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oa辦公自動(dòng)化系統(tǒng)介紹
oa辦公自動(dòng)化系統(tǒng)介紹1
OA辦公系統(tǒng)即OA，是Office Automation的縮寫(xiě)，指辦公室自動(dòng)化或自動(dòng)化辦公。其實(shí)OA辦公系統(tǒng)是一個(gè)動(dòng)態(tài)的概念，即將公司內(nèi)部的辦公整合在一個(gè)平臺(tái)上，來(lái)達(dá)到協(xié)同辦公的目的。所以O(shè)A現(xiàn)在又衍生出一個(gè)新的含義——協(xié)同辦公。
OA設(shè)計(jì)理念
1、敏捷管理：締造敏捷的響應(yīng)、流轉(zhuǎn)平臺(tái)
2、協(xié)同管理：構(gòu)建協(xié)同的組織行為標(biāo)準(zhǔn)
3、知識(shí)管理：沉淀知識(shí)，實(shí)現(xiàn)組織持續(xù)創(chuàng)新
4、一體化管理：以一體化為企業(yè)信息化建設(shè)指導(dǎo)思想
企業(yè)的敏捷性指企業(yè)在不斷變化、不可預(yù)測(cè)的經(jīng)營(yíng)環(huán)境中善于應(yīng)變的能力，它是企業(yè)在市場(chǎng)中生存和領(lǐng)先能力的綜合表現(xiàn)。企業(yè)通過(guò)采用現(xiàn)代通信手段、信息技術(shù)和信息系統(tǒng)，通過(guò)快速配置各種資源(包括技術(shù)、管理和人力)，以有效和協(xié)同管理的方式響應(yīng)用戶需求，實(shí)現(xiàn)快速滿足客戶對(duì)產(chǎn)品和服務(wù)的要求。
北唐協(xié)同辦公信息系統(tǒng)就是企業(yè)的神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，對(duì)于實(shí)現(xiàn)企業(yè)運(yùn)作的敏捷性是必不可少的有效工具。
OA系統(tǒng)特點(diǎn)
▲協(xié)同工作、敏捷管理
為員工提供個(gè)人事務(wù)多維度的統(tǒng)一處理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了對(duì)信息化組織高度集成和優(yōu)化，把工作中高度關(guān)注的“人”或“事件”的信息有效關(guān)聯(lián)起來(lái)，集中呈現(xiàn)和管理。并支持多人協(xié)同事務(wù)處理，智能協(xié)調(diào)，輕松方便。個(gè)人和組織能夠變得協(xié)調(diào)和敏捷，快速反應(yīng)增強(qiáng)事務(wù)處理能力。友好的界面風(fēng)格、強(qiáng)大易用的功能，全面整合個(gè)人工作，極大地提高了員工的工作效率。
▲知識(shí)管理，共享平臺(tái)
通過(guò)信息收集、篩選、沉淀、發(fā)布等手段將企業(yè)分散的知識(shí)片斷，包括來(lái)自于各項(xiàng)業(yè)務(wù)的管理經(jīng)驗(yàn)與知識(shí)，歸集匯總，使企業(yè)的信息和知識(shí)快速傳播和轉(zhuǎn)移。每個(gè)人、每個(gè)部門(mén)都可以按照權(quán)限分門(mén)別類地管理各種信息，充分解決了個(gè)人知識(shí)、公共知識(shí)、共享知識(shí)的管理、分類、查詢、共享的問(wèn)題。幫助企業(yè)搭建一個(gè)對(duì)知識(shí)有效積累、共享、利用、創(chuàng)新及管理的平臺(tái)，避免隱性的知識(shí)無(wú)法傳承和分享。
▲自定義表單+審批流程，輕松審批
通過(guò)自定義表單(模板)與可視化工作流(角色、流程、權(quán)限)的組合，構(gòu)建企業(yè)自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理制度與工作流程，是協(xié)同辦公的關(guān)鍵應(yīng)用，可廣泛用于企業(yè)內(nèi)部各種業(yè)務(wù)、事務(wù)的申請(qǐng)審批，支持流程的復(fù)雜定義，同時(shí)提供強(qiáng)大的在線編輯、附件加載、修改留痕、手寫(xiě)電子簽名、催辦等功能。可視化的工作流設(shè)計(jì)靈活、簡(jiǎn)便，大大提高組織管理協(xié)同的規(guī)范性和可控性。
