地產公司銷售部檔案管理制度

　　在日常生活和工作中，我們都跟制度有著直接或間接的聯系，制度是各種行政法規、章程、制度、公約的總稱。一般制度是怎么制定的呢？下面是小編收集整理的地產公司銷售部檔案管理制度，希望能夠幫助到大家。

　　為規范銷售檔案管理工作,使檔案管理工作規范化、標準化、系統化、特別制定以下管理辦法;

　　一、檔案歸檔范圍

　　1、銷售合同

　　(1)預定書(認購書)原件;

　　(2)買賣合同原件;

　　(3)換、退房申請;

　　(4)房型修改申請;

　　(5)其他合同之補充協議。

　　2、客戶資料檔案

　　(1)來訪客戶名錄:包括客戶姓名、聯系方式、需求,及了解到的客戶的家庭情況及其他特別事項。

　　(2)簽約客戶檔案

　　基本資料:姓名、聯系電話、已購房型、付款情況、家庭情況等;

　　辦理按揭及房屋產權證所需客戶提供的資料;

　　其他客戶提交之資料。

　　3、內部管理檔案

　　(1)銷售部內部管理檔案:各項管理制度、成文發放的管理文件

　　(2)銷售管理檔案

　　(3)各日、周、月統計表及報表;

　　(4)早晚會會議記錄。

　　4、內部往來文件

　　(1)發往各部門間的日常函件;

　　(2)收到公司各部門的往來文件。

　　5、公司對外宣傳資料

　　(1)各類公司制作的樓書、提袋、宣傳品樣本;

　　(2)電視宣傳資料:各種宣傳用vcd、錄音帶、錄像帶;

　　(3)戶外燈箱、路牌的樣稿;

　　(4)各類宣傳活動的錄影帶及照片。

　　6、房地產相關信息

　　(1)房地產相關法律、法規、政策、資料;

　　(2)各樓盤樓書;

　　(3)房地產相關信息剪報;

　　(4)各項目對外宣傳廣告剪報。

　　7、對外合同合約

　　(1)戶外宣傳制作合同復印件;

　　(2)媒體制作合同;

　　(3)其他與銷售部有關的合同合約。

　　二、歸檔及保管要求

　　1、嚴格按歸檔范圍對檔案進行歸檔整理;

　　2、檔案資料分類應清晰、全面;

　　3、檔案接收時要認真點、驗收,并辦理交接手續后入檔;

　　4、檔案必須使用專用資料柜、資料盒;

　　5、應建立清晰、明了的檢索工具便于檢索。

　　三、檔案的借閱

　　檔案的借閱應有嚴格的借閱制度,必須填寫借閱登記表方能借閱。檔案借閱辦法按以下制度執行:

　　1、本部門檔案僅限本部門員工借閱;外部門借閱需出示借條,附雙方負責人許可簽字;

　　2、本部門員借閱,借期不超過兩天。如因需要延長借期,須出示借條并附部門負責人簽字;

　　3、查閱、借還檔案都必須在管理員處辦理登記手續方能借閱和離開;

　　4、按期歸還,愛護所借檔案資料,逾期不還或有損壞、遺失,按有關規定進行處理,造成重大損失者當追究責任;

　　四、檔案的保管

　　1、檔案接收時要認真清點、驗收份數、張數、規格驗收必須符合要求的,辦理交接手續方可入檔;

　　2、各類檔案材料,應按管理規范要求分類、編目、立卷,放入檔案盒或檔案夾內上柜保管;

　　3、檔案存放必須使用專用資料柜,排柜方式要省時、醒目,便于查找;

　　4、每年年底要對檔案庫存保管情況進行一次清理,核對以保管單位為基礎,做到賬物相符,對破損或載體變質情況要及時采取有效措施補救。

　　五、檔案的剔除和銷毀

　　1、在整理檔案的過程中,對檔案材料要仔細甄別,對無保存價值的資料及時剔除,必要時列出剔除資料目錄提交部門經理批示;

　　2、每年年底對保管期滿的檔案列出目錄寫出專題報告提交領導,經部門批示后銷毀。

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