文秘專業基礎知識

文秘專業基礎知識1

　　類別

　　按秘書的從屬和服務對象的角度，可分兩類。

　　以秘書在組織內部的工作分工來分，可以分為：行政秘書、機要秘書、生活秘書、會議秘書、文字秘書、信訪秘書、公關秘書。

　　以秘書從事工作的行業特征來分，可分為法律秘書、醫藥秘書、教育秘書、體育秘書、軍事秘書等。

　　層次

　　在秘書職位的縱向層次上分為：初級秘書、中級秘書和高級秘書。

　　包含4層含義：

　　1、體現了不同級別的秘書從低到高的不同輔助層次。

　　2、體現了不同層次秘書工作量及相應的秘書結構比例。

　　3、體現了不同層次的秘書在知識、經驗和能力上的.級差。

　　4、體現了不同層次的秘書人員在級別和工資待遇上的差別。

文秘專業基礎知識2

　　一、秘書機構的定義

　　秘書機構是各級各類領導機關的綜合性辦公機構，也叫辦事機構。它隸屬于領導機關，并在機關內為領導工作和機關日常事務提供公務服務。

　　二、秘書機構的性質

　　（一）比較兩類機構

　　1、職能性機構：承擔具體業務工作，專業性強，分工明確，職能界線清晰。（或稱"業務性機構"、"職能部門"、"業務部門"）

　　2、綜合性機構：不承擔具體業務工作，處理綜合事務，全面協調，拾遺補缺。

　　（二）秘書機構屬于綜合性機構，既非決策性機構，也非職能性機構。

　　三、秘書機構的特點

　　（一）附屬性：直接隸屬于領導機關；

　　（二）綜合性：活動內容綜合性強；

　　（三）輔助性：活動形式是向上輔助，而非向下指揮或執行監督。

　　四、秘書機構的設置

　　（一）總原則：必須適應機關或單位管理工作的實際需要。

　　（二）具體要求：

　　1、凡獨立單位必須設置秘書機構；

　　（獨立單位：有一定數量的常駐領導干部和辦事人員，能獨立行使一定權力的實體單位。）

　　2、秘書機構的組織形式、人員配備，必須符合精簡、合理、高效的要求；

　　3、秘書機構與所屬機關在工作性質上必須相適應。

　　五、秘書機構的任務

　　（一）總括：

　　1、秘書機構的基本任務是為機關領導層或領導者提供綜合性輔助和公務服務。

　　2、辦文、辦會、辦事是中外秘書機構的主要任務的概括。

　　（二）分述：

　　1、政務性工作（參與政務）

　　（1）調查研究（為領導掌握情況、制定政策服務，為決策提供準確可靠、全面具體的情況，提出富于建設性的意見和建議）

　　（2）信息工作（向決策者及時提供準確、完整、有用的`信息）

　　（3）協調工作（側重于協調機關單位內各職能部門的工作目標、工作步驟等，溝通上下，聯系左右，理順關系）

　　（4）咨詢工作（為決策者提供與決策有關的法律、法規、政策、資料等，范圍極廣）

　　2、業務性工作（秘書部門獨有的、帶有秘書專業性質的任務）

　　（1）文書工作（公文的"統收統發"）

　　（2）檔案工作（現行文件辦理完畢后，對其中具有存查價值的那部分進行立卷、歸檔，移交給檔案部門管理）

　　（3）會務工作（為了開好會議而開展的一系列準備、組織工作）

　　（4）接待工作（可分為內賓、外賓接待兩大類，注意"內外有別"）

　　（5）保密工作（保守國家及本單位的各類秘密，一般設有保密室）

　　3、事務性工作（主要指處理機關單位日常事務的各類工作，如文印、交通、值班、福利、環境衛生、設備管理等）

　　六、秘書機構的領導關系

　　（一）秘書機構只直接對所屬機關單位負責

　　秘書機構只直接為本單位領導服務，對下一級或上一級秘書機構不存在領導或被領導關系。換言之，各級秘書部門之間不實行自上而下的、獨立的垂直領導體系，秘書機構之間存在相對的封閉性。