▲公文管理，易用好用
創(chuàng)新的“敏捷管理”模式下公文管理，適合企業(yè)的公文流轉(zhuǎn)，規(guī)范企業(yè)公文的辦理方式，具備完善的發(fā)文擬稿、審批、簽發(fā)、套紅、歸檔、印發(fā)及收文管理;支持WORD 模板格式、修改痕跡、電子印章、審批過(guò)程短信通知和消息提醒。企業(yè)內(nèi)外部的收發(fā)文，均采用電子化流轉(zhuǎn)方式，真正實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公。特別解決了遠(yuǎn)程、出差、休假委托代辦等的企業(yè)協(xié)同管理中的難點(diǎn)問(wèn)題，真正做到了流轉(zhuǎn)快的敏捷之道。
▲整合應(yīng)用，消除孤島
可選擇擴(kuò)展功能應(yīng)用插件無(wú)縫集成到標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品中，滿足企業(yè)個(gè)性化需求。通過(guò)簡(jiǎn)單的參數(shù)配置，可將公司網(wǎng)站以及其他任何基于B/S架構(gòu)的系統(tǒng)集成在一起，消除企業(yè)信息和應(yīng)用孤島，突破管理的各種屏障，使企業(yè)的各種資源融會(huì)貫通。
▲實(shí)時(shí)通信，移動(dòng)辦公
內(nèi)嵌強(qiáng)大的統(tǒng)一消息平臺(tái)，將所處理事務(wù)及時(shí)推送到用戶桌面，通過(guò)手機(jī)短信、即時(shí)消息、信息提醒等工具，為企業(yè)提供一個(gè)暢通的信息溝通交流平臺(tái)，滿足不同的客戶在不同的場(chǎng)合的需求，隨時(shí)、隨地移動(dòng)協(xié)同辦公。并可通過(guò)即時(shí)通訊(功能類似QQ)，實(shí)現(xiàn)員工及時(shí)便捷的在線交流等，大大提高了信息處理的及時(shí)性。
▲設(shè)置靈活，易于維護(hù)
系統(tǒng)管理可對(duì)一些基本的數(shù)據(jù)和應(yīng)用進(jìn)行配置，如組織架構(gòu)、流程、崗位、人員及權(quán)限設(shè)置;工作流引擎提供了方便的流程定義工具，用戶可以根據(jù)自己需要處理的各種實(shí)際工作，自定義流程、步驟、辦理人等，在流轉(zhuǎn)辦理的.過(guò)程中，幫助企業(yè)迅速定義適合自身實(shí)際情況的辦公應(yīng)用。操作簡(jiǎn)單、方便易用，減輕了系統(tǒng)管理員的工作負(fù)擔(dān)，實(shí)現(xiàn)了高效管理。
OA功能介紹
◆協(xié)同工作
提供企業(yè)員工多人協(xié)同事務(wù)處理平臺(tái)，強(qiáng)大功能包括待辦事項(xiàng)、工作計(jì)劃、當(dāng)前事務(wù)、任務(wù)管理、日程安排、工作日志、個(gè)人通訊錄、內(nèi)外部電子郵件等。通過(guò)協(xié)同事務(wù)處理平臺(tái)，企業(yè)員工可以全面協(xié)同辦理各項(xiàng)事務(wù)工作，并對(duì)工作執(zhí)行情況進(jìn)行自動(dòng)提醒、跟蹤、預(yù)警，智能協(xié)調(diào)，輕松方便。友好的界面風(fēng)格、強(qiáng)大易用的功能，全面整合個(gè)人工作與集體事務(wù)，全面提升員工工作效率。
◆流程中心
強(qiáng)大的流程中心采用可視化、組件化、向?qū)健⑼弦肥搅鞒膛渲靡妫奖闫髽I(yè)快速擴(kuò)展新的業(yè)務(wù)功能和模塊，適應(yīng)業(yè)務(wù)的靈活多變性需求。滿足大中型集團(tuán)企業(yè)內(nèi)部流程的建立、監(jiān)控、變更等要求，實(shí)現(xiàn)工作流程的自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。
◆公文管理(內(nèi)含簽報(bào)管理)
