學校會計檔案管理制度（通用10篇）

　　在當下社會，越來越多地方需要用到制度，制度一般指要求大家共同遵守的辦事規程或行動準則，也指在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規范或一定的規格。想學習擬定制度卻不知道該請教誰？下面是小編精心整理的學校會計檔案管理制度，希望對大家有所幫助。

　　學校會計檔案管理制度 1

　　第一條會計檔案的范圍

　　會計檔案的范圍一般指會計憑證、會計數據、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等五個部分。

　　1、會計憑證

　　包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證、記賬憑證匯總表、銀行存款（借款）對賬單、銀行存款余額調節表等。

　　2、會計數據

　　主要指電算化中的會計數據，包括以光盤存儲的記賬憑證、會計賬簿、會計報表（包括報表格式和計算公式）；會計軟件系統運行中編制的各種文檔和其他會計資料。

　　3、會計賬簿

　　包括按會計科目設置的總分類賬、各類明細分類賬、現金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助登記備查簿。

　　4、會計報表

　　指按要求由財務部門上報的各種會計報表、統計報表、勞資報表等。包括月報、季報、年報及其他臨時報表。

　　5、其他會計核算資料

　　其他會計核算資料屬于經濟業務范疇，與會計核算、會計監督緊密相關的，由會計部門負責辦理的有關數據資料。如：經濟合同、財務數據統計資料、財務清查匯總資料、核定資金定額的數據資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊。

