如何輕松搞定電子郵件

如何輕松搞定電子郵件

說起浪費時間的工作，電子郵件處理就屬于這樣一個巨大的黑洞。當然，我在這里指的并不是垃圾電子郵件(它帶來的問題已經非常嚴重)，而是人們用于取悅同事、員工以及客戶的常規電子郵件。

按照一份內部研究給出的結果，“通常情況下，員工僅在不能夠給自身業務帶來實際價值的內部電子郵件處理上面所花費的時間，平均每星期就達到了全部工作日的40%。”換句話說，如果這個數字是真實的話。這就意味著，僅在處理電子郵件方面，每個星期人們都會浪費掉至少兩天的時間。 　　當然，大家現在再也不用擔心了。接下來，本文就會提供五種操作簡單并且毫無副作用的實用方法來達到對電子郵件處理工作進行有效控制的目標……這樣，大家就可以將節省下來的時間投入在其它方面實實在在的工作上了。 　　1、對現有電子郵件應用程序的既定設置進行調整。

現在，我們就從最基礎的部分開始做起。由于每一種電子郵件客戶端中都內建了不少實用功能，因而使用者如果可以對各種設置項目進行適當調整的話，就能夠讓日常處理工作變得輕松很多。

舉例來說，對于接收到的電子郵件，微軟Outlook就能夠應用“事前設置好的規則”;這其中就包括了，將它們分發到不同的文件夾，以便日后查看，根據發件人確定郵件應該獲得的優先級別，或者直接刪除掉。盡管用來設定規則的使用界面并不那么正規，但還是屬于非常值得大家去努力掌握的技能。

同樣，谷歌Gmail 信箱也可以依據使用者的日常習慣來對電子郵件進行相應處理。實際上，即便是蘋果iPhone智能手機里功能相對非常簡陋的內置郵件客戶端也提供了最基本的垃圾郵件過濾選項。這就意味著，只要使用者愿意在事前稍微花費幾分鐘來進行專門設置，就能夠節省下大量時間來。

2、對發件人的具體情況進行更深入了解。

接下來，我們需要做的工作可能就有些復雜了。如果能夠做到知曉發件人到底是誰的話，人們對于會引起關注的電子郵件的處理工作就可以變得更為容易了。在這里，一種方法就是對電子郵件進行重點標注，并在網絡上進行搜索，但存在的問題就是操作起來非常麻煩。

當然，如果能夠做到利用應用程序來對接收到所有電子郵件的發件人進行網絡搜索的話，效果可能就會好很多。實際上，這種應用也有很多種，具體需要哪種需要取決于大家當前使用的具體電子郵件客戶端。

舉例來說，谷歌Gmail 郵箱就可以采用Rapportive之類的應用，而微軟Outlook電子郵件客戶端則能夠選擇鄰客音專用版之類的工具。關鍵提示：由于微軟Outlook的基本設置里面并沒有包含所有必須部分，因而大家在使用的時間一定要確認選擇了自定義設置。

3、利用智能手機來作為過濾器。

對于絕大多數用戶來說，由于已經將智能手機與電子郵件帳戶關聯起來，從而就導致接受到的所有電子郵件都會被查看(或者想到)兩次。實際上，這種做法幾乎肯定就屬于非常浪費時間的情況。

因此，更明智的做法就應該是采用AwayFind之類的應用程序來進行專門處理。它可以對收到的電子郵件進行過濾，并在遇到屬于重要人士發出的情況時利用文字信息進行專門提醒。

4、確保聯絡人列表可以及時自動更新。

此外，在電子郵件處理工作中，另一項可以節約時間的實用措施就是對重要電子郵件中包含的客戶聯系信息進行“匯總”。畢竟，人們只要花費兩三分鐘的時間就可以將信息剪切并粘貼到聯系人管理器，這屬于一件非常簡單的事情。

老實說，我真的不知道人們到底為什么會如此煩于處理這種相當無聊的文書工作。畢竟，根據使用客戶端的不同，現在就有不少應用工具可以為數據處理提供幫助。

我記得自己就看到過很多這樣的客戶信息管理系統，最近一位同事就向我推薦了WriteThatName，它可以支持谷歌Gmail 信箱、谷歌企業應用套件GoogleApps、微軟Outlook電子郵件客戶端、以及蓮花Lotus Notes。

5、將郵箱管理工作外包出去。

最后，我還將提供一條能夠確保電子郵件井井有條的最佳方案，這就是讓其它人代為進行管理。據我所知，有家小公司的首席執行官就選擇讓自己的夫人來處理收到的所有信息，從而讓自己可以專注于應對客戶以及供應商的問題。

此外，還有一種解決方案就是利用Sanebox之類的綜合性工具來對電子郵件進行全面管理。它可以在目前使用的電子郵件系統之上在添加幾個智能層來進行控制。

當然，無論大家利用什么方法，決定花費半天的時間來進行專門設置讓電子郵件處理工作耗費的時間得以減少。這里的目標都應該是減少花費在電子郵件處理工作之上的時間，而不是反而導致增加了自定義操作占用的時間。