　　這種領導關系，可以形象地比喻為"各為其主"、"各自為營"。

　　（二）秘書機構之間的聯系

　　1、縱向聯系

　　2、橫向聯系

　　七、各類秘書機構（略）

文秘專業基礎知識3

　　從大的方面看，在我國，黨政機關通用公文的結構一般分為三個部分：公文版頭部分、公文本體部分、公文文尾部分。

　　公文版頭部分，包括版頭（發文機關標識）、份號、密級、緊急程度、發文字號、簽發人等六項。黨的機關公文截至目前，尚沒有標注保密期限。

　　公文本體部分，包括標題、主送機關、正文、附件、發文機關署名、成文日期、印章等七項。

　　公文文尾部分，包括印發傳達范圍、主題詞、抄送機關、印制版記等四項。

　　下面，以黨的機關公文為例，對公文結構的組成部分作些介紹。

　　（1）版頭。由發文機關全稱或者規范化簡稱加"文件"二字或者加括號標明文種組成，用套紅大字居中印在公文首頁上部。聯合行文，版頭可以用主辦機關名稱，也和以并用聯署機關名稱。在民族自治地方，發文機關名稱可以并用本民族的文字和漢字印制。

　　（2）份號。公文印制份數的順序號，標注于公文首頁左上角。秘密公文應當標明份號。

　　（3）密級。公文的`秘密等級，標注于份號下方。

　　（4）緊急程度。對公文送達和辦理的時間要求。

　　（5）發文字號。由發文機關代字、發文年度和發文順序號組成，標注于版頭下方居中或者左下方。聯合行文一般只標明主辦機關的發文字號。

　　（6）簽發人。上報公文應當在發文字號右側標注"簽發人"，"簽發人"后面標注簽發人姓名。

　　（7）標題。由發文機關名稱、公文主題和文種三要素組成，位于發文字號下方。

　　（8）主送機關。主要受理公文的機關。主送機關名稱應當用全稱或者規范化簡稱或者同類型機關的統稱，位于正文上方，須格排印。

　　（9）正文。公文的主體，用來表達公文的內容，位于標題或者主送機關下方。

　　（10）附件。公文附件，應當置于主件之后，與主件裝訂在一起，并在正文之后、發文機關署名之前注明附件的名稱。

　　（11）發文機關署名。應當用全稱或者規范化簡稱，位于正文的右下方。

　　（l2）成文日期。一般署會議通過或者領導人簽發日期；聯合行文署最后簽發機關領導人的簽發日期；特殊情況署印發日期。成文日期應當寫明年、月、日，位于發文機關署名右下方。決議、決定、條例、規定等不標明主送機關的公文，成文日期加括號標注于標題下方居中位置。

　　（13）印章。除會議紀要和印有特定版頭的普發性公文外，公文應當加蓋發文機關印章。

　　（14）印發傳達范圍。加括號標注于成文日期在下方。比如，"（此件發至省、軍級）"，"（此件發至縣、團級）"。

　　（15）主題詞。按上級機關的要求和《公文主題詞表》（中共中央辦公廳秘書局編制，中國檔案出版社1998年出版）標注，位于抄送機關上方。

　　（16）抄送機關。指陳主送機關以外的其他需要告知公文內容的上級、下級和不相隸屬機關。抄送機關名稱標注于印制版記上方。

　　（17）印制版記。由公文印發機關名稱、印發日期和份數組成，位于公文未頁下端。

文秘專業基礎知識4

　　文秘包括哪些專業？

　　首先我們要清楚的是文秘類專業的類型屈指可數，根據最新的資料顯示，文秘類包括現代文秘一個專業。但是其實與文秘相關的專業卻是數不勝數，這也就意味著文秘專業的人可以做相關的工作。