　　第二條主要會計檔案的生成

　　1、記賬憑證

　　根據原始憑證在計算機上直接編制記賬憑證，由計算機打印輸出。

　　2、會計賬簿

　　現金、銀行存款日記賬由出納員根據已經辦理完畢的收付款憑證，逐筆順序登記。各賬戶的明細賬由計算機按月打印輸出。總賬由計算機按月打印出科目余額表替代。

　　3、會計報表

　　會計報表由計算機按報表填報的要求打印輸出。

　　第三條會計檔案的裝訂

　　會計憑證的裝訂

　　會計憑證每月裝訂一次，裝訂好的憑證按年分月歸檔。

　　裝訂前的準備工作：

　�、俜诸愓�理，按順序排列，檢查日期、編號是否齊全；

　�、谡�除憑證內的`金屬物，對的張頁或附件要折疊成同記賬憑證小，且要避開裝訂線，以便翻閱時保持數字完整；

　�、壅�理檢查憑證順序號，如有顛倒要重新排列。發現缺號要查明原因。再檢查附件是否漏缺；

　　④記賬憑證上有關人員的印章是否齊全。

　　裝訂時的要求：

　�、儆谩叭�針中引線”法裝訂；

　�、蹜{證外面要加封面；

　�、垩b訂憑證厚度一般為1.5厘米。

　　裝訂后的注意事項：

　�、倜勘痉饷嫔咸顚懞脩{證種類、起止號碼、憑證張數、會計主管人員和裝訂人員簽章；

　�、谠诜饷嫔暇幒镁硖枺�按編號順序入柜，并在顯露處標明憑證種類編號。

　　2、會計帳簿及報表的裝訂

　　各種會計賬簿由計算機打印輸出后，按月裝訂成冊。各類報表在報送后將留存的報表按月裝訂成冊。

　　第四條會計檔案的保管

　　1、存儲在計算機中的會計數據要每日進行機內數據庫備份，每半月進行光盤刻錄。

　　2、賬表打印和日常核算同步進行，記賬憑證、刻有數據的光盤、打印出的各種賬表（經會計主管和系統管理員簽章后）按《會計檔案管理辦法》的規定進行保管。

　　3、會計檔案保管人員依據會計崗位工作職責的規定，對所保管的檔案內容及范圍負相應的責任。

　　4、各種會計資料包括打印出來的會計資料以及存儲會計資料的光盤等，未經單位領導同意，不得外借和拿出單位。

　　學校會計檔案管理制度 2

　　1、學�？値�會計負責會計檔案的定期收集、審查核對、整理立卷、編制目錄、裝訂成冊、妥善保管等具體工作，同時對會計檔案的全面性和真實性負責。

　　2、會計憑證每月按規定整理、裝訂、立卷、歸檔。會計賬簿、會計報表每年一次按規定整理裝訂、立卷、歸檔。

　　3、各種記賬憑證，應當連同所附的原始憑證或原始憑證匯總表，按照編號順序，折疊整齊，按期裝訂成冊，并加具封面，注明單位名稱、年度、月份和起訖日期、憑證種類、起訖號碼，由裝訂人在封簽處簽名或蓋章。對于數量過多的原始憑證，可以單獨裝訂保管，在封面上注明該記賬憑證日期、編號、種類，同時在記賬憑證上注明“附件另訂”和原始憑證名稱及編號。各種經濟合同、存出保證金收據以及涉外文件等重要原始憑證，應當另編目錄，單獨登記保管，并在有關的記賬憑證和原始憑證上相互注明日期和編號。

　　4、會計檔案必須專人專室保管。當年會計檔案，在會計年度終了后，可暫由財務科保管一年，期滿后，原則上編造清冊交檔案室保管。

　　5、檔案室接收的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝，需要拆封的應會同財務科經辦人共同參加。

　　6、檔案原件原則上不得借出。如有特殊需要，須報經上級主管部門批準，但不得拆散原卷冊，并限期歸還。

　　7、本校人員調閱會計檔案要經財務科科長或單位領導人批準，并詳細登記調閱的名稱、日期、調閱人姓名、調閱理由、歸還日期。

　　8、調閱人員不得將會計檔案攜帶外出，需復制的，要經主管校長同意并由提供人員和收取人員共同簽名。

　　9、各種會計檔案的保管期限，從會計年度終了的`第一天算起，根據其特點，分為永久、定期二類。各種原始憑證和記賬憑證（包括傳票和匯總表）、總賬、明細賬、會計移交清冊應保存15年，現金、銀行日記賬、會計檔案的保管清冊和銷毀清冊要保存25年，涉及外事的會計憑證和決算作永久保存，固定資產卡片在固定資產報廢清理后保存5年，單位的會計月、季度報表保存5年。

　　10、銷毀會計檔案必須編制銷毀清冊，由財務科和檔案室共同鑒定，提出申請報告，經校長室批準后，由財務科和檔案室共同派人監銷，監銷人同時在銷毀清冊上簽字。未清債權債務的原始憑證和永久保存的資料，在銷毀時應當抽出，另行立卷。

　　11、加強會計檔案科學管理。會計檔案應當妥善保管，存放有序，查找方便，同時嚴格執行安全和保密制度，不得隨意堆放，嚴防毀損、散失、泄密。同時要努力做好防火、防盜、防潮、防蟲、防霉、防爛。

　　學校會計檔案管理制度 3

　　第一章總則

　　一、為了加強會計檔案的科學管理，根據財政部、國家檔案局發布的《會計檔案管理辦法》，結合我院實際情況，制定本制度。

　　二、學校會計檔案由校檔案室和財務處共同管理。檔案室負責對會計檔案工作進行指導、監督、檢查和移交檔案室的會計檔案的存放、查閱和保管以及期滿會計檔案的銷毀等工作。財務處負責會計檔案的立卷、歸檔、保管(移交檔案館前)、查閱等項工作。

　　三、財務處內部指定專人負責會計檔案的日常管理，明確會計檔案管理崗位的職責，建立健計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。

　　第二章會計檔案的內容

　　一、會計檔案是指財務計劃、單位預算、經濟合同，以及會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計核算資料。

　　1、原始憑證是在經濟業務發生時，由業務經辦人員直接取得或者填制，用以表明某項經濟業務已經發生或其完成情況并明確有關經濟責任的一種憑證。原始憑證是填制記帳憑證或登記帳簿的原始依據，是重要的會計核算資料。原始憑證包括外來原始憑證和自制原始憑證兩種。

