公文文書的寫作技巧2篇

公文文書的寫作技巧1

　　1、標(biāo)題

　　公文標(biāo)題是對(duì)文件內(nèi)容的精確概括，要準(zhǔn)確、簡(jiǎn)要，一般由發(fā)文單位、事由和文件三部分組成。它表明了文件的來源、主要內(nèi)容及其性質(zhì)使用。

　　有版頭的文件或法規(guī)性文件，計(jì)劃和總結(jié)，通知和通報(bào)，可省略發(fā)文單位，有時(shí)或只標(biāo)以文件種類，如《通知》。

　　2、發(fā)文字號(hào)

　　包括機(jī)關(guān)代號(hào)、年號(hào)、順序號(hào)。編寫發(fā)文字號(hào)的作用是有利于統(tǒng)計(jì)發(fā)文數(shù)量，便于公文管理，有利備案查找，在引用時(shí)，可以作為公文的代號(hào)使用。

　　例如“審辦發(fā)（xxxx）6號(hào)”，代表審計(jì)署（局）辦公廳xxxx年第6號(hào)文件，“審辦發(fā)”是審計(jì)署（局）辦公廳的代字，（xxxx）是年號(hào)，“6”號(hào)是發(fā)文順序號(hào)。

　　幾個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文，只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號(hào)。

　　編號(hào)的位置，凡有文件版頭的，放在文頭名稱的下面；凡無文件版頭的，放在標(biāo)題的右側(cè)方。

　　3、主送機(jī)關(guān)

　　主送機(jī)關(guān)是行文的主要對(duì)象，即要求主辦或答復(fù)這份文件的對(duì)方單位。準(zhǔn)確地確定主送機(jī)關(guān)是公文發(fā)出后能否及時(shí)得到處理的關(guān)鍵。

　　對(duì)下級(jí)發(fā)出的指示、通知、通報(bào)等稱為普發(fā)公文，可以主送幾個(gè)以上機(jī)關(guān)，凡其下屬機(jī)關(guān)都是主送機(jī)關(guān)；向上級(jí)報(bào)告、請(qǐng)示的公文，一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，不能多頭主送，如需報(bào)送另一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)時(shí)，可以用抄報(bào)的形式，以免責(zé)任不明，處理延誤。布告、通告、公告等公布性公文，不寫主送機(jī)關(guān)，可在發(fā)表或發(fā)送時(shí)，另附一個(gè)通知或公函給主送機(jī)關(guān)。

　　主送機(jī)關(guān)一般寫在正文之前、標(biāo)題之下，頂格寫。

　　4、正文

　　正文是公文的主體，請(qǐng)示問題時(shí)，要求一文一事，不要一文數(shù)事。

　　正文的作用是：直接體現(xiàn)黨和國(guó)家的方針政策，反映文件作者的意圖。發(fā)文的目的能否實(shí)現(xiàn)，主要在正文的書寫。因此，正文的寫作應(yīng)該觀點(diǎn)鮮明，內(nèi)容清楚、簡(jiǎn)潔、通暢，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)準(zhǔn)確。正文一般在主送機(jī)關(guān)之后另起一行空兩格書寫。

　　正文一般分為開頭、中段、結(jié)尾三個(gè)部分，不同文種的正文結(jié)構(gòu)還有些細(xì)微的差別。

　　開頭要開篇明意，簡(jiǎn)要說明發(fā)文的根據(jù)和理由、發(fā)文的目的或結(jié)論。如是復(fù)文，要引述來文的日期和標(biāo)題。

　　中段是公文主體，要根據(jù)辦文的目的、國(guó)家的有關(guān)政策，將情況、問題、要求闡述清楚。內(nèi)容較多的，可依次表述，或分段寫，或用序數(shù)表明項(xiàng)目，以資醒目。

　　結(jié)尾應(yīng)簡(jiǎn)潔明晰，向?qū)Ψ教岢鲆�求，�?qǐng)求解決某項(xiàng)問題。結(jié)尾用語要按照行文關(guān)系，寫得妥貼得體：上行文，可用“以上報(bào)告妥否，請(qǐng)批示”、“以上報(bào)告如無不妥，請(qǐng)批轉(zhuǎn)”；平行文，可用“專此函復(fù)”、“特此通知”；下行文則常用“希遵照?qǐng)?zhí)行”、“此復(fù)”、“此令”等語。