公文處理模塊能夠滿足辦公過(guò)程中的收文登記、擬辦、批示、閱辦、分發(fā)、傳閱、歸檔、查詢等操作;發(fā)文的擬稿、流轉(zhuǎn)、審批、簽發(fā)、自動(dòng)生成收文閱辦單、發(fā)文閱辦單、套紅、歸檔、印發(fā)、同時(shí)支持發(fā)往規(guī)章制度等操作;支持審批過(guò)程消息提醒和短信通知;支持word、excel、等多種格式的公文，保留修改痕跡;支持電子印章和領(lǐng)導(dǎo)修改批注留痕;支持?jǐn)M稿紙和閱辦單的意見(jiàn)打印;支持插入多個(gè)轉(zhuǎn)發(fā)文附件和多個(gè)其他文件附件;
◆電子郵件
實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部電子郵件的收發(fā)，是系統(tǒng)中使用最多，也是最重要的功能之一。包括收發(fā)郵件、轉(zhuǎn)發(fā)郵件、回復(fù)郵件、撤回郵件、高級(jí)查詢等，同時(shí)還提供了新郵件到達(dá)時(shí)的提示、重要郵件的收藏及對(duì)已發(fā)郵件的跟蹤。
◆行政辦公
以信息化手段管理日常行政活動(dòng)，公開(kāi)、及時(shí)、方便。有助于企業(yè)對(duì)各種資源進(jìn)行有效管理，合理調(diào)控，符合企業(yè)實(shí)際采用的行政辦公流程，極大地簡(jiǎn)化了行政事務(wù)的申辦程序。涉及日常用品的入庫(kù)與申請(qǐng)/領(lǐng)用、會(huì)議申請(qǐng)與會(huì)議室調(diào)度及會(huì)議室管理、圖書(shū)借閱/歸還過(guò)程的管理等。
◆知識(shí)管理
通過(guò)信息收集、篩選、發(fā)布、沉淀等手段將企業(yè)分散的知識(shí)片斷，包括來(lái)自于各項(xiàng)業(yè)務(wù)子系統(tǒng)的管理經(jīng)驗(yàn)與知識(shí)，歸集匯總，使企業(yè)的信息和知識(shí)快速傳播和轉(zhuǎn)移。幫助企業(yè)搭建一個(gè)對(duì)知識(shí)有效積累、共享、利用、創(chuàng)新及管理的平臺(tái)，避免隱性的知識(shí)無(wú)法傳承和分享。
◆個(gè)人日程安排和部門(mén)工作督辦
主要是每個(gè)用戶以天為單位安排未來(lái)一段時(shí)期的工作任務(wù)，即使事務(wù)繁雜也能處理得有條不紊;上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)權(quán)限可以查看督辦。
◆ 領(lǐng)導(dǎo)日程安排和企業(yè)工作督辦
主要是將每個(gè)領(lǐng)導(dǎo)的每周日程安排通過(guò)電子日程征集表填寫(xiě)完畢后,辦公室進(jìn)行定稿鎖定，形成下周的領(lǐng)導(dǎo)日程安排。公司領(lǐng)導(dǎo)通過(guò)企業(yè)工作督辦欄目查看全公司的工作督辦。
◆會(huì)議室管理
包含：會(huì)議室設(shè)置、會(huì)議室調(diào)度、會(huì)議室在線申請(qǐng)、會(huì)議室在線查看等功能。
實(shí)現(xiàn)會(huì)議室在線申請(qǐng)、會(huì)議記錄在線提交及會(huì)議反饋等，可根據(jù)實(shí)際需求對(duì)已申請(qǐng)會(huì)議進(jìn)行調(diào)整，會(huì)議結(jié)束后，由相關(guān)人員起草會(huì)議紀(jì)要并提交審批，核定后的紀(jì)要可以向會(huì)議參與者發(fā)布，并可對(duì)會(huì)議室及會(huì)議類型的自定義設(shè)置及管理。會(huì)議管理涵蓋了會(huì)議中的所有要素，實(shí)現(xiàn)了從會(huì)議準(zhǔn)備到會(huì)議結(jié)束的整個(gè)會(huì)議過(guò)程的管理，整體提升了會(huì)議管理質(zhì)量。
◆發(fā)布中心
支持企業(yè)根據(jù)實(shí)際情況定制企業(yè)需要發(fā)布的信息，比如企業(yè)新聞、通知公告、行業(yè)動(dòng)態(tài)等等，通過(guò)權(quán)限設(shè)置，推送給相關(guān)的員工進(jìn)行查閱;信息的發(fā)布有嚴(yán)格的審批權(quán)限控制，發(fā)布對(duì)象及信息有效期也可自由控制。