　　本專業通過學習文秘專業基礎理論知識，掌握較強的協作能夠進行文書和秘書的相關工作，一般要求大家具備文章寫作、文學編輯、新聞寫作和公關能力。而文秘類專業的課程主要包括公關寫作、文件管理、檔案管理、辦公自動化、企業管理學、傳播學、普通心理學、商務英語、實用英語寫作、公共關系學、人力資源管理、秘書實務等。

　　專業介紹

　　基本要求

　　1、客觀素質

　　正所謂身體是革命的`本錢，雖然說文秘類工作并不需要高強度的體力勞動，但是事多繁雜卻需要強大的身體素質支撐，往往從事文秘工作的人需要來回奔波也是比較辛苦的。

　　2、主觀素質

　　文秘類主要還是從事于上下級的工作和人際關系的協調，所以要求保持良好的心理狀態，不能被個人情緒所左右，否則的話將會無法進行正常的溝通，具有博大的胸懷、寬廣的視野和高度的社會責任感是重中之重。

　　就業前景與方向

　　其實文秘專業之所以受歡迎就是因為它的職業涵蓋面廣，基本上從事文書類的工作都需要這個專業的人才，無論是各級各類企事業單位、政府機關、社會團體、公司輸送還是企業廣告、公共關系、市場營銷、人力資源管理、信息處理、客戶溝通協調、客戶市場開發等工作都可以勝任，除此之外還是有文字速錄的工作也能夠輕松駕馭，關鍵是就業率很高。

文秘專業基礎知識5

　　（一）有較高的政治覺悟、政策水平，較強的法制觀念（文書工作人員政策水平的高低，決定文書工作質量的優劣；文書工作人員既要懂法，又要守法）

　　（二）熱愛本職，忠于職守，埋頭苦干，嚴謹精細，遵守紀律，嚴守秘密

　　1、作為文書工作人員，只有熱愛本職工作和忠于職守，才能搞好文書工作。

　　2、埋頭苦干和嚴謹精細，是文書工作人員應有的工作態度和工作精神。

　　3、遵守紀律，就是嚴格按照工作的職責行事，不以工作之便謀取私利。

　　（三）應有必備的專業基礎知識、操作知識和相關學科的.基本知識

　　文書工作人員的專業基礎知識，主要是指與他們所從事的文書工作密切相關的基本原理性的知識。大體包括以下幾個方面：

　　一是基礎理論知識。包括文書學、應用寫作、秘書學、信息學、行政管理學等。基礎理論知識帶有一定綜合性、概括性和基礎性，是文書工作的實際操作知識、操作技能的理論指導。

　　二是實際操作知識。文書工作人員必備的專業基礎知識不但包括基礎理論知識，還應包括實際操作知識。也就是說，文書工作人員不能只了解和掌握文書工作的各個環節及其工作內容，還要熟悉和掌握它的操作程序、操作方法。

