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酒店會(huì)議接待的相關(guān)規(guī)定
為進(jìn)一步做好會(huì)議項(xiàng)目的開發(fā)和接待工作，確保會(huì)議客人從入住到撤離全方位的服務(wù)過程準(zhǔn)確、到位、順暢和協(xié)調(diào)，根據(jù)酒店實(shí)際情況，制定會(huì)議接待相關(guān)規(guī)定如下：
一、責(zé)任分工
1、總負(fù)責(zé)人：經(jīng)理。會(huì)議接待工作由營銷部負(fù)總責(zé)，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)和處理會(huì)議接待全程中的各類工作事項(xiàng)。
2、總跟進(jìn)人：營銷部指定的營銷代表為會(huì)議總跟進(jìn)協(xié)調(diào)人，負(fù)責(zé)會(huì)議全程跟蹤，組織、協(xié)調(diào)、檢查、督促會(huì)議接待各項(xiàng)工作落實(shí)情況。
具體職責(zé)：
A、負(fù)責(zé)處理和接洽客戶預(yù)訂；
B、根據(jù)預(yù)訂信息對(duì)接待任務(wù)提出具體安排意見，制定并印發(fā)會(huì)議接待計(jì)劃；
C、組織、協(xié)調(diào)會(huì)議所涉及的各部門工作；
D、于會(huì)議召開前的有效準(zhǔn)備時(shí)間內(nèi)，對(duì)各相關(guān)部門工作完成情況進(jìn)行檢查和驗(yàn)收；
E、協(xié)調(diào)解決會(huì)議進(jìn)程中的各類事項(xiàng)，滿足客人的合理需求，確保會(huì)議接待質(zhì)量；
F、跟辦會(huì)議結(jié)賬工作，確保酒店結(jié)賬安全；
G、征求客戶意見，填寫意見反饋，對(duì)會(huì)議接待工作進(jìn)行總體評(píng)價(jià)。
3、企劃部：負(fù)責(zé)會(huì)議背景幕、條幅、指示牌、會(huì)簽、宣傳品的設(shè)計(jì)和制作工作。
4、：負(fù)責(zé)會(huì)議室準(zhǔn)備、會(huì)議服務(wù)、會(huì)議用餐工作。
A、根據(jù)營銷部會(huì)議接待計(jì)劃要求和營銷代表的要求，準(zhǔn)備會(huì)議室的各類用品，對(duì)會(huì)議室進(jìn)行衛(wèi)生清潔，按規(guī)范要求進(jìn)行和布置；
B、安排會(huì)議服務(wù)人員，迎送會(huì)議賓客，在會(huì)議進(jìn)程中進(jìn)行有效服務(wù)；
C、按會(huì)議訂單要求組織后廚準(zhǔn)備會(huì)議用餐；
D、負(fù)責(zé)安排和組織會(huì)議用餐服務(wù)。
5、客房部：負(fù)責(zé)會(huì)議客人用房準(zhǔn)備和服務(wù)工作，負(fù)責(zé)公共區(qū)域衛(wèi)生清潔。
6、部：負(fù)責(zé)會(huì)議客人接待引領(lǐng)及相關(guān)服務(wù)工作，關(guān)注來賓情況，妥善處理客人投訴。
7、保安部：維持酒店正常經(jīng)營秩序，檢查和關(guān)注會(huì)議期間所有營業(yè)場(chǎng)所的安全和保衛(wèi)工作。
9、：解決相關(guān)部門提出的保修指令，保證會(huì)議期間的設(shè)施設(shè)備的正常運(yùn)行。
10、財(cái)務(wù)部：負(fù)責(zé)客人結(jié)賬工作，確認(rèn)結(jié)賬方式，做好結(jié)賬統(tǒng)計(jì)，與營銷部和各接待部門密切聯(lián)絡(luò)，確保酒店結(jié)賬安全。
11、行政部：負(fù)責(zé)會(huì)議接待質(zhì)檢工作，處理酒店內(nèi)部投訴，對(duì)大型會(huì)議人力資源進(jìn)行調(diào)配。
二、會(huì)議接待標(biāo)準(zhǔn)
1、大型會(huì)議（200—1000人）
A、地點(diǎn)：千人宴會(huì)廳
B、總跟進(jìn)人：營銷部經(jīng)理親自接待跟進(jìn)，多名營銷員協(xié)調(diào)配合跟進(jìn)工作。
C、會(huì)場(chǎng)布置：
酒店外圍：根據(jù)客人需要設(shè)彩虹門、空飄。
雨搭：根據(jù)客人需要設(shè)固定字幕或游動(dòng)字幕。
大堂：設(shè)接待臺(tái)，根據(jù)客人需要提供臺(tái)布、臺(tái)裙、工作椅、禮品臺(tái)等物品。接待臺(tái)大堂門口設(shè)指示牌。
會(huì)場(chǎng)入口處：設(shè)立指示牌，營銷代表和會(huì)場(chǎng)服務(wù)人員負(fù)責(zé)迎送。
