【優選】辦公室人員管理制度

　　在學習、工作、生活中，各種制度頻頻出現，制度對社會經濟、科學技術、文化教育事業的發展，對社會公共秩序的維護，有著十分重要的作用。擬定制度需要注意哪些問題呢？下面是小編精心整理的辦公室人員管理制度，希望對大家有所幫助。

　　1總則

　　1.1為了加強辦公室管理，明確公司內部管理職責，使內務管理工作更加標準化、制度化和規范化，結合實際情況，特制訂本制度。

　　1.2本制度適用于公司所有成員并嚴格遵守各項規定。

　　1.3切合公司實際，根據不同的制度內容編寫相應的規范化要求，力求使辦公室各項工作按照制度進行，保證公司的辦公事務有效開展。

　　1.4辦公室人員應明確各項工作職責，簡化辦理流程，合理高效開展工作。

　　2職責范圍

　　2.1辦公室管理人員直接受總經理領導，在總經理的領導下主持開展辦公室的各項工作。

　　2.2負責辦公室相關規章制度的起草編寫、一般性文書的整理匯編、資料信息收集編撰等文字工作。

　　2.3負責辦公用品管理、會議管理、清潔衛生管理等工作，保證各項事務有序開展。

　　2.4收集員工信息，上傳下達各種指令，及時做出整理。

　　2.5負責公司對內、對外公共關系的維護和改善，做好來客接待以及來電接聽的工作，對外準確、有效地宣傳公司。

　　3工作規范

　　3.1辦公室工作規范包括儀容儀表規范、禮儀規范、言語規范，行為

　　3.2辦公室管理人員嚴格按照本制度中的要求規范開展工作。 4辦公室事務管理

　　4.1文書管理制度

　　文件是各部門根據自己的職責范圍所制發的具有執行效力的并設有特定版頭的文書。檔案是文書基礎上形成的，檔案是文書的延續。

　　4.1.1文件管理制度

　　文件管理的范圍包括：上級下發文件、公司各類制度文件、各類合同文件等。

　　文件的起草、收發、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室人員負責執行。

　　公司對內公開文件由辦公室人員負責起草和審核，總經理批準。

　　凡寄至公司的文件、郵件等，由辦公室簽收并做好相應記錄。

　　機密文件由辦公室主任保管，辦公室人員對一般性文件進行分類管理，定期整理并制作相關報表。

　　公司人員因工作需要可借閱一般性文件，需提出申請，對有密級程度的文件，需要總經理批準后方可借閱。

　　根據文件屬性、類別進行編號整理，定期對文件進行歸檔整理，做好相應的文字記錄，以備查閱。保持紙質文檔與電子文檔的同步更新。

　　根據文書的時效性和保存的價值性，對文書進行整理銷毀;

　　辦公室主任為第一責任人，若發現文件丟失，辦公室人員必須查明原因，如實向總經理報告，若未查明原因，則由辦公室負責承擔。

　　4.1.2檔案管理制度

　　辦公室人員要維護檔案的真實性和可查閱性，使檔案管理更科學、更專業，及時分類、整理、編輯、傳遞文書資料，提高檔案管理質量與效率。

　　檔案管理范圍：公司各類證照及各類文件、文書資料、其他應存檔的信息資料。

　　根據文書整理和文件整理編號，對對應資料進行相應的歸檔、整理、備注。

　　檔案接收、移交，必須做好嚴格記錄。

　　4.2辦公用品管理制度

　　4.2.1辦公室人員要做好辦公用品管理，規范辦公用品管理各項程序，節約辦公經費，提高利用效率。

　　4.2.2辦公室人員負責辦公用品的處理和管理工作，權責一致嚴格要求，無私自挪用現象。

　　4.2.3辦公用品保管實行“日清日結，出入庫等量、月末查存統計”原則。

　　4.2.4公司辦公用品的采購、保管、發放和辦公設備的入庫登記由辦公室全權負責。

　　4.2.5根據物品所屬類別，對辦公用品進行及時出入庫登記，注明名稱、數量、規格、單價、出入庫時間等，做到賬物相符。

　　4.2.6任何人未經允許不得進入辦公用品管理室，不得私自挪用辦公用品。

　　4.2.7辦公用品管理人員負責收發入、離職人員的辦公用品。

　　4.2.8管理員定期對辦公用品進行盤查，核實庫存，保證出入庫等量。

　　4.3會議管理制度

　　4.3.1收集會議議題，根據選定的議題收集會上所需資料，擬定會議時間、地點等做好會議通知工作。

　　4.3.2會議主持人負責會議的召開并負責現場秩序的維護，行政專員負責做好相應的會議記錄。

　　4.3.3行政專員根據參會人員的發言狀況及相關事項，及時整理好會議記要或者會議決議，打印并張貼。

　　4.3.4按照時間排列，將所有會議記錄文字資料和電子資料同步整理并歸檔。

　　4.3.5會議記錄為公司的機要檔案，保管人員不得擅自外泄。如需查閱需向總經理申請。

　　4.3.5按照制度規定，嚴格會議管理，參會人員準時參加會議，并遵守會議紀律。

　　4.4日常事務管理

　　4.4.1接待管理

　　來客接待是行政事務的重要組成部分，為使接待工作規范有

　　以主動、熱情、禮貌為原則，接待人員應落落大方，以禮相待。按照接待要求，嚴格自己要求，做到言行、禮儀規范。

　　接待人員問清來者意圖，引領其見所需見的人員，并奉上茶水，做好一系列的后續工作。

　　4.4.2后勤管理

　　為了認真貫徹公司的各種制度，充分發揮和調動員工的積極性和主動性，根據實際嚴格執行。

　　辦公室后勤人員管理分為日常清潔衛生管理和考勤登記匯總管理工作。

　　辦公室后勤人員負責每日的清潔衛生監督和維護，及時提醒值日生和監督者做好相應工作。

　　4.5其他事務

　　4.5.1名片制作、收發傳真等其他事務。

　　4.5.2負責公司文書的打印復印工作。

　　4.5.3負責花草的養護工作。

　　5、附則

　　5.1本制度由總經理辦公室制定，解釋權歸總經理辦公室。

　　5.2本制度由總經理核準后實施。

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