　　三是其他基本知識。主要是指與文書工作業務相關的某些基本知識。

　　（四）掌握熟練的業務技能，不斷提高綜合運用能力

　　文書工作的業務技能，主要有以下一些：

　　1、文字綜合處理能力

　　2、書寫能力

　　3、速記能力

　　4、印制能力

　　5、校對能力

　　6、運用現代化辦公設備的能力

文秘專業基礎知識6

　　1、知道領導的職責范圍和全部活動，了解領導的目標和意向。

　　2、領導不在仍能認真負責處理領導的公事及私事。

　　3、幫領導安排活動日程、協調約會而不用領導催促和費神；會安排自己的時間。

　　4、沒有領導的提醒，能主動執行和堅決完成領導交辦的工作。

　　5、對待領導的朋友、來訪者有禮有節；能尊重人、肯幫助人，把別人的事放在心上。

　　6、富有想象力和創造力；能提出一些新的想法和建議供領導參考；經常采用新的方法來提高自己的工作方法和領導的工作方法；能制訂新的工作制度和工作程序；工作有條有理。

　　7、有機智，能主動解決問題而不麻煩領導；不怕困難。

　　8、能提高文件運轉效率；能及時發現領導辦公桌上擱置很久而其他領導人正等著看的文件；能從其他領導及時的取來領導需要的文件。

　　9、具備秘書的基本技能（如文件歸檔、處理電話、速記等）而無可指責。

　　10、在危急關頭能沉著，在緊急狀態下能冷靜，當承受壓力而沉不住氣或發脾氣時，能夠平靜的像平時一樣繼續工作。

　　11、忠誠，做領導值得信賴的人。

　　12、有較廣的知識面和閱讀面；能經常提請領導注意與公司有關或個人相關的出版物。

　　13、做成為一個有價值的信息來源者，而這些信息是領導很難獲得、無法獲得或不能獲得的`。

　　14、有進修計劃，能主動要求了解更多的關于領導的家庭、領導朋友、領導的工作或行業。

　　15、發言清晰，口頭表達能力強，能書面或口頭簡要的向領導匯報情況；能清楚而正確的傳達領導的指示；能主動了解關于某項政策和行動和想法，并象領導一樣正確的傳達給別人。

　　16、不計時間將每天的工作做完；能根據需要自愿在夜間或周末加班。

　　17、能象管理者那樣，必要時將自己未做完的工作委托別人去做并督促別人去完成。

　　18、在沒有領導插手的情況下，能處理好領導的每日例行公事。

　　19、能記住一些重要的日期（如周年紀念日、生日、傳統節日、假期等），代領導為上級、同事、下級安排好慶祝活動。

　　20、在調研工作中稱職；能主動收集資料，調查某件事情的經過，并寫出有事實、有分析、有建議的調查報告。

文秘專業基礎知識7

　　秘書工作的主要內容

　　1、擬定、辦理公文

　　擬定公文是指根據領導者意圖和領導班子的決定精神起草公文或在領導者主持、指導之下，起草領導講話稿。

　　擬定公文是秘書工作的傳統職能。現代社會，擬定公文更成為秘書工作的一項極其重要的日常工作。因為公文具有發布政令、傳達意圖、溝通情況、憑證記載等重要功能，因此，擬定公文是一項非常嚴肅的工作，秘書人員應該以高度的責任心對待。

　　辦理公文簡稱辦文，是圍繞公文的形成、處理、管理所進行的全部工作，反映了公文在機關內部處理的全過程。

　　辦理公文是秘書工作中一項最基本的工作內容，大致可以分為發文處理和收文處理兩類。其中，發文過程包括擬制、核簽、繕印、審核、簽發、立卷、歸檔等主要環節；收文過程包括簽收、分送、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦、立卷、歸檔等主要環節。在日常工作的發文和收文過程中，秘書人員都要按照黨和政府頒布的公文處理條例、法規和標準辦理，做到分工合理、責任明確，確保公文處理過程的嚴謹、規范、優質、高效，為公文發揮應有的效能創造條件。

　　2、辦理組織會務

　　辦理組織會務簡稱辦會，是指機關秘書部門或臨時設立的會議秘書機構辦理與會議有關的各類具體事務，目的是為領導人開好會議做會前、會中和會后的各種綜合輔助性服務。辦會過程中應主要做好以下工作：一是會議議題的協調與安排，應與各方面協調聯系，將會上討論決定的事項預先整理形成文件形式后，再將其中已經立題的成熟文件交給主管領導，決定是否提交會議討論；二是會議的統籌安排，即從整體上安排好會議的各項方面事宜，如會議時間、地點、議程、參加人員、會場布置等；三是會議文件材料的印發、傳遞、清退、立卷、歸檔等；四是會議期間的各項服務；五是會議善后工作，如整理會議記錄、編寫簡報和會議紀要、督促檢查會議決策的落實等。

　　3、調查研究工作

　　調查研究工作是指圍繞中心工作，針對當前領導關心和急需解決的有關問題，調查了解相關情況，并進行分析研究，寫出調查報告呈交給領導機關或領導人。這是發揮秘書工作的參謀、助手職能，直接為領導決策服務的一項重要工作。