主席臺(tái)：設(shè)背景幕，主席臺(tái)前擺放鮮花，頂額掛會(huì)議橫幅，根據(jù)會(huì)議需要設(shè)立式講臺(tái)或課桌式講臺(tái)，準(zhǔn)備有線麥克和無線麥克，根據(jù)會(huì)議需要安設(shè)啟航輪。
臺(tái)形：根據(jù)會(huì)議特點(diǎn)和客人需求擺放課桌型或圓桌式臺(tái)型，課桌式臺(tái)面按規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)擺放茶具、礦泉水、便箋、茶墊、口巾等。課桌式臺(tái)型鋪綠色或白色桌布，圍臺(tái)裙。圓桌式臺(tái)型桌面另外擺放水果和茶點(diǎn)，桌面鋪白色臺(tái)布，椅子套白色椅套。
綠植花卉：干凈無塵，無黃葉，擺放于會(huì)場(chǎng)四周，整齊對(duì)稱，有觀賞性，盡可能準(zhǔn)備紅色系花卉。
D、工作安排
迎送：營銷部經(jīng)理、前廳部經(jīng)理須親自帶領(lǐng)營銷員、禮賓員在大堂入口處迎送賓客。
接待：安排1-2名營銷代表配合客戶發(fā)放，提供會(huì)議問詢、引領(lǐng)服務(wù)。
會(huì)場(chǎng)服務(wù)：根據(jù)會(huì)議實(shí)際需要安排服務(wù)人員，會(huì)議接待和全程跟蹤指導(dǎo)會(huì)場(chǎng)服務(wù)，親自檢查會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備和服務(wù)情況。營銷部經(jīng)理和跟進(jìn)營銷員全程跟蹤會(huì)議。
翻臺(tái)：會(huì)議和用餐均在千人宴時(shí)，利用客人休息時(shí)間及時(shí)翻臺(tái)。
會(huì)議協(xié)調(diào)：連續(xù)召開兩天及兩天以上的會(huì)議，營銷人員要及時(shí)主動(dòng)了解客人意見與需求，及時(shí)協(xié)調(diào)改進(jìn)工作。
2、中型會(huì)議（50-200人）
A、會(huì)議地點(diǎn)：昆侖廳
B、總跟進(jìn)人：營銷部指定營銷人員。重要會(huì)議營銷部經(jīng)理親自跟進(jìn)。
C、會(huì)場(chǎng)布置
懸掛會(huì)議條幅，設(shè)背景幕，主席臺(tái)設(shè)立式講臺(tái)或課桌式講臺(tái)，擺放鮮花，準(zhǔn)備有線麥克和無線麥克、根據(jù)會(huì)議需要準(zhǔn)備投影儀、白板等。
臺(tái)形：根據(jù)客人需要按劇場(chǎng)式、課桌式或圓桌式擺放，鋪白色、紅色或綠色桌布及臺(tái)裙，課桌式臺(tái)形擺放茶具、礦泉水、紙、筆等。
綠色植物：干凈無塵，無黃葉，擺放于會(huì)場(chǎng)四周，整齊對(duì)稱。
大堂門口處：設(shè)立會(huì)議接待處，接待臺(tái)鋪綠色或紅色臺(tái)布，并釘好臺(tái)裙。設(shè)立指示牌，安排禮賓人員和營銷代表提供迎送、領(lǐng)引、問詢服務(wù)。
會(huì)場(chǎng)入口處：設(shè)立指示牌，安排會(huì)場(chǎng)服務(wù)人員做好迎送。
翻臺(tái)：會(huì)議和用餐均在昆侖廳時(shí)，利用客人休息時(shí)間及時(shí)翻臺(tái)。
會(huì)議協(xié)調(diào)：連續(xù)召開兩天及兩天以上的會(huì)議，營銷人員要及時(shí)主動(dòng)了解客人意見與需求，及時(shí)協(xié)調(diào)改進(jìn)工作。
D、會(huì)場(chǎng)服務(wù)
根據(jù)會(huì)議需要安排會(huì)場(chǎng)服務(wù)人員，會(huì)議接待領(lǐng)班和營銷人員全程跟蹤會(huì)議服務(wù)。
3、小型會(huì)議（50人以下）
A、會(huì)議總跟進(jìn)人：營銷部指定營銷代表
B、會(huì)場(chǎng)布置：
臺(tái)形：根據(jù)客人需要按回形或U形擺放，懸掛會(huì)議條幅，準(zhǔn)備麥克、紙、筆、礦泉水、擺放茶具
綠植花卉：擺放于回形、U形中心處，以及會(huì)場(chǎng)四周，整齊對(duì)稱，無灰塵、無黃葉，根據(jù)客人需求和會(huì)議層次，回形中心處也可擺放鮮花。
翻臺(tái)：會(huì)議和用餐在同一場(chǎng)地，利用客人休息時(shí)間及時(shí)翻臺(tái)。
C、會(huì)場(chǎng)服務(wù)：
根據(jù)會(huì)議需要安排會(huì)議服務(wù)人員，會(huì)議接待領(lǐng)班檢查指導(dǎo)會(huì)議服務(wù)情況。營銷代表全程跟蹤會(huì)議服務(wù)。
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