◆常用工具
系統(tǒng)集成了辦公常用的小工具，天氣預(yù)報(bào)、電子萬(wàn)年歷，可在線實(shí)時(shí)查詢?nèi)珖?guó)各大城市天氣情況、日期時(shí)間及其節(jié)假日情況。
◆生日祝福
◆即時(shí)通訊
◆手機(jī)短信提醒
◆秘書(shū)設(shè)置
◆ 代辦人(委托)設(shè)置
◆客戶關(guān)系管理
◆工作組定義
◆支持集團(tuán)多層架構(gòu)
OA應(yīng)用價(jià)值
●打破集團(tuán)與各分子公司之間信息壁壘，有效地解決組織內(nèi)存在的嚴(yán)重信息荒島與信息孤島問(wèn)題。
●集成企業(yè)其他應(yīng)用系統(tǒng)，高效協(xié)同辦公信息操作，成為員工辦公過(guò)程的操作臺(tái)，滿足企業(yè)辦公需求。
●文件、流程的審批通過(guò)電子化方式進(jìn)行快速流轉(zhuǎn);使整個(gè)過(guò)程變得更加及時(shí)、高效、有序和敏捷。
●通過(guò)電子化方式，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)傳遞和知識(shí)的共享，做到過(guò)程標(biāo)準(zhǔn)化，使整個(gè)執(zhí)行更加快速、有效。
●管理者快速直觀地了解到組織運(yùn)營(yíng)狀況，為決策者提供了更多真實(shí)可靠數(shù)據(jù)依據(jù)，提高決策的正確性。
oa辦公自動(dòng)化系統(tǒng)介紹2
事務(wù)型OA系統(tǒng)
事務(wù)型OA系統(tǒng)是處理辦公部門(mén)中大量的事務(wù)性工作，這種工作量大，重復(fù)性高。使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)來(lái)處理可以使辦公人員從這些工作中解脫出來(lái)。事務(wù)型為基礎(chǔ)層，包括文字處理、個(gè)人日程管理、行文管理、郵件處理、人事管理、資源管理，以及其他有關(guān)機(jī)關(guān)行政事務(wù)處理等等。
管理型OA系統(tǒng)
管理型OA系統(tǒng)就是對(duì)信息的流通進(jìn)行控制和管理，做好對(duì)信息的收集、加工、傳遞、交流、存取、分析、判斷和反饋，從而使信息資源的利用獲得良好的效益。管理型為中間層，它包含事務(wù)型，管理型系統(tǒng)是支持各種辦公事務(wù)處理活動(dòng)的辦公系統(tǒng)與支持管理控制活動(dòng)的管理信息系統(tǒng)相結(jié)合的辦公系統(tǒng)。
決策型OA系統(tǒng)
決策型OA系統(tǒng)是指辦公自動(dòng)化系統(tǒng)要有決策或輔助決策功能，在對(duì)大量信息進(jìn)行分析的基礎(chǔ)之上分析制定出各種優(yōu)化解決方案提供給決策者。決策型為最高層，它以事務(wù)型和管理型辦公系統(tǒng)的大量數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，同時(shí)又以其自有的決策模型為支持，決策層辦公系統(tǒng)是上述系統(tǒng)的再結(jié)合，具有決策或輔助決策功能的最高級(jí)系統(tǒng)。
OA帶來(lái)的`管理上的“好處”：
建立內(nèi)部的通信平臺(tái)。
建立單位內(nèi)部的郵件系統(tǒng)，使單位內(nèi)部的通信和信息交流快捷通暢。
建立信息發(fā)布的平臺(tái)。
在單位內(nèi)部建立一個(gè)有效的信息發(fā)布和交流的場(chǎng)所，例如電子公告、電子論壇、電子刊物，使內(nèi)部的規(guī)章制度、新聞簡(jiǎn)報(bào)、技術(shù)交流、公告事項(xiàng)等能夠在企業(yè)內(nèi)部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠了解企業(yè)的發(fā)展動(dòng)態(tài)。
實(shí)現(xiàn)工作流程的自動(dòng)化。
