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用Excel建立有規(guī)律的數(shù)據(jù)庫的方法
日常工作中常常需要建立一些有規(guī)律的數(shù)據(jù)庫。這些數(shù)據(jù)都是有一定的規(guī)則, 這就可以利用 Excel提供了一些很有用的功能，可讓我們?nèi)魏我粋�(gè)人都可輕松搞定這些數(shù)據(jù)庫：
第一：打開Excel97（Excel2000當(dāng)然也行），在A列單元格第1行填上“村名”，第2行填上“東山村”，第19行填上“年背嶺村”（注：東山17個(gè)組，2＋17=19據(jù)此推算），第28行填上“橫坡村”（算法同前，牛背嶺村9個(gè)組：19＋9=28），如此類推把19個(gè)村名填好。
第二：在第B列第1行填上“組別”，第2行填上“第1組”并在此按鼠標(biāo)右鍵選擇“復(fù)制”把這三個(gè)字復(fù)制剪貼板，然后在每一個(gè)填有村名的那一行的B列點(diǎn)一下鼠標(biāo)右鍵選擇“粘貼”在那里填上一個(gè)“第1組”。
第三；用鼠標(biāo)點(diǎn)擊選中A2“東山村”單元格，然后把鼠標(biāo)單元格右下角（此時(shí)鼠標(biāo)變?yōu)閱巍笆弊中危醋∈髽?biāo)往下拖動(dòng)，拖過的地方會(huì)被自動(dòng)填上“東山村”字樣。用同樣的方法可以把其它村名和組別用鼠標(biāo)“一拖了之”。填組別時(shí)你別擔(dān)心Excel會(huì)把組別全部填為“第1組”，只要你別把“第1組”寫成“第一組”，Excel會(huì)自動(dòng)把它識(shí)別為序列進(jìn)行處理。所以拖動(dòng)“第1組”時(shí)，填寫的結(jié)果為“第2組”“第3組”……填完這兩個(gè)字段后，其它的數(shù)據(jù)可以繼續(xù)在Excel中填寫，也可等以后在數(shù)據(jù)庫軟件中填寫，反正勞動(dòng)強(qiáng)度差不多。
第四：保存文件。如果你需要建立的是Access數(shù)據(jù)庫，那么別管它，就用Excel默認(rèn)的“.xls”格式保存下來。如果你需要建立的是FoxPro數(shù)據(jù)庫，那么請以Dbase 4 （.dbf）格式保存文件。
第五：如果需要的是Access數(shù)據(jù)庫，那么你還必需新建一個(gè)Access數(shù)據(jù)庫，在“新建表”的對話框里，你選擇“導(dǎo)入表”然后在導(dǎo)入對話框中選擇你剛剛存盤的“.xls”文件。（什么？你找不到？！這個(gè)對話框默認(rèn)的文件類型是Microsoft Access，只要你改為Microsoft Excel 就能找到了），選擇好導(dǎo)入文件后，你只要注意把一個(gè)“第一行包含列標(biāo)題”的復(fù)選框 芯托辛耍ㄈ綣 你不需要ID字段，你可以在Access向你推薦主關(guān)鍵字時(shí)拒絕——選擇“不要主關(guān)鍵字”），其余的你都可視而不見，只管按“下一步”直至完成。導(dǎo)入完成后你可以打數(shù)據(jù)庫進(jìn)行使用或修改。如果你需要的是FoxPro數(shù)據(jù)庫，那么更簡單，可以直接用FoxPro打開上一步你存盤的“.dbf”文件，根據(jù)需要進(jìn)行一些諸如字段寬度、字段數(shù)據(jù)類型設(shè)置就可以使用了。
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