　　2、記帳憑證是對經濟業務按其性質加以歸類，確定會計分錄，并據以登記會計帳簿的憑證。學校根據會計核算的一般要求和學校的實際情況設置統一、通用的記帳憑證。

　　3、會計賬簿是指以會計憑證為依據，全面、連續地記錄一個單位的經濟業務，對量分散的數據或資料進行分類歸集整理，逐步加工成有用的會計信息的工具。會計帳簿由具有一定格式的帳頁組成。會計帳簿包括：

　　(一)總分類帳

　　(二)收入明細帳(教育經費撥款、科研經費撥款、上級補助收入、教育事業收入、經營收入、其他收入)

　　(三)支出明細帳(事業支出、經營支出)

　　(四)往來明細帳(應收及暫付款、應付及暫存款、應付票據、應繳稅金、代管款項)

　　(五)現金日記帳

　　(六)銀行存款日記帳

　　(七)固定資產明細帳

　　(八)材料明細帳

　　(九)事業基金明細帳

　　(十)專用基金明細帳

　　(十一)固定基金明細帳

　　(十二)事業結余明細帳

　　(十三)其他對外投資明細帳

　　4、財務報告指用來映會計實體財務狀況和事業發展成果的總結性書面文件，包括會計報表、附表以及財務情況文字說明等。

　　5、其他類會計檔案包括銀行存款余額調節表，銀行對賬單，財務會計軟件使用說明，會計科目和項目編碼及使用說明，會計電算化處理授權登記或使用權限備案表，其他應當保存的會計核算專業資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊等。

　　6、其他應當保存的會計核算專業資料是指與會計核算有關的重要資料，包括：

　　(一)學生名冊;

　　(二)學生繳費及欠費情況;

　　(三)工資薪金發放清冊;

　　(四)住房公積金備查簿;

　　(五)其他會計核算資料。

　　7、學校財務采用電子計算機進行會計核算的'，應當保存打印出的紙質會計檔案，應同時將光盤、磁盤、磁帶等作為會計檔案保存。

　　8、以下與財務會計核算相關的文件材料，應當執行文書檔案管理規定，：

　　(一)學校年度財務預算;

　　(二)學校財務預算執行情況;

　　(三)學校對外投資的文件及相關投資證明;

　　(四)學校年度收入分配的相關文件及資料;

　　(五)各類審計決定、報告及意見;

　　(六)國家及學校各項財務規章制度。

　　第三章日常管理

　　1、每年形成的會計檔案，按照歸檔的要求，進行分類整理、裝訂成冊。在下一年度一個月之內交到財務處檔案室自行保管，以便隨時查閱，保管時間一般一至二年，期滿后，編造清冊上繳學院檔案室保管。會計檔案要設專人負責保管，保管人員工作變動時應按規定要求辦理移交手續，并由單位負責人監交。

　　2、建立健計檔案的查閱、復印登記制度，既要方便查閱會計檔案，又要保證會計檔案的安全。設立會計檔案查閱登記簿，記載查閱的時間、目的、查閱的內容及查閱人。外單位查閱財務處的會計檔案時須經財務處領導批準方可查閱。調閱查賬時，檔案原件一般不予借出，如因工作需要必須借出時須經單位領導批準，但不得拆散原卷冊，并應按期歸還。需保密的原始材料，按規定不得泄密。財務處內部人員因工作需要查閱原始憑證，查后須將資料放回原處。

　　3、會計檔案保管期限，根據國家檔案局、財政部發布的《會計檔案管理辦法》規定：各種原始憑證和記賬憑證保管期限為十五年，總賬十五年，明細賬及登記簿十五年，月、季報表保管五年，年終決算報表永久性保管。

　　4、會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由院檔案室提出銷毀意見，會同財務處及有關單位共同鑒定，嚴格審查，編造會計檔案銷毀清冊，報院領導批準后進行銷毀。對于其中未了結的債權債務的原始憑證，應單抽出，另行立卷，由檔案室保管至結清債權債務時為止。