　　每一項調查研究均應做好調查準備、調查實施和調查總結收尾這三個階段的工作。其中，準備階段應根據領導工作的需求確定調查題目，擬制提綱；實施階段要注意選準調查研究對象，采用多種方式，廣泛搜集、認真整理、深入研究調查得來的材料；總結收尾階段就是對調查研究工作進行整體分析，在以前階段工作的基礎上，寫出調查報告。

　　4、信息處理工作

　　秘書信息處理工作是指按照黨政領導機關工作的要求，采集與處理信息，為領導正確決策和實施決策服務的一項工作。凡是領導工作中要掌握的各種動態、情況以及實際工作領域中帶有苗頭性、傾向性的問題，都需要收集并及時反饋給領導部門。

　　開展信息處理工作首先要建立和健全信息網絡，這是搞好信息處理工作的基礎；其次要建立一支德才兼備、思路開闊、反應敏捷，具有較強的觀察和分析問題能力的信息員隊伍；最后要實現信息處理工作手段的現代化，以便快速傳遞和處理信息。開展信息處理工作應確保信息的收集、加工、存儲、輸出、反饋等基本環節的工作質量。

　　5、溝通協調工作

　　對秘書工作而言，溝通協調工作的.內容極為廣泛，依據協調對象劃分，有對上的協調（即對領導者之間和領導機關之間的協調）、對下的協調、同級之間的協調、上下級雙方的協調、同屬部門的協調、業務工作的協調等，而其中最常見的是業務工作的協調，如會議協調、公文活動協調、事項協調等。總之，凡是與領導決策和指導工作有關事項的協調，均屬于秘書工作的業務范圍。開展秘書協調工作時，可以利用的方式有電話協調、送文上門協調、請人進門協調、登門拜訪協調、召開會議協調等。

　　6、信訪接待工作

　　信訪接待工作是處理群眾來信和接待群眾來訪工作的總稱，是各級黨政機關、企事業單位、社會團體的秘書工作的一項經常性的重要工作。收到群眾來信，要及時拆封，認真閱讀，做好摘記，準確交辦，按“分級負責，歸口辦理”的原則妥善處理或轉交有關部門辦理。有群眾來訪時，要熱情接待，認真聽記，恰當處理。

　　7、監督檢查工作

　　監督檢查工作的主要內容分為三個方面，即對黨的路線、方針、政策和黨政機關工作部署落實情況的督促檢查；對領導人批辦事件承辦情況的督促檢查；對文件和會議事項的督促辦理。監督檢查工作的具體做法主要包括催辦檢查、實地調研、日常查辦、綜合反饋等工作形式，其工作的最基本的方式就是向下了解情況，向上反映情況。

　　8、公務接洽工作

　　公務接洽工作是指辦理領導機關、平行單位、下級組織與本機關聯系公務事宜的接洽工作。這是黨政機關、企事業單位、社會團體均不可缺少的一項工作，是作為機關“窗口”的秘書工作經常性的重要工作內容，主要包括：承辦處理各機關單位直接派人或通過電話形式來本機關商洽或聯系的公文事宜，有協助聯絡公務，安排領導人接見，答復詢問，落實承辦單位，解決來訪者食宿、交通等事項。為確保公務接洽工作的順利進行，秘書人員應做到忠于職守、認真執行交接班制度和請示報告制度，做好值班日記和電話記錄。同時，還應熟悉領導者情況，與有關部門保持密切聯系。此外，還應善于處理人際關系。

　　除上述之外，秘書工作還包括管理日常事務、機要保密、文書立卷與歸檔、領導公務活動安排、領導臨時交辦事項等。在日常工作中，秘書工作人員均應以認真負責的態度，保質保量，切實做好領導交辦的各項工作和任務。