　　5、發(fā)文機(jī)關(guān)

　　發(fā)文機(jī)關(guān)又稱落款，應(yīng)寫在正文的下面偏右，與正文保留適當(dāng)?shù)目崭�，以便蓋章。發(fā)文機(jī)關(guān)應(yīng)寫明全稱，以示嚴(yán)肅負(fù)責(zé)。以機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人名義行文時(shí)，應(yīng)冠以職務(wù)、身份。

　　蓋章是表示發(fā)文機(jī)關(guān)對(duì)公文生效負(fù)責(zé)的憑證，應(yīng)按GB9704—88“國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)”規(guī)范執(zhí)行，端正、清晰地蓋在成文日期上，做到上不壓正文，下壓成文日期年月日4～7個(gè)字，俗稱“齊年蓋月”。領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)大批印發(fā)的.公文，因使用了規(guī)定格式的文件版頭，并由機(jī)關(guān)交通遞送，所以不蓋印章也同樣生效。

　　6、發(fā)文日期

　　發(fā)文日期是以文生效的起始時(shí)間，年月日須完整，年份不得略寫，如1991年不得寫成91年。發(fā)文日期一般以機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)；會(huì)議通過文件以會(huì)議通過日期為準(zhǔn)；一般性例行公文如通知、函等以實(shí)際發(fā)出日期為準(zhǔn)；法規(guī)性以公文的批準(zhǔn)日期為準(zhǔn)，或公文最后專門規(guī)定生效、執(zhí)行日期，如“本條例自發(fā)布之日起施行”。

　　發(fā)文日期寫在公文末尾、發(fā)文機(jī)關(guān)下面，并稍向右錯(cuò)開。

　　7、抄報(bào)、抄送

　　抄報(bào)、抄送單位是指協(xié)助承辦或需要了解公文內(nèi)容的有關(guān)單位。上行文列為抄報(bào)，平行、下行文列為抄送。為了提高工作效率，節(jié)省人力、物力，必須避免濫抄濫報(bào)，但也要防止漏抄漏報(bào)，以免工作脫節(jié)，影響協(xié)調(diào)。

　　抄報(bào)、抄送單位名稱列于公文末頁下端。為了整齊美觀，文尾的報(bào)、送單位，印刷單位，印發(fā)時(shí)間，一般均用兩條線段隔開，文件份數(shù)印在最后。

　　8、文件版頭

　　正式公文一般都有統(tǒng)一規(guī)格，標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)的專用版頭。版頭以套紅大字印上“××××（機(jī)關(guān)名稱）文件”，下加一條紅線，中綴紅五星。公布性文件，如公告等通常不用版頭。

　　9、公文附件

　　附屬公文正文的材料叫公文附件。它是公文的補(bǔ)充說明或參考材料，是公文的重要組成部分，但并非每份公文都有附件。

　　公文附件應(yīng)在正文之后，發(fā)文機(jī)關(guān)之前注明附件名稱全稱和件數(shù)，不可略寫成“附件如文”或“附件×件”。

　　10、機(jī)密等級(jí)

　　公文內(nèi)容涉及國(guó)家機(jī)密時(shí)，應(yīng)根據(jù)機(jī)密程度，分別注明“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”等字樣。劃分機(jī)密等級(jí)力求準(zhǔn)確，寬了，造成失密，嚴(yán)了，妨礙工作開展。

　　密級(jí)的位置，通常放在公文標(biāo)題左上方醒目位置。密級(jí)不同，公文遞送方式也不同。

　　機(jī)密公文還要按份數(shù)編號(hào)，如“編號(hào)000××”或“No、000××”，印在文件版頭左上方，以便查對(duì)，清退。

　　11、緩急程度

　　緩急程度是公文送達(dá)和辦理時(shí)限的要求，有“急件”、“緊急”、“特急”三種。標(biāo)明緩急程度是為了引起特別注意，保證公文時(shí)效和緊急工作的及時(shí)處理。