　　5、學校財務處、檔案室應提供合適的會計檔案保管條件，做好防火、防盜、防霉、防潮、防鼠、防蛀等工作，對電算化檔案的磁盤、光盤，還要防磁、防折。

　　第三節移交和移動

　　1、學校財會人員之間交接會計檔案，交接雙方應當辦理會計檔案交接手續。

　　2、移交會計檔案的部門，應當編制會計檔案移交清冊，列明應當移交的會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管的期限、已保管的期限等內容。

　　3、財務處和檔案室之間移交會計檔案由財務處和檔案室指派人員處理;交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列的內容逐項交接。交接完畢后，交接雙方經辦人和監交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。

　　第四章責任

　　1、學校財務處、檔案室應當建立健全校內各級會計檔案管理責任制，明確各單位負責人、專兼職會計檔案管理人員對會計檔案的管理責任。

　　2、會計檔案的立卷人要對會計檔案的完整性、立卷的及時性負責。

　　3、會計檔案保管人員要妥善保管好會計檔案，要做好防盜、防霉、防潮、防鼠、防蛀等工作，對電算化檔案的磁盤、光盤，還要防磁、防折，對由于以上原因而造成會計檔案毀損的，要追究保管人員的責任。

　　4、各會計檔案使用人和查閱人應遵守檔案查閱登記制度。不得擅自涂改、拆封、抽換會計檔案。

　　學校會計檔案管理制度 4

　　學校財務會計檔案和學校校舍財產檔案是學校檔案管理的重要組成部分，為使學校資產管理工作規范化、制度化制定本管理辦法。

　　1、學校檔案資料包括建筑、場地、綠地、消防等能映校舍現狀的有關資料及相關文件。

　　2、校舍資料應隨學校建設的發展而變化，做到資料與實際情況相符合。凡是新建改擴建的項目必須對原資料進行補充或更改，如建筑平面圖、水電圖等。

　　3、建筑檔案必須有專人負責收集，做到內容齊全、不遺漏，并及時歸檔。

　　4、校舍資料屬學校永久性保存資料，應按制度借閱，不得隨意銷毀。

　　5、按照《會計檔案管理辦法》規定，會計人員應對當月的'會計憑證進行全面整理，記賬憑證按編號順序排列齊全，裝訂成冊，并填寫封面及背脊，說明年度、月份起訖日期，憑證種類，起訖號碼，并由裝訂人在裝訂線封簽處蓋章。對會計憑證類，會計賬簿類，會計報表類和其他會計資料類等，按時分類立卷歸檔。

　　6、歸檔案卷封面的各個項目均應填寫清楚，案卷標題確切簡明，卷內應有次序的編頁碼，歸檔案卷要編制案卷目錄一式數份，交接時雙方根據目錄清點核對并履行簽收手續。

　　7、認真做好校舍資料統計工作，對各種資料的改進、補充須附說明。

　　8、資料管理人員做到規范化整理立卷，由檔案部門集中統一管理，有關部門借閱須按規定辦理登記手續，發現短缺及時查找。

　　9、資料保管必須切實做好防盜、防潮、防蟲、防霉等保護工作，確保資料完好無損。

　　學校會計檔案管理制度 5

　　一、總則

　　會計檔案是經濟活動的歷史記錄，是總結經驗教訓進行決策所需的重要資料，也是檢查各種責任事故的重要依據。為了加強會計檔案管理，保證會計檔案的安全、完整、及時，根據《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法》及財政部《會計檔案管理辦法》的規定，結合本校實際情況，制定本制度。

　　二、會計檔案管理部門

　　1、學校財務部門負責會計檔案工作的指導、監督和檢查。經財務處領導研究決定，學校財務處會計檔案的具體管理工作由財務處辦室負責，財務處辦公室檔案管理員負責會計檔案和相關材料的保管。檔案室要具備防潮、防霉、防蛀、防火、防盜等條件。