文秘專業基礎知識8

　　秘書工作的作用

　　秘書工作在領導機關和機關工作中，只有負責管理日常事務的責任和義務，沒有決定權和指揮權。但是，由于其所處的特殊地位及其所承擔的重要工作，決定了其具有下述作用：

　　（一）建議參謀作用

　　這方面的作用主要表現在領導決策的過程中。首先，秘書工作人員需要在決策的準備階段做好調查研究工作，整理相關信息和資料，為領導決策提供科學可靠的依據；其次，在進行實施方案的選擇過程中，秘書人員可以根據所掌握的信息和資料進行分析研究，并憑借自己的經驗，為領導者提供有參考價值的材料、建議或方案；最后，在領導制定決策后，對于如何實施決策以及決策實施過程中產生的一系列新情況、新問題應如何處理，秘書人員也可提供參考意見或反饋信息。除了為領導者的決策發揮建議參謀的作用之外，秘書人員在擬寫文件、提供辦事和辦會預案、提供辦事的建議、綜合處理信息等工作中，也需要充分運用自己的聰明才智，努力發揮為領導者提供建議和參謀的'作用。

　　（二）事務助手作用

　　秘書人員所起的事務助手作用更多的是指秘書人員輔助領導做好決策工作以外的具體事務性工作，使領導者有更多的時間和精力主抓大政方針問題，做好科學決策事項。秘書工作的助手作用主要體現在下列各方面的工作：一是做好日常的文書處理、會務和檔案管理工作；二是做好文件信息的加工篩選工作；三是做好領導臨時交辦的工作；四是做好公務接洽、信訪接待和領導活動安排工作；五是做好領導人某些必要的生活服務工作等。此外，秘書人員還應當充分發揮主動性，積極做好各方面的服務工作，爭取成為領導的得力助手。

　　（三）中心樞紐作用

　　每一個機關、團體、企事業單位都擁有一套指揮管理系統。而秘書工作部門則正處于這套系統的中樞位置，發揮著其他職能部門不可替代的中心樞紐作用。領導集體或者領導者個人的決策、指示，都要通過秘書工作傳遞給實施單位。因此，秘書工作是否健全完善，其工作是否運轉自如，直接關系到機關工作能否正常運轉。因此，必須充分發揮好秘書工作部門的中心樞紐作用，真正做到“上情下達，下情上達”。

　　（四）統籌協調作用

　　統籌協調工作是秘書工作中的一項重要內容，也是秘書工作的一項重要職能，主要體現在三個方面：第一，在領導決策中發揮協調作用。決策前，領導者大都責成秘書人員對于要決策的問題組織或協同有關部門進行調研論證；決策后，秘書人員還要協同相關部門做好信息反饋工作，調查各有關實施單位對于決策的具體落實情況，保持工作運行的暢通。第二，對于日常工作中難以解決的重要問題，秘書人員還要秉承領導思想同時協調各方力量，抓緊解決和落實。第三，在日常辦文、辦會、辦事過程中，哪些環節出現矛盾，一般均需要秘書人員按照領導的指示同各方協調關系，促進決策的落實。

　　（五）形象窗口作用

　　在日常工作和各種交往中，秘書人員需要經常代表機關或領導人出面，例如內外聯系、洽商公務、群眾信訪、迎來送往等事宜均需要由秘書出面完成。而對外行文、組織會議、安排領導人的公務活動，更是秘書形象窗口作用在工作上的反映。因此，一個機關的形象及其工作面貌、工作作風、領導者的形象等都與秘書工作的形象窗口作用有著非常密切的聯系，秘書人員在日常工作和生活中要堅決抵制“門難進、臉難看、話難聽、事難辦”的官僚主義作風和習氣。

　　秘書工作的性質和地位決定了秘書工作是機關工作中各種信息的主要集散地，因此，秘書因此，秘書人員常常需要主動進行調查研究工作，及時地采集和收錄各種有用信息，向領導提供需要了解和掌握的各種動態信息，做好領導的各項輔助和服務工作。

