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外貿(mào)業(yè)務(wù)流程操作分析
作為外貿(mào)業(yè)務(wù)員，熟練掌握外貿(mào)的業(yè)務(wù)流程對(duì)于訂單的順利履行以及后續(xù)訂單的獲得是十分重要的。本文分析外貿(mào)業(yè)務(wù)流程操作，歡迎閱讀了解。
摘要：本文通過實(shí)際案例來分析了外貿(mào)業(yè)務(wù)的操作流程，同時(shí)也指出了各個(gè)環(huán)節(jié)中需要注意的一些問題，希望能對(duì)國貿(mào)專業(yè)學(xué)生或者外貿(mào)從業(yè)人員有所幫助。
關(guān)鍵詞：外貿(mào)業(yè)務(wù)流程；案例分析；訂單
外貿(mào)業(yè)務(wù)員是從事對(duì)外貿(mào)易業(yè)務(wù)的銷售人員，主要負(fù)責(zé)進(jìn)口、出口合同簽訂和履行的工作。準(zhǔn)確把握外貿(mào)流程對(duì)于一個(gè)單子的順利履行具有十分重要的作用。
一、做好網(wǎng)絡(luò)推廣、尋找客戶
目前環(huán)境下，互聯(lián)網(wǎng)成為了進(jìn)出口雙方相互接觸的一個(gè)重要的平臺(tái)。因此，如何進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)推廣也是很重要的一個(gè)命題。做業(yè)務(wù)不是守株待兔，我們需要來宣傳自己的網(wǎng)站，吸引流量，從而得到詢盤。很多公司有自己的獨(dú)立網(wǎng)站，也有自己的付費(fèi)平臺(tái)，如阿里巴巴國際站與中國站，業(yè)務(wù)員需要進(jìn)行每天的更新，來讓客戶搜索到自己的產(chǎn)品，所以網(wǎng)站的宣傳也是很重要的。
當(dāng)然，僅僅靠自己的網(wǎng)站來得到流量，獲得詢盤是不夠的。我們應(yīng)該多去找一些B2B平臺(tái)，越多越好，不管是否與本行業(yè)相關(guān)，當(dāng)注冊(cè)到一定的量，當(dāng)從google，yahoo等搜索引擎上可以搜到我的產(chǎn)品時(shí)，就說明我的工作不是徒勞而是有用的。并且每注冊(cè)一個(gè)網(wǎng)站我們就應(yīng)該對(duì)這個(gè)網(wǎng)站進(jìn)行管理。有的時(shí)候沒有收到客戶的詢盤的時(shí)候，業(yè)務(wù)員要主動(dòng)從網(wǎng)上主動(dòng)搜索目標(biāo)客戶，然后主動(dòng)與對(duì)方聯(lián)系。
二、收到客戶詢價(jià)
以下是客戶Maple Trade發(fā)來的詢盤：
三、報(bào)價(jià)
給客人報(bào)價(jià)時(shí)要考慮周全，太低公司不賺錢，太高客人不接受。原則上，要報(bào)客戶能接受的最高的價(jià)格。同時(shí)要分析詢盤質(zhì)量、調(diào)查背景、區(qū)別對(duì)待，要有所針對(duì)性，同時(shí)要對(duì)詢盤的處理做到恰倒好處。
在此案例中，首先要對(duì)客戶所在國家的市場做一個(gè)調(diào)查，了解我們產(chǎn)品的需求以及供應(yīng)量，以更為準(zhǔn)確的報(bào)價(jià)。綜合之前同一國家客戶的大概報(bào)價(jià)以及目前的市場情況，做出相關(guān)報(bào)價(jià)。
四、寄樣
根據(jù)產(chǎn)品類型、公司情況、客戶情況的不同，樣品寄送是否收費(fèi)都有不同，在該案例中，由于產(chǎn)品相對(duì)來講成本比較高，所以不是免費(fèi)寄樣的，是向客戶收取產(chǎn)品費(fèi)用和運(yùn)費(fèi)的。所以在收到客戶的樣品費(fèi)時(shí)，我們才會(huì)把樣品寄出，但在寄出的時(shí)候要特別注意以下幾點(diǎn)：
1.要做寄樣準(zhǔn)備。確認(rèn)好要寄的樣品，以及確認(rèn)客戶需要的樣品型號(hào)及規(guī)格，包裝、說明書、每單數(shù)量要求、形式發(fā)票的格式等細(xì)節(jié)不容忽視。
2.取樣也必須有原則。樣品要有代表性，是從批量生產(chǎn)中抽樣而得。并且要保證待寄樣品的質(zhì)量是嚴(yán)格符合客戶的要求的。其次也要留樣品以及生產(chǎn)批次等相關(guān)資料以備日后核查。
3.要跟客戶確認(rèn)好寄樣地址。
五、制作發(fā)票
