辦公軟件日常使用禮儀 使用方法

　　電子郵件、傳真、QQ等網絡已經成為商務交往過程中必不可少的網絡溝通工具。這些工具在使用中同樣要講究社交禮儀，這樣才能體現個人及企業的形象，彰顯公司的水平和實力。

　　電子郵件是一種利用電子手段提供信息交換的通信方式，通過電子郵件用戶可以用非常低廉的價格，一非常快速的方式與世界上任何一個角落的網絡用戶聯系。因此，電子郵件在傳送過程中也要講究禮儀，尤其是在商務往來中，電子郵件代表著公司的形象，彰顯公司的水平和實力。

　　電子郵件的使用過程中，要注意一下禮儀：

　　不能發送空白標題的郵件，標題要簡短并反映郵件的內容和重要性。回復對方郵件時，可根據需要更改標題，不要RERE一大串。恰當稱呼收件者并拿捏尺度。可以以職務相稱，不熟識的情況下可用“X先生”、“X小姐”。要分清對方性別。郵件開頭與結尾要有問候語。郵件正文要簡明扼要，行文通順，注意郵件的論述語氣。合理提示重要信息并搭配合理的圖片輔助闡述。如果有附件，應在正文提示收件人查看附件。數目較多時應打包壓縮成一個文件。結尾的簽名信息不宜過多切不要只用一個簽名檔，文字要與正文相匹配。要及時回復郵件，不就同一問題多次回復討論。要區分replay 和reply all。正確使用發送、抄送、密送。

　　目前，在商務交往中，經常需要將某些重要的文件、資料、圖表即刻送達身在異地的交往對象手中。傳統的郵寄書信的聯絡方式，已難于滿足這一方面的要求。在此背景之下，傳真便應運而生，并且迅速走紅于商界。　　使用的先后問題。當你有一份很長的傳真需要發出去時，而輪候在你之后的同事只需傳真一兩頁時，應讓他先用。在公司里一般不要發私人傳真稿件。如果遇到傳真紙用完時，應及時更換新傳真紙。如果遇到傳真機出故障，應及時找出原因，先處理好再離開，如不懂修理，就請別人幫忙。不要把問題留給下一個同事。使用完畢后，不要忘記將你的原件拿走，否則容易丟失原稿，或走漏信息，給你自己帶來不便。

　　使用QQ禮儀

　　現在很多人的工作都在QQ上完成，那在QQ上有哪些值得我們注意的禮儀呢?

　　有一個QQ使用的禮儀給大家分享下：

　　公司新來的女同事在幾家餐館訂餐，發現不好吃，于是在公司群里告知大家，以后都不要到這家餐館訂餐。這本來也是件好事，但是有一位男同事不統一她的觀點，于是在群里反駁了一句。這下可好，兩個人在QQ群里展開一場激烈的口水戰。

　　時間持續了又十幾分鐘，群里沒有了動靜。但是，隨后與這位女同事同一辦公區的同事告知，兩個人私開聊天窗口又接著對罵了一個上午。最后以兩個部門的領導出面勸阻才熄滅這場戰爭。

　　這顯然是不對的。工作時間不能因為個人的恩怨而打擾到別人的工作，而且也不應在上班時間聊私事。個人的事再大也是小事，公司的事再小也是大事。這是每一位職場人士都應該遵守的法則。可見，QQ也是要講禮儀的。

　　QQ禮儀主要包含以下幾個方面：

　　辦公時間不聊私事;不群聊不必要的內容，不發較大的圖片;跟人家QQ溝通的時候，不能太多的寒暄，要直接，明了為好;不能直接發離線文件，這樣不太禮貌;不能不經人家允許就發很大的視頻或者文件;不能發一些不太健康的圖像以表示娛樂，因為這反映你的品味;不明確人家在不在的情況下，就截圖發過去;QQ語言絕對反映你的言行，所以不要認為不重要;一定要懂得回復人家的留言。

　　禮儀就在細節中體現你是否尊重別人!在日常辦公活動中，一定不要忽略現代網絡溝通交流工具的使用禮儀。

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