文秘專業基礎知識9

　　秘書的定義及分類

　　一、秘書的定義

　　（一）制定秘書定義的要點

　　1、秘書活動的服務對象是領導者；

　　2、秘書活動的根本職能是輔助管理；

　　3、秘書活動的基本方式是處理信息和事務。

　　（二）教材給出的`定義

　　秘書是直接輔助領導者實施管理，并負責全面處理信息和事務的工作人員。

　　（三）其他定義

　　1、秘書是幫助上司處理各種事務的人員。

　　2、秘書是為政府、企事業等單位或個人服務的，助理政務、管理事務的工作人員。

　　3、秘書就是能使上司專心致志地從事其本職工作的輔助人員。

　　二、秘書的分類

　　（一）縱向分類（秘書的層次）

　　1、秘書所在單位的級別有高有低，相應地有三個層次的秘書。

　　2、同一單位內部，秘書人員的職位有高低之分：

　　（1）初級秘書：主要從事一般日常工作；

　　（2）中級秘書：主要負責文字工作——起草文稿、辦理公文、處理信息；

　　（3）高級秘書：工作以參政議政為主，較多參與決策。

　　3、秘書職業資格鑒定的三個等級線：初級、中級、高級秘書，在知識要求和技能要求上各有不同。

　　（二）橫向分類（秘書的類別）

　　1、從所屬部門的角度劃分，更大的意義在于顯示秘書遍布于社會各行各業。

　　2、從具體工作的角度劃分，其意義在于提示秘書可以而且必須承擔哪些具體工作。

　　（1）“生活秘書”這一類型確實存在過，不能簡單地予以否定；

　　（2）按此標準劃分，還有“新聞秘書”、“軍事秘書”、“公關秘書”、“警衛秘書”等類型。

文秘專業基礎知識10

　　秘書工作的性質

　　秘書工作是因領導工作的需要而存在的，屬于機關工作的一部分。要想準確理解秘書工作的性質，需要將其放在領導工作和機關工作的領域來觀察和認識。

　　(一)秘書工作的輔助性

　　秘書工作的輔助性是指秘書工作在領導工作中所具有的輔助性。秘書工作的產生具有必然性，它是由于統治階級和領導群體為了滿足其自身工作運轉需求而產生的。這就決定了秘書人員在處理解決任何問題的時候，都需要根據領導者的意圖和需求來做，而不是代替領導者作出決定。即使秘書人員對某些問題提出了解決方案，這些方案也需要經過領導機關權衡確定后才能執行。秘書工作機構或秘書人員只能站在輔助的`位置上行使職能，既不能缺位，也不能錯位，更不能越位。秘書工作人員需要對自身進行準確定位，努力發揮好秘書工作在領導工作中的參謀輔助作用。

　　(二)秘書工作的樞紐性

　　秘書工作的樞紐性是指秘書工作在機關工作中具有樞紐性作用。由于秘書工作部門是整個機關工作正常運轉的必要條件和組織保障，因此只有秘書工作井然有序，高質量、高效率地運轉，才能夠實現整個機關工作的各項職能，做到上情下達、下情上達、左右協調、步調統一，并帶動職能部門同步運轉。這種樞紐與核心地位決定了秘書工作的重要性。

　　(三)秘書工作的機要性

　　秘書工作是一項機要性很強的工作，這點主要是針對秘書工作的具體內容而言的。漢語中“秘書”一詞，包含有“秘密”的意思，而英語中的“secretary”(秘書)一詞中的詞干“secret”，意思也是“秘密”。因此，單從“秘書”一詞的字面意思就可以反映出秘書工作的機要性。由于秘書工作是輔助領導工作的，而各級領導中樞都是機密核心。秘書部門是各級領導中樞的綜合辦事機關，秘書人員在領導身邊工作，必然要接觸到各種機密。特別是重要部門領導人的秘書，由于掌握更多的重要情況，其機要性更強。

　　(四)秘書工作的政治性

　　秘書工作的政治性是針對秘書工作人員本身而格外強調的。這是因為秘書部門處于核心要害部門，秘書人員在領導身邊工作，接觸到工作中的機密核心文件也會很多。這就需要在對秘書工作人員的選拔和任用上要格外慎重，要求其能夠做到政治上絕對忠實可靠，有高度的保密觀念，嚴格遵守保密紀律，嚴守各種機密。此外，我們黨和國家對秘書人員的選用條件還專門制定頒發了機要秘書工作的規定，其中，任用前要進行政治審查，任用后要經常進行保密教育，都是出于秘書工作的客觀現實需要。