變革了單位傳統(tǒng)紙質(zhì)公文辦公模式，企業(yè)內(nèi)外部的收發(fā)文、呈批件、文件管理、檔案管理、報(bào)表傳遞、會(huì)議通知等均采用電子起草、傳閱、審批、會(huì)簽、簽發(fā)、歸檔等電子化流轉(zhuǎn)方式，提高辦公效率，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公。不用拿著各種文件、申請(qǐng)、單據(jù)在各部門(mén)跑來(lái)跑去，等候?qū)徟⒑炞帧⑸w章，而是利用快速而廉價(jià)的網(wǎng)絡(luò)傳遞手段，發(fā)揮信息共享功能來(lái)協(xié)調(diào)單位內(nèi)各部門(mén)的工作，減少工作中復(fù)雜環(huán)節(jié)。
實(shí)現(xiàn)文檔管理的自動(dòng)化。
輔助辦公。
它牽涉的內(nèi)容比較多，像會(huì)議管理、車(chē)輛管理、辦公用品管理、圖書(shū)管理等與我們?nèi)粘Ｊ聞?wù)性的辦公工作相結(jié)合的各種輔助辦公，實(shí)現(xiàn)了這些輔助辦公的自動(dòng)化。
實(shí)現(xiàn)分布式辦公。
變革了傳統(tǒng)的集中辦公室的辦公方式，擴(kuò)大了辦公區(qū)域，可在家中、城市各地甚至世界各個(gè)角落通過(guò)網(wǎng)絡(luò)連接隨時(shí)辦公，大大方便了員工出差在外的辦公與信息交流。
建立信息集成平臺(tái)。
節(jié)省企業(yè)的辦公費(fèi)用支出。
將傳統(tǒng)的紙張?zhí)顚?xiě)過(guò)程電子化，尤其是長(zhǎng)途電話、傳真、復(fù)印、打印和辦公用紙費(fèi)用，真正實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，是企業(yè)實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化的標(biāo)志。
搭建知識(shí)管理平臺(tái)。
系統(tǒng)性利用企業(yè)積累的信息資源、專家技能，改進(jìn)企業(yè)的創(chuàng)新能力、快速響應(yīng)能力、提高辦公效率和員工的技能素質(zhì)。
增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)控能力
強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)控管理，增強(qiáng)管理層對(duì)組織的控制力，及時(shí)有效監(jiān)控各部門(mén)、各個(gè)人員的工作進(jìn)度情況;實(shí)時(shí)、全面掌控各部門(mén)的工作辦理狀態(tài)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決，從而減少差錯(cuò)、防止低效辦公。
極大的提高了工作效率
OA辦公系統(tǒng)能極大的提高工作。不用拿著各種文件、申請(qǐng)到處跑來(lái)跑去中，不用拿著文件等著領(lǐng)導(dǎo)審批，因?yàn)檫@些都可以在隨網(wǎng)上、手機(jī)上進(jìn)行，大大的減少了辦公成功，極大的提高了工作效率。
節(jié)省成本，提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力
通過(guò)OA平臺(tái)來(lái)辦公，大大減少了辦公程序和辦公時(shí)間，同時(shí)還節(jié)省了紙張、筆等辦公用品，所以為企業(yè)節(jié)省了時(shí)間成本和金錢(qián)成本。另一方面，OA辦公平臺(tái)方使員工與上級(jí)溝通更方便，信息反饋更順暢，為發(fā)揮員工智慧和積極性提供了舞臺(tái)。所有的這都可以提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。
基于OA有這么多的“好處”，那么我們?cè)撊绾螌?duì)待和看待OA，也就是說(shuō)，如何使用好OA，善用OA，落腳點(diǎn)為何?——OA終極目的：高效提升企業(yè)整體運(yùn)營(yíng)效率
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