　　2、檔案管理員要做到會計檔案存放有序，查找方便，安全保管，不得封包封存，隨意堆放，嚴防毀損，散失和泄密。

　　三、會計檔案歸檔的范圍

　　1、會計憑證包括原始憑證、記賬憑證；

　　2、會計賬簿，包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片及其他輔助性賬簿；

　　3、財務會計報告，包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告；

　　4、其他會計資料，包括銀行存款余額調節表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。

　　采用電子計算機進行會計核算的，應當保存打印出的紙質會計檔案，具備保存條件的，應同時將光盤、磁盤、磁帶等作為會計檔案保存。

　　四、會計檔案的整理

　　財務處檔案管理員按照歸檔范圍和歸檔要求，負責定期將應當歸檔的會計資料整理立卷，編制會計檔案保管清冊。

　　1、會計憑證。

　　（1）按年立卷：每年將裝訂成冊的憑證，統一登記案卷目錄，按每月立卷一份。

　�。�2）分散裝訂：根據憑證的多少，分散裝訂，做到整齊、牢固、美觀。

　�。�3）裝訂封面的所有內容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。

　　2、會計賬簿。

　　各種會計賬簿辦理完年度結賬后，除跨年使用的賬簿外，其它均需整理妥善保管。

　　（1）會計賬簿的裝訂順序：

　　會計賬簿裝訂封面→賬簿啟用表→賬戶目錄→按本賬簿頁數順序裝訂賬頁→會計賬簿裝訂封底。

　�。�2）裝訂后的會計賬簿應牢固、平整、不得有折角，掉頁現象。

　�。�3）賬簿裝訂的封口處，應加蓋裝訂人印章。

　�。�4）裝訂后，會計賬簿的脊背應平整，并注明所屬年度及賬簿名稱和編號。

　　（5）會計賬簿的編號為一年一編，編號順序為總賬、現金日記賬、銀行存（借）款日記賬、分戶明細賬、輔助賬。

　　3、會計報表。

　　會計報表編制完成并按時報送后，留存報表均應按月裝訂成冊，年度終了統一歸檔保管。

　　五、會計檔案歸檔保管和移交

　　當年形成的`會計檔案，在會計年度終了后，可由財務處各科室會計檔案臨時保管一個月，再移交財務處檔案員保管。因工作需要確需推遲移交的，應當經財務處長同意。財務處臨時保管會計檔案最長不超過三年。臨時保管期間，會計檔案的保管應當符合國家檔案管理的有關規定，且出納人員不得兼管會計檔案。

　　1、財務處各科室每年形成的會計檔案都應財務處檔案管理員按歸檔要求裝訂成冊，整理立卷，編制會計檔案案卷目錄。

　　2、一月之內的會計檔案暫由財務處科室保管（每月要向財務處檔案管理員交案卷目錄一份），期滿一月的會計檔案、應由財務處各科室移交清冊交財務處辦公室統一保管，財務處檔案管理員按期點收，財務處各科室可以自留一份檔案目錄和移交清冊。

　　3、移交會計檔案要有主管領導參加，清點后由主管領導及交接三方在移交清冊上簽名蓋章。

　　4、單位之間交接會計檔案的交接雙方，應當辦理會計檔案交接手續。

　　5、財務處檔案管理員對所保管的會計檔案應建立“會計檔案保管清冊”，并負責登記。

　　6、財務處檔案管理員接受保管的會計檔案，原則上應保持原冊卷的裝封，如需拆封重新整理的，應會同原財會人員共同拆封整理，以分清責任。

　　7、會計檔案一經歸檔，其保管、借閱、銷毀均有財務處按檔案管理辦法執行。

　　8、會計檔案的清點和檢查要每年進行一次，檢查檔案完整、借閱情況及安排情況，以及保管期滿應處理的檔案，發現問題應及時采取措施進行處理。

　　9、各種會計檔案的保管期限要按規定執行。

　　六、會計檔案的調閱

　　1、因工作需要調閱會計檔案時，本單位人員須經會計主管人員同意，外單位人員要有正式介紹信，同時要經本單位處長及單位領導批準。無論本單位人員還是外單位人員，調閱會計檔案必須填寫會計檔案調閱登記薄，要詳細登記調閱日期，調閱人員的姓名和工作單位，調閱理由、數量、內容、歸期等。審批人必須在借閱登記薄上簽名。