發(fā)票是整套外貿(mào)單據(jù)中的核心單據(jù)，在制作發(fā)票時(shí)，我要特別注意以下幾點(diǎn)：
1.正確的輸入收貨人的名址，精確到標(biāo)點(diǎn)、空格和字母。但這里的精確要以信用證為主。有時(shí)候由于開證人的疏忽，搞錯(cuò)了一個(gè)字母或一個(gè)空格，出于單證一致的原則，也要跟著信用證錯(cuò)。在審理信用證時(shí)，如果發(fā)現(xiàn)這種特殊的地方最好用熒光筆畫出來，以示突出。
2.其次要注意嘜頭。嘜頭一般在附加條款里規(guī)定，也最好用熒光筆重點(diǎn)畫出來。就如在日常業(yè)務(wù)中，客戶基本上是沒有規(guī)定嘜頭的，但有時(shí)也突然會(huì)規(guī)定個(gè)嘜頭，如果按照以往的經(jīng)驗(yàn)來了個(gè)N/M，就會(huì)犯一個(gè)很嚴(yán)重的錯(cuò)誤。
3.大小寫金額一致。因?yàn)橛唵屋^多，因此基本上每次做單時(shí)可以套用以前的格式。有時(shí)只要稍微改動(dòng)一下數(shù)量就可以了。這樣就出了一個(gè)經(jīng)常犯的錯(cuò)誤：大小寫金額不一致。因?yàn)榘研懙慕痤~改過來之后，很容易忽略大寫金額相應(yīng)改動(dòng)。
4.蓋章、手簽。這是一個(gè)需要注意的問題。有的買家要求賣家出發(fā)票時(shí)不僅要蓋章還要手簽。
5.避免制作發(fā)票時(shí)出錯(cuò)，最好的辦法莫過于細(xì)心再細(xì)心。只有這樣才可以最大可能地避免因制單失誤而產(chǎn)生的損失和費(fèi)用。
六、向工廠下單、跟進(jìn)生產(chǎn)
客戶對(duì)樣品滿意，便下了訂單。此時(shí)，業(yè)務(wù)員則要給工廠下訂單，安排生產(chǎn)計(jì)劃，要求工廠負(fù)責(zé)人簽回，存檔留底。
業(yè)務(wù)員要跟進(jìn)工廠訂單的生產(chǎn)進(jìn)度，多到車間走走，向各工序的管理人員了解各款大貨在生產(chǎn)過種中所碰到的問題，如有必要，需向客戶反映問題及建議或征求意見。并且要注意，以下幾點(diǎn)：
1.貨期及質(zhì)量：跟進(jìn)貨期的同時(shí)要讓QC控制好質(zhì)量。
2.出貨箱單資料：需預(yù)先提供出裝箱單資料給船務(wù)部用于做報(bào)關(guān)資料。
3.包裝出貨：一般情況下，不同客戶有不同的嘜頭、嘜頭位置、包裝資料等，因此也需要注意確保包裝的準(zhǔn)確性。
七、訂艙與發(fā)貨
在交貨期前十多天，詢問工廠是否可以按時(shí)交貨，如可以，準(zhǔn)備向貨代訂艙同時(shí)安排驗(yàn)貨人員驗(yàn)貨。驗(yàn)貨合格后，向貨代訂艙。如是客戶指定貨代，則直接填好訂艙單給指定貨代公司人員，訂艙單上要填好發(fā)貨人，收貨人，通知人，發(fā)貨港，目的港，柜型，箱數(shù)，產(chǎn)品名稱，毛重，體積等，讓其代為訂艙。兩三天后，貨代訂好艙后會(huì)傳真進(jìn)倉單給你，注意進(jìn)倉單上面的截柜時(shí)間，截補(bǔ)料時(shí)間，傳真給工廠，讓工廠按上面注明的時(shí)間內(nèi)將貨物送進(jìn)倉庫。如果是自己安排拖車拖柜，則需填好拖柜委托書，上面注明柜型，拖柜時(shí)間，裝貨地址，工廠聯(lián)系人，聯(lián)系電話等，與進(jìn)倉單一起傳真給拖車公司讓其安排拖柜。
八、協(xié)助商檢與報(bào)關(guān)
訂好艙后在文件補(bǔ)料時(shí)間至少三天以前，填寫報(bào)關(guān)資料寄給報(bào)關(guān)行或讓貨代幫忙報(bào)關(guān)。報(bào)關(guān)資料包括：外銷合同，裝箱單，發(fā)票，報(bào)關(guān)單，核銷單（注意核銷單在寄給報(bào)關(guān)行或貨代前，必須先向商檢局備案），報(bào)檢委托書，換證憑條，C/O或Form A等。
九、售后跟進(jìn)
客戶收到貨后，要經(jīng)常與客戶保持聯(lián)系，注意售后工作。比如可以詢問客戶產(chǎn)品是否符合對(duì)方的要求，是否暢銷、使用是否有其他問題等等。好的售后也是后續(xù)訂單的一個(gè)良好的保障。
參考文獻(xiàn)：
[1]吳薇.外貿(mào)跟單實(shí)務(wù)[M].大連：大連理工大學(xué)出版社，2014.
[2]章安平.外貿(mào)單證操作[M].北京：機(jī)械工業(yè)出版社，2012.
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