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總結(jié)會(huì)會(huì)務(wù)操作要點(diǎn)
1．確定會(huì)議的規(guī)模
1)效率
會(huì)議的規(guī)模直接制約會(huì)議的效率。也就是說(shuō)，會(huì)議人數(shù)越少，會(huì)議所花的時(shí)間就越少，會(huì)議效率就越高；反之，會(huì)議人數(shù)越多，意見越不容易集中，會(huì)議時(shí)間也越長(zhǎng)，效率就越低。所以必須注意一點(diǎn)，人數(shù)越多就可能出現(xiàn)懶于思維者。因此，除了發(fā)布性會(huì)議和必須舉行的大規(guī)模會(huì)議之外，要盡可能地控制與會(huì)人數(shù)。
2)成本
會(huì)議規(guī)模與會(huì)議成本兩者構(gòu)成正比關(guān)系，規(guī)模越大，動(dòng)用的人力、物力、財(cái)力就越多，會(huì)議成本也就越高。在確定會(huì)議規(guī)模時(shí)，先要考慮清楚預(yù)計(jì)的會(huì)議成本，做到量力而行。除了考慮會(huì)議的顯性成本外，還要預(yù)算一下隱性成本。
3)效果
會(huì)議的規(guī)模與會(huì)議的效果密切相關(guān)。有的會(huì)議保密性較強(qiáng)，必須嚴(yán)格控制與會(huì)人數(shù)和會(huì)務(wù)人員，以防會(huì)議內(nèi)容的擴(kuò)散。有的會(huì)議要求造成聲勢(shì)，擴(kuò)大影響，需要達(dá)到一定的規(guī)
模才能產(chǎn)生效果。需要加強(qiáng)注意的是，盲目追求規(guī)模定會(huì)產(chǎn)生不良影響和效果。
4)場(chǎng)地
一般來(lái)說(shuō)，規(guī)模決定場(chǎng)地，但由于場(chǎng)地的限制，規(guī)模必然受到相應(yīng)的限制。因此，決定會(huì)議規(guī)模之前應(yīng)當(dāng)先考察場(chǎng)地條件。
2．確定會(huì)議的時(shí)間
1)需要把握的原則
會(huì)議的時(shí)間問(wèn)題首先是一個(gè)準(zhǔn)確把握會(huì)議召開時(shí)機(jī)的問(wèn)題，具體包含3方面含義。
(1)時(shí)機(jī)必須成熟。如果說(shuō)會(huì)議的目的是為了解決問(wèn)題，那么解決這些問(wèn)題的時(shí)機(jī)成熟與否，則是會(huì)議的組織者在確定會(huì)議時(shí)間時(shí)，不得不首先考慮的因素。只有當(dāng)解決問(wèn)題的條件充分具備，時(shí)機(jī)完全成熟時(shí)，適時(shí)召開會(huì)議，才能水到渠成，瓜熟蒂落。時(shí)機(jī)未到，條件不具備，寧可推遲會(huì)議，否則，會(huì)議的效果就得不到保證，甚至還會(huì)適得其反。
(2)及時(shí)召開。當(dāng)問(wèn)題迫切需要解決，條件也已具備，時(shí)機(jī)已經(jīng)成熟時(shí)，會(huì)議應(yīng)及時(shí)召開。拖而不議，則會(huì)錯(cuò)失良機(jī)，貽誤工作。
(3)會(huì)議時(shí)間要合理。合適的會(huì)議時(shí)間一是指會(huì)議召開的時(shí)間富有意義，能烘托會(huì)議的主題。例如，紀(jì)念性會(huì)議放在紀(jì)念日舉行最能突出其主題；慶祝性、招待性會(huì)議安排在相關(guān)節(jié)日前夕召開效果最佳。二是指會(huì)議召開的時(shí)間有利于推動(dòng)工作。例如，總結(jié)工作、安排計(jì)劃的會(huì)議應(yīng)當(dāng)在工作完成之后、計(jì)劃開始之前舉行；工作性例會(huì)，如黨委、廠長(zhǎng)經(jīng)理辦公會(huì)等，一般安排在周一或周五。三是指舉行會(huì)議的具體時(shí)間應(yīng)當(dāng)符合人的生理和心理規(guī)律，注意勞逸結(jié)合。
2)需要注意的問(wèn)題
(1)會(huì)議的主要領(lǐng)導(dǎo)人、嘉賓、報(bào)告人是否能在這一時(shí)間參加會(huì)議。
(2)會(huì)議的各項(xiàng)組織和準(zhǔn)備工作是否能夠完成。
(3)學(xué)術(shù)性會(huì)議、招標(biāo)性會(huì)議、論證會(huì)、聽證會(huì)等與會(huì)者是否有足夠的時(shí)間準(zhǔn)備提交相關(guān)文件或發(fā)言材料。
(4)會(huì)議的具體日期一定要考慮周到，是否同與會(huì)者的民族風(fēng)俗不符或有可能傷害與會(huì)者的宗教感情。由法律法規(guī)、組織章程或議事規(guī)則明確規(guī)定會(huì)期的，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按規(guī)定的會(huì)期召開，非特殊情況不得提前或推遲。
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