　　2、查閱會計檔案人員不得私自在會計檔案上勾、劃，不得私自拆散原卷冊，不得抽取更換，否則承擔法律責任。

　　3、調閱人員一般不得將會計檔案攜帶外出，需要復制的要經過本單位處長或校長批準方可復印，復印件必須加蓋我校公章方能生效。

　　4、經批準借閱的會計檔案，應限定歸還的期限，并由會計檔案管理人員按期收回。

　　七、各種會計檔案保管期限

　　會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。

　　八、會計檔案的銷毀

　　1、財務處編制會計檔案銷毀清冊，列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限、已保管期限和銷毀時間等內容。

　　2、單位負責人、檔案管理機構負責人、會計管理機構負責人、檔案管理機構經辦人、會計管理機構經辦人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

　　3、財務處負責組織會計檔案銷毀工作，并與有關單位共同派員監銷。監銷人在會計檔案銷毀前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容進行清點核對；在會計檔案銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。

　　電子會計檔案的銷毀還應當符合國家有關電子檔案的規定，并由財務處和有關單位共同派員監銷。

　　九、附則

　　本制度自20xx年3月1日之日起實施，未涉及情況按國家有關規定處理。

　　學校會計檔案管理制度 6

　　會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業資料，是記錄和反映學校經濟業務的重要史料和證據。為了加強會計檔案的科學管理，規范會計檔案管理辦法，保證會計檔案更好地為學校教學、科研和各項管理工作服務，根據《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》以及國家財政部、國家檔案局發布的《會計檔案管理辦法》的規定，結合目前本校實際，對原《會計檔案管理辦法》進行了修訂，制度如下。

　　一、本制度適用我校一級財務以及基建、校醫院、工會、后勤服務總公司、國際交流服務中心、科技成果轉化中心等所有二級財務。

　　二、我校會計檔案實行統一集中管理制度。各會計核算單位負責會計檔案的形成、積累、立卷、歸檔工作，檔案館負責會計檔案的保管、監督、指導、檢查和提供利用，財務處負責對會計檔案的形成及保管進行業務指導及使用監管。

　　三、會計檔案歸檔范圍

　　(一)各級各類經費計劃

　　(二)會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計憑證。

　　(三)會計賬簿類：總賬，明細賬，日記賬，現金日記賬,銀行存款日記賬，國庫帳戶明細帳，國庫指標明細帳等。

　　(四)財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表及文字說明，其它財務報告。

　　(五)其他類：國庫指標及計劃查詢表，國庫指標查詢表，國庫計劃查詢表，國庫預算及結余情況表，國庫計劃結余表，國庫支出明細表，國庫退款查詢表，國庫對帳單，銀行存款余額調節表，銀行對帳單，在職職工及退休職工工資冊，會計檔案移交清冊，其他應歸檔的會計核算專業資料。

　　四、會計檔案歸檔時間

　　當年形成的會計檔案,應在會計年度終了后一年內，由會計檔案形成部門造冊移交學校檔案館。因工作需要仍需暫存在本部門使用的，應在造冊后并征得檔案館同意，且明確暫存時間及保管責任人，方可留存。留存時間一般不超過兩年。留存時應先將留存會計檔案的清單交檔案館，以便正式交接時查驗。

　　五、會計檔案歸檔要求

　　歸檔的會計檔案必須反映學�；蜇攧展芾怼�會計活動的全過程，并保證完整、準確、系統。應歸檔的會計檔案由會計檔案形成部門負責整理立卷，裝訂成冊。裝訂時，會計憑證單獨成冊，報表和文字資料分類立卷，其他資料按時間順序匯編成冊。

　　六、會計檔案的移交

　　移交會計檔案時，移交人填寫移交清單，報部門財務主管審核簽字，與檔案館接收人逐份清點無誤后，履行簽字手續。移交的會計檔案應在每卷的封面及冊背上注明憑證名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號。會計檔案暫存在部門期間，由檔案館統一指導編號，以便與正式移交時銜接。

