強化業務工作流程的秘訣時間管理

　　如果仔細檢閱企業大老板的工作流程，不難發現，這些老板們的行程表安排的密密麻麻，絕少有時間被平白浪費。成功人士不同于一般人的一點是，他們的時間管理能力都很強，小至日常工作生活流程安排，大到職業生涯規劃。

　　加班，有時候是業務繁忙，但更多時候是不懂得規劃自己的業務流程。同樣的工作性質和業務量，職場老人做起來為何比職場新人省時省力又好，與其說是經驗值較高，不如說是因為經驗，讓老人更懂得如何規劃安排手上的工作，因此比新人的效率要高。

　　那么，上班族的業務時間管理要怎么培養？

　　首先，你應該了解自己分內之工作細項，了解自己的核心業務執掌之主題，從每天/周/月/季/年的角度，找出所有你所負責之工作，與公司其他同仁的配搭關系，了解每一件事情的目的、功能、作法、配合單位等等。

　　再來，最好的作法，就是劃一張圖表，將工作細項表列清楚，把所有工作間的關系、主從順序搞清楚，分出輕重緩急，抓出每項業務執行的最佳時段與所需時間，務必通透各種業務間彼此的配搭關系。

　　第三，以周為單位，將自己每天的例行工作業務寫下來，計算出所占據之時間，找出自己的業務執行流程/模式，（做成圓餅圖最能評估自己在各項工作上所花的時間占比，做兩個圓餅圖，一個是實際工作時間占比，一個是工作項目所創造的收益占比，兩相比較，就可知道哪些工作需要先做？）了解自己是否特別在哪些時段發呆（行程表中為空白之時段）？亦或者在哪些時段工作效率特別好？

　　第四、謹記工作的核心目的，按照自己的業務執掌的輕重緩急，和工作細項所需時間和最佳工作時段，利用時段切割法，（例如以九十分鐘為單位，規劃自己的工作。九十分鐘規劃的好處是，三小時能切成兩段，于是將上午分成兩大段，下午分成三到四段）重新編排自己的日常業務流程表，做出最有效率的分配（記得必要的留白，簡單說就是安排些可做可不做的工作，以應付可能的意外狀況發生時需要彈性調整行程，例如時段四，忙碌時多出一個加班時段），務必安排最流暢的工作流程，不要出現得為同一健事情反復跑進跑出的現象。常常許多時間的浪費，就在不經意的疏忽與重復相同動作間流失。

　　9:00~10:30 10:30~12:00 12:00~1:00 1:00~2:30 2~30~4:00 4:00~5:30 5:30~7:00

　　時段一 時段二 休息 時段三 時段四 時段五 時段六(彈性)

　　第五、實際執行看看，以周為單位，該周結束后自行檢討，找出時間被浪費掉的地方和原因。然后再拉高自己的視野，從公司/部門的高度，思考自己的工作延誤將造成哪些環節的阻塞，又該用什么方式解決，再進行修正，一直到找出最順暢（快速但省力）的工作流程為止。這需要一點堅持，得有耐性，從每日工作流程開始檢討架構起，到最后一整年每季每月每周每天每時該做什么事情，都能表定清楚，按表操課，才算是架構出審慎而又綿密的工作流程。

　　舉例來說，如果你是業務員，該如何安排外出拜訪客戶的時間以及拜訪行程，不讓時間浪費在交通往返上，就是一門大學問。此外，規劃提案時間和內容，讓業務提報更精準而不是空談閑聊(結果耽誤了下一個工作)，也是業務員必須注意的事情。每周固定抽時間回訪客戶，追蹤進度，和主管同事會報等等，必須審慎嚴密的規劃行程，才不會日復一日的得過且過。

　　所謂工作，就是利用有限的時間和資源，創造出最大效益的勞動。因此如何提升工作流程時間管理，減少個人時間成本的浪費，盡可能提升個人資源的使用效益，找出和其他人工作配搭的最佳方式，從而以最小的力氣創造最大的效益，就是時間管理的核心價值所在。懂得規劃時間，一天節省十分鐘，一個工作年下來就省了兩千五百分鐘，足足有四十小時，等于多出一周的工作時間，不可不謹慎仔細。

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