工程檔案管理培訓課件

　　1、工程檔案的前期管理策略

　　工程檔案是一項工程建設過程中反映各項活動指標的最重要的參考依據，它包括了項目工程的建設，處理，設備維護等各項活動所形成的研究結果和文件檔案，一般多為原始文件，所以具備法律效應。每一個項目在完成和告一段落之后，都要認真負責的按照歸納范圍和要求，將形成的文件和資料系統的管理和整理，最終由上級領導來歸檔。且移交文件或者資料過程中，接觸人員必須要按規定辦理交接手續，簽字歸檔必查。凡不符合要求的文件，最高管理者有權拒絕接收。

　　2、工程檔案的收集歸納

　　2.1分類組卷

　　分類組卷的原則：檔案分類組卷工作是一個專業性很強的工作，也是能夠顯示出工作人員的個人水平。有的檔案管理人員實際上是沒有參與到項目建設的各個環節，所以一定程度上出現了管理檔案的問題和不通暢，這些都是對工程檔案管理工作不全面性鎖導致。我們需要從以下幾個步驟來對檔案管理中的分類組卷有較好的認知。第一，立項和選項。從最簡單的項目提出，批準，同時可行性報告到對當地環境，地理情況，氣候方面調查研究。范圍廣至電力，城市規劃等都可以組成一卷或者是多卷。第二，編制文件，是指工程建設初期形成的文件和圖紙，以及各部門根據初步設計文件設計的施工圖。第三，整理和歸納，這個階段是最難控制的，因為全面工作量巨大，設計的資料和信息非常多，主要包括了項目開工之前的資料和原始文件：補償協議書，電力供應協議，相關合同以及許可證。每一個文件都要仔細的去核對，仔細的去審查。然后可以組成一卷或者是多卷。第四，竣工驗收階段。整個的項目完成結束之后，最重要的憑證材料和相關的建設真實材料都是驗收的必要選擇。尤其是竣工圖和竣工階段的各種資料需要報送相關單位。第五，調試和試播。是指在設備安裝，調試，試播等過程中形成的數據資料。第六，財務器材管理資料。主要包括了工程概算，預算，結算等數據報表。第七，主題部分，集中在日志，月報，監理通知單等各個資料。第八，涉外文件，一般是指相關的設備采購，合同，考察記錄等。除了以上幾大主要，還包括其他，可參閱相關書籍。檔案管理人員收集資料的時候，應該首先端正良好的作風態度，然后對各階段鎖形成的資料，文件內容來確定收集整理對象。有條件的情況下可以進行信息化處理。

　　2.2組卷的質量要求

　　（1）組卷前要詳細的檢查基礎文件，施工技術文件和圖紙是否已經按照規定收集齊全，完整。做到不丟項，不漏項。

　　（2）文字材料的抄寫件書寫要工整，清楚，禁止使用鉛筆或者是圓珠筆來涂改，修改和批復。復印件要做到字跡清楚，牢固，能夠長期得到良好保存。

　　（3）建設的竣工圖應該是新圖，圖面清潔，字跡工整。如果需要修稿，首先要保障圖紙的清潔，反差明顯，材料字跡清楚。

　　（4）凡是歸檔的照片和圖像資料，要求圖像清晰，聲音清楚，文字說明準確度高。

　　2.3案卷排列和編目

　　案卷文件材料的排列時間必須要按照時間順序排列，如果文字材料和圖紙材料混在一起的時間，必須文字材料在前面，圖紙在后面。編寫頁號以獨立卷為單位，均已有書寫內容為基準。每個保管單位必須要按照阿拉伯數字來進行統一編排。頁號編寫位置和單面書寫的文字材料頁號編在右下角。卷內的目錄編寫和卷盒內的文件一一對應。案卷的排列順序按照工程階段依次排列。案卷的封面，卷內目錄，卷內背靠表，不編寫頁號。

　　2.4工程檔案檢索目錄的填寫

　　工程檔案檢索目錄要利用信息軟件來工作，分別建立相關的單元，統一對信息進行輸入和保存，減少了不必要的時間和工作量。最終使得工程檔案達到了目錄管理。案卷目錄的填寫方式。工程檔案形成是需要不同階段，檔案的立卷要以階段順序來組卷，為了方便管理和檢索，相關的內容要書寫的詳細明了。制作規范化模版。模版文件是要對于信息具有專業性的格式，通常是文書格式，經過工作人員的技術性操作，最終形成了文書。讀取的時候是非常的方便，簡單。工程照片檔案的管理。它主要管理是采用先進的計算機存貯方式來對相關的文件和資料來做好工作，優勢是在于保質期長久，并且安全性很高。技術人員可以及時做好備份和刻錄。聲音檔案的管理。聲像檔案管理需要在檔案數據庫里面建立起單元，對信息的輸入要盡量詳細。保存的時間段里面要經常性的去核對，檢查，維護，才會讓聲像資料的質量長期的完好。讓相關的工作開展的時候順利，進程加快和效率提升。

　　3、結束語

　　工程檔案管理是一項專業技術很強的工作，主要是保障廣播電視臺資源的保存和后期維護使用。每個階段所形成的文件和資源都是具有效益，所以做好管理和歸納的工作重視程度要不斷加強。需要檔案管理人員在進行枯燥的工作過程中有細心，有耐心，有職業道德。根據文件的內容屬性進行科學系統的分類和檢索。為以后的驗收和檔案的再次利用提供方便快捷的服務。特別是針對辦公人員，有效的提高了辦公效率和水準。檔案管理工作如今越來越信息化，專業化，逐漸的擺脫了傳統工作模式的詬病，形成了一套管理有序的程序和方法，是社會發展前進的標志和象征。

　　作者:孫輝 單位:牡丹江中輝大鵬數字電視有限公司

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