　　七、會計檔案的保管

　　(一)會計檔案形成及部門暫存期間，財務處及各二級財務部門應設會計檔案保管專柜，按編號順序入柜，在柜面標明會計檔案種類、編號，以便保管與調閱。

　　(二)校檔案館接收保管的校與二級財務會計檔案，應統一編號，且原則上應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的應當會同經辦部門和經辦人共同拆封整理，以分清責任。

　　(三)對歸檔保存的會計檔案，在整理立卷的基礎上，要分類編造清冊，在清冊中要做到能集中體現出會計檔案的類別、卷次、起止時間、卷內張數、全年共計冊數及保存年限等檔案管理內容。

　　(四)存放在檔案館或部門的會計檔案均要妥善保管，確保安全，嚴防損壞和丟失，并做好防火、防盜、防潮、防蟲、、防鼠、防光、防高溫工作。

　　七、保管期限

　　1、會計檔案的.保管期限分永久、定期兩類，定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年，共五類。具體和保管年限詳見附表。

　　2、會計檔案保管期限的計算從會計年度終了后第一天起計算。

　　八、檔案的借閱

　　檔案館應建立會計檔案借閱登記制度。本校財務部門人員因工作需要借閱本部門會計檔案時，檔案館應及時提供，并做好借閱登記。本校其他部門借閱會計檔案時，會計檔案在部門暫存的，需經財務負責人批準。會計檔案在檔案館的，需經檔案館館長和財務處處長共同批準方能查閱。學校財務及學校二級財務的會計檔案皆不得借出。如有特殊需要，一律須經檔案館館長和財務處處長共同批準，且借期一般不得超過半天。需復印的，經檔案館館長和財務處處長共同批準后，可以在財務處或檔案館復印，并辦理登記手續。嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。

　　九、會計檔案的銷毀

　　會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由校檔案館提出銷毀意見，會同財務處共同審查、鑒定，編制會計檔案銷毀清冊，報分管檔案及財務工作的校領導批準。銷毀會計檔案時，應由校檔案館、財務處和審計處共同派人參加監銷。監銷人在監銷會計檔案以前，應當認真進行清點核對，監銷后，在銷毀清冊上簽名。銷毀清冊由檔案館保管。

　　對應銷毀的會計檔案中如有未結清的債權債務或未結案的原始憑證不得銷毀，應單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。

　　對應銷毀的會計檔案中，仍具有保存價值的重要檔案，應將其抽出，另行整理立卷，單獨長期保存。單獨抽出立卷的會計檔案，應在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

　　十、本制度自公布之日起執行，由檔案館及財務處共同解釋。

　　學校會計檔案管理制度 7

　　一、負責會計資料和主要資產的保管及管理工作，對各種會計資料及財產進行造冊、登記、歸檔，做到收發有登記，管理規范化。

　　二、要經常對檔案進行打掃整理，保證文件柜和物品擺放整齊、干凈。

　　三、外部人員查閱會計檔案，必須經財務經營部部長及分管副總簽字同意，對會計檔案記載事項應保守秘密，不得泄露企業內部機密。

　　四、會計檔案保管應按有關文件保存期限規定進行管理。

　　五、要維護檔案整潔，以防蟲蛀腐朽、杜絕火災、鼠咬事情發生，每年年度更換時，依規定清理一次，已屋保存期限，預銷毀，銷毀前造冊呈財務經營部部長、分管副總核準，報經董事會備案。