　　緩急程度的書寫位置沒統(tǒng)一要求，為了醒目，常寫在標(biāo)題或編號(hào)的左側(cè)或放在版頭的右上角。有時(shí)緩急程度不單獨(dú)標(biāo)出，而是放在標(biāo)題中的公文種類前面，如“國(guó)務(wù)院關(guān)于控制各單位上年結(jié)余存款的緊急通知”。

　　12、閱讀范圍

　　上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)發(fā)文，根據(jù)工作需要和機(jī)密程度，有些公文還要注明發(fā)送和閱讀范圍。閱讀范圍通常寫在發(fā)文日期之下，抄報(bào)、抄送單位之上偏左的位置，并加括號(hào)，如“（此件發(fā)至縣、團(tuán)級(jí)）”。

　　行政性、事務(wù)性的非機(jī)密公文，向上級(jí)機(jī)關(guān)的報(bào)請(qǐng)性公文都不必規(guī)定閱讀范圍。

公文文書的寫作技巧2

　　概括材料的寫作是在不改變?cè)�文的主題思想、主要內(nèi)容、情節(jié)結(jié)構(gòu)的前提下，進(jìn)行集中、概括提煉，把一篇較長(zhǎng)的文章概括出短小的觀點(diǎn)，能夠較完整地、提綱摯領(lǐng)地體現(xiàn)出原作的精髓。因此必須認(rèn)真閱讀原文，深入理解原文的思想內(nèi)容，掌握原文的中心思想，找出各段的內(nèi)容要點(diǎn)，將原文的材料進(jìn)行篩選、提煉，看看什么材料必須保留，什么材料應(yīng)當(dāng)刪掉，什么材料應(yīng)當(dāng)壓縮。要保留最能表達(dá)文章主題的材料，要壓縮與中心關(guān)系不密切的材料。此外，要把一些可有可無的過渡段、句及修飾語刪去，畫出表示內(nèi)容要點(diǎn)的關(guān)鍵語句，從而列出段落提綱和要點(diǎn)，再進(jìn)行概括。在寫作技巧上，掌握一定的方法，根據(jù)給定材料的寫作具體要求，可以使概括材料寫作“行之有效”。

　　(一)刪繁就簡(jiǎn)法

　　刪繁就簡(jiǎn)法就是要把材料中的次要人物、次要情節(jié)刪掉，把具體的描寫、詳盡的敘述加以抽象和概括，把文章中的次要論據(jù)刪掉，把詳盡的例證加以概括。一般而言，給定的材料往往是一組，包括人物、事件、時(shí)間、地點(diǎn)、原因、結(jié)果等各種要素，對(duì)該組材料來說，人物和事件是核心，它們表達(dá)了材料所反映的主要內(nèi)容，而時(shí)間、地點(diǎn)、原因、結(jié)果常常是輔助性要素，它們對(duì)材料的主題常常起補(bǔ)充說明作用。因此，在寫作中，應(yīng)用精簡(jiǎn)的語言將作用內(nèi)容抽象概括出來，去掉材料中的細(xì)枝末節(jié)，概括材料中的精髓，即將人物和事件從材料中抽出來，而對(duì)時(shí)間、地點(diǎn)、原因、結(jié)果等要素，可根據(jù)需要保留或刪減。

　　(二)聯(lián)想類推法

　　聯(lián)想是指由某點(diǎn)觸發(fā)而想起其他相關(guān)的問題，類推是指在同類或相近的事物之間的比較。聯(lián)想類推法適用于要求概述觀點(diǎn)，主要用于某些可以由小見大的材料。即材料提供的，是一種帶有典型性或啟示意義的小事，它往往可以引導(dǎo)我們由小到大、由近及遠(yuǎn)或由少到多的聯(lián)想和類推，由小事想到大事，由局部想到全局，由小道理悟出大道理。這種聯(lián)想類推到的全局性大道理，就是材料所表達(dá)的觀點(diǎn)。

