有關公司合同檔案管理的相關規定

　　____年____月____日發布(____)法合檔案字第____號

　　第一條  為加強本公司的合同檔案管理，根據公司合同管理規定（____公司合字第____號）的規定，制定本規定。

　　第二條  合同檔案的保存期限為五年，由公司檔案處負責保管。

　　第三條  公司法律顧問室作為公司的合同歸口管理部門，也應當保存一份完整的合同檔案資料。

　　第四條  合同訂立后，主辦單位應將合同文本的復印件送檔案處和法律顧問室各一份。同時應指定專人負責本合同的履行及相關資料的整理。

　　合同履行完畢后十日內，主辦單位應將全部合同資料整理成冊，按照時間順序先后編排，裝訂成冊，正本送交檔案處，并制作副本一份交法律顧問室。檔案處和法律顧問室接收資料時應當出具收據。

　　第五條  根據工作情況，需要查閱檔案的，應當由查閱部門提出申請，報經主管總經理批準同意后，到檔案處辦理借閱手續。

　　借閱檔案原則上應在檔案閱讀室查閱，不得帶出檔案室。確有必要借帶出檔案室閱讀的，應經主管領導批準后，方可帶出。

　　第六條  發生訴訟或者仲裁的合同，其合同檔案中應付有訴訟或者仲裁的全部資料。  訴訟或者仲裁文書應獨立整理歸檔。為訴訟或者仲裁的需要，法律顧問室借用原件后應在十日內歸還。如果不能按期歸還，應說明理由并報經領導閱知。

　　第七條  主辦單位未能按本規定辦理歸檔手續的，對直接責任人扣發一個月的獎金。  借閱檔案人丟失檔案的，根據情節可以給予警告、記過、記大過、開除、解除勞動合同的處理，并給予扣發3—12個月獎金處罰。

　　第八條本  規定經董事會討論通過后由總經理發布，修改時亦同。

　　第九條本  規定自____年____月____日起施行。

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