中有著十分重要的作用，其中人事檔案管理資料的價值主要體現(xiàn)在檔案的具體利用上，檔案管理人員通過對檔案資料的整理、分析，幫助人力資源管理部門更好的實施人力管理工作，促進企業(yè)內部員工的工作積極性。為此，在未來的企業(yè)發(fā)展中，必須充分重視人事檔案管理工作的重要性，并通過利用各類先進的信息技術，對檔案資料進行科學的歸納管理，讓人事檔案管理工作更科學，以更好的促進企業(yè)的人力資源管理工作。（作者單位：國網(wǎng)北京市電力公司綜合服務中心）

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