　　學校會計檔案管理制度 8

　　一、會計檔案是指會計憑證、會計帳簿、會計報表等會計核算專業材料。

　　二、財務科的全部會計檔案，由財務科長指定專人負責整理，裝訂成冊，第二年六月底前移交院檔案室保管。

　　三、會計檔案的存放要做到有專櫥，科學管理查找方便。

　　四、會計檔案的保管期限分為永久、定期兩種。定期保管的期限為五年、十五年、二十五年三種，期限從會計年度終了后的第一年算起。

　　五、會計檔案的保管要嚴格保守經濟秘密，原則上不得借出，如有特殊需要，須經財務科負責人批準，并限期歸還。

　　六、嚴格執行會計檔案保管期限規定，對不超過保管期限的`一定要妥善保管，對超過保管期限的也一定要按規定報批后，方可銷毀。

　　學校會計檔案管理制度 9

　　1、在各項經濟工作中財務活動完成過程中形成的會計憑證、會計帳簿、會計報表、會計移交清冊、檔案銷毀清冊和其它資料是記錄和反映經濟業務的重要史料和證據。

　　2、對每年的會計檔案，由財務經辦人按歸檔要求，負責立卷裝訂成冊，并按會計檔案名稱規定，劃出明確的'保管期限。

　　3、對本單位的會計檔案，必須科學管理、妥善保管，設立專人、專室、專柜存放，做到存放有序，查找方便，嚴格執行安全和保密制度，不得隨意堆放、嚴禁毀失、散失或泄密。

　　4、本單位保存的會計檔案應為本單位積極提供利用，查閱時，應經分管負責人同意，查閱后及時歸還，向外單位提供利用時，要有正式介紹信經領導同意后，方能查閱，檔案原則上不得借出，如有特殊需要，需經上級主管單位批準，但不得拆散原卷冊、并應限期歸還。

　　5、建立健全檔案借閱簿，凡本單位或外單位查閱，借出必須登記。

　　6、檔案管理人員變動時，應輸交接手續、并經單位領導同意后方能變動。

　　學校會計檔案管理制度 10

　　一、總則

　　為加強學校會計檔案管理，確保會計檔案的完整、準確、系統和安全，根據《中華人民共和國會計法》、《會計檔案管理辦法》等相關法律法規，結合學校實際情況，制定本制度。

　　本制度適用于學校財務處及獨立核算的二級財務部門形成的會計檔案的管理。

　　二、會計檔案的定義與分類

　　會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務報告等會計核算專業材料，是記錄和反映學校經濟業務的重要史料和證據。

　　會計檔案包括：

　　會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。

　　會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片等。

　　財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明等。

　　其他類：銀行存款余額調節表、銀行對賬單、會計檔案移交清冊等。

　　三、會計檔案的'立卷、歸檔與保管

　　財務人員應按照《會計檔案管理辦法》的要求，對每年形成的會計檔案進行整理立卷、裝訂成冊，并由裝訂人和財務負責人簽章。

　　會計檔案應反映學校財務管理、會計活動的全過程，并保證完整、準確、系統。

　　學校檔案部門接收保管會計檔案時，應保持原卷冊的封裝，個別需要拆封重新整理的，應會同財務部門和經辦人共同拆封整理。

　　學校檔案部門必須對會計檔案進行妥善保管，做到存放有序，查找方便。同時，嚴格執行安全和保密制度，不得隨意堆放，嚴防毀損、泄密和丟失。

　　四、會計檔案的調閱與復制

　　調閱會計檔案應嚴格辦理手續，登記調閱時間、內容、經手人、批準人等。

　　內部人員調閱會計檔案，須經財務負責人批準；外部人員調閱會計檔案，須有單位正式介紹信，并經部門分管領導和財務處負責人批準。

　　會計檔案原則上不得外借，如有特殊需要，須經檔案部門或財務處負責人批準，并辦理登記手續。

　　查閱或復制會計檔案的人員應保持卷面整潔，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。

　　五、會計檔案的銷毀

　　會計檔案保管期滿需要銷毀時，由學校檔案部門提出意見，會同財務部門共同鑒定，嚴格審查，編制會計檔案銷毀清冊。

　　銷毀會計檔案時，應由檔案部門和財務部門共同派員監銷，并在銷毀清冊上簽字。

　　保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證不得銷毀，應單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時再行銷毀。

　　六、附則

　　本制度由學校財務處負責解釋。

　　本制度自發布之日起實施。

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