　　(三)延伸開拓法

　　延伸屬于深化，開拓屬于全面。即在圍繞給定材料的基本上，通過點(diǎn)、面、正反、遠(yuǎn)近、開合、因果、類比的運(yùn)用，從不同角度，不同層次，采取不同方法進(jìn)行概括。這種方法能使寫作者在全面把握思維對(duì)象的過程中，找到那些未被認(rèn)識(shí)的方面或特征，從而確定一個(gè)思維的新角度，使思維得以引入、深入和全面。運(yùn)用延伸拓展法時(shí)，要注意以下幾點(diǎn)：一是萬變不離其宗，給定材料是前提;二是延伸要有因果關(guān)系、邏輯性，層層推進(jìn)，推得出;三是拓展要有必然聯(lián)系，可以類比、參照借鑒。

　　(四)模式識(shí)別法

　　對(duì)事物的認(rèn)識(shí)過程，其實(shí)就是個(gè)模式識(shí)別過程。面對(duì)一個(gè)材料，要弄清它的意義是什么，我們就得從頭腦中調(diào)動(dòng)出一個(gè)個(gè)哲理的、道德教訓(xùn)的.認(rèn)知模式，一一與材料對(duì)照、匹配，通過比較、斟酌，最后確定哪一種哲理或道德教訓(xùn)與之最吻合，那么，材料表達(dá)的就是哪種哲理或道德教訓(xùn)。換句話說，如果我們頭腦中沒有這份材料所表達(dá)的哲理或道德教訓(xùn)方面的認(rèn)識(shí)模式，那么，這份材料我們就不理解，或理解不確切，觀點(diǎn)就難以確立，或確立得不對(duì)。

　　(五)推理演繹法

　　推理演繹，是從一般的原則、原理出發(fā)，推演出關(guān)于特殊或個(gè)別事物的思維方法。這是概括材料寫作常用的方法。一般性的原則或原理是我們行文的依據(jù)、前提、目的，由此出發(fā)，得到關(guān)于特殊或個(gè)別事物的判斷。推理演繹在概括材料寫作中運(yùn)用得最頻繁，也是最有效。寫作者寫作時(shí)應(yīng)注意把握好這幾方面的內(nèi)容：一是法律、政策、規(guī)章等。法律、政策、規(guī)章對(duì)指導(dǎo)工作具有指導(dǎo)意義，是概括的依據(jù)。二是上級(jí)指示精神。上級(jí)指示精神或傳達(dá)政令、或指導(dǎo)工作，或答復(fù)問題。三是專業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)。專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)指的是業(yè)務(wù)的范圍、內(nèi)容、要求等，專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)同樣是概括材料寫作的依據(jù)。

　　(六)歸納、演繹結(jié)合法

　　歸納和演繹是概括材料寫作不可或缺的方法，歸納和演繹經(jīng)常結(jié)合使用，由于歸納和演繹思維是辯證統(tǒng)一的思維方法，它們互相關(guān)聯(lián)、互為作用、互為前提。歸納以演繹為前提，任何歸納都是從個(gè)別出發(fā)，首先認(rèn)識(shí)個(gè)別事物，即歸納之前先收集材料。但如何達(dá)到目的，要依靠演繹來解決，演繹得出的個(gè)別結(jié)論是歸納的前提。而演繹則以歸納為基礎(chǔ)，任何演繹都是從一般出發(fā)，認(rèn)識(shí)一般原則或原理。這一般性原則或原理是借助歸納得到的，是演繹的根據(jù)，為演繹提供了前提。歸納和演繹，在概括材料寫作的整個(gè)思維活動(dòng)中，互相補(bǔ)充、作用。演繹使主題提煉更為全面、深刻，歸納使主題提煉更為充實(shí)、客觀。

　　關(guān)于概括材料寫作的方法還有很多，這里不一一贅述，以上的方法可以單獨(dú)運(yùn)用，也可以綜合運(yùn)用，不必拘泥。而運(yùn)用的成功與否，則要依靠認(rèn)識(shí)水平、知識(shí)結(jié)構(gòu)和分析概括能力或思維能力等。

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