文秘專業基礎知識11

　　一個稱職的秘書，必須具有運籌能力、辦事能力、調查研究能力、組織協調能力、交際能力、文字表達能力和操作現代化辦公設備的能力。其中文字表達能力是最重要、最基本的，也是實現其它能力的基礎。可以這么說，文字表達能力是秘書工作人員的基本功，是“看家”的本領。

　　那么，怎樣才能有效地提高文秘寫作的能力呢？具體說來，主要應注意以下幾點：

　　一、首先，要端正態度，培養興趣，自覺學好文秘寫作。

　　不管干什么事情，必須有正確的態度和濃厚的興趣，這樣才有動力，才樂于去干，并想方設法去把工作干好。學習文秘寫作也是如此。寫作，是一種復雜、精細的精神生產，是一項十分嚴肅而艱苦的創造性腦力勞動，決不是輕而易舉、一蹴而就的事情。美國著名的未來學家約翰·奈斯比特在《大趨勢——改變我們生活的十個新方向》一書中指出：“在工業社會向信息社會過渡中，有五件最重要的事情應該記住，而其中的一件就是：在這個文字密集的社會里，我們比以往任何時候都更需要具備最基本的讀寫技能。這里所說的`讀寫技能，首先就是足以應付日常工作和生活所需的寫作能力，也就是應用寫作能力。”與此同時，我們還要培養學習文秘寫作的濃厚興趣，變被動為主動，變要我學為我要學。愛因斯坦說過：熱愛是最好的老師。對寫作有強烈的責任感和濃厚的興趣，熱愛寫作，熱愛到“忘我”、“癡迷”的程度，“衣帶漸寬終不悔，為伊消得人憔悴”，“每有會意，便欣然忘我”，樂此不疲，如饑似渴地去鉆研，廢寢忘食地去琢磨，持之以恒，這樣就一定會學得好，學得入門，就會不斷地取得進步。

　　二、其次，學習文秘寫作基礎知識，借鑒優秀作品。

　　寫作有沒有規律可循、方法可求呢？我們的回答是肯定的。古人說：“寫作無秘雇作文有要道”，“定體則無，大體須有”，這種認識是符合辯證法的。我們所學的文秘寫作教材，就是前人文秘寫作經驗的科學總結，就是揭示文秘寫作的一般規律、引導人們掌握文秘寫作方法和技巧的理論。

　　要提高文秘寫作能力，還應有意識地選讀一些范文，以作借鑒。魯迅說過：“凡是已有定評的大作家，他的作品，全部就說明著應該怎樣寫。只是讀者很不容易看出，也就不能領悟。我們也應認識到：讀書是讀他人之書，作文是作自己之文；借鑒只是從中汲取營養，經消化后成為自己的東西；而不是生搬硬套，模仿抄襲，“依葫蘆畫瓢”。

　　三、最后，要勇于實踐，堅持多練習、多修改。

　　寫作是一種技能，技能的提高要靠實踐。實踐出真知。立足于多寫多練，這是提高寫作能力最有效的途徑。如果只讀不寫或少寫，那就會眼高手低，所學到的確良知識，將無用武之地，寫作水平也就止步不前。天道酬勤，勤能補拙。只有勤學若練，堅持不懈，才會熟能生巧，運筆自如，真正學到本領。作為文秘人員，多寫多練固然重要，但每次擬稿時，還要進行仔細的修改。多修改自己的文章也是提高文秘寫作能力的一個重要環節。多改符合人們認識客觀事物由淺入深、由片面到全面的規律，也是寫文章責任心強的一種表現。文章頻改，工夫自出。事實上，多一次認真修改，就多一份寫作的體驗，就多一項具體的收獲。作為稱職的秘書人員，要有高度的責任感，養成修改文章的良好的良好習慣，虛心聽取領導和同志們的意見，克服怕人挑“刺”的思想，對每一篇文章反復推敲，精思細改，這樣寫作能力才能迅速地提高。

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