[合集]辦公用品管理制度15篇
在生活中,制度使用的情況越來越多,制度是在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規范。我們該怎么擬定制度呢?下面是小編為大家整理的辦公用品管理制度,僅供參考,大家一起來看看吧。
辦公用品管理制度1
第一條為使公司各項業務活動正常、有序地進行,既保證工作需要,又防止浪費,規范低值易耗品和辦公用品的購置領用、保管和盤點等工作,特制訂本規定。
第二條本規定所稱低值易耗品、辦公用品(以下簡稱用品)主要有復印紙、傳真紙、打印機耗材、圓珠筆、水性筆、鋼筆、墨水、釘書機、電池、膠卷、磁帶、計算器、辦公桌椅、各類公文用紙、檔案專用紙張、信紙信封、名片等。
第三條公司提倡艱苦創業、勤儉節約。職工在領用低值易耗品及辦公用品時,要做到愛惜公物,物盡其用,反對奢侈和浪費。
第四條低值易耗品及辦公用品的.領用分為個人領用與部門領用兩種。個人領用系個人使用保管用品,如圓珠筆、鋼筆、墨水、橡皮擦等,部門領用系本部門共同使用用品,如打印機耗材、釘書機等。部門領用的用品必須指定專人負責。
第五條用品的申請應于每年10月31日前由各部門提出低值易耗品及辦公用品申購計劃,辦公室收到各部門提交的申購計劃,經匯總后報財務分部審核,形成預算報公司審批,按審批費用嚴格控制購買。交辦公室統一采購,次月一日發放。特殊需要須經部門領導批準后方可領用。
第六條分公司辦公室收到各部門提交的申請單,經匯總后,統一采購,登記建冊并發放。辦公室依據用品消耗的歷史記錄做出余量采購,保證公司正常用品的需要。
第七條用品需建立臺賬,定期盤點。
第八條打印機耗材(墨粉、硒鼓)、剪刀、美工刀、釘書機、計算器等用
品必須以舊換新。
第九條個人或部門領取用品時,必須辦理有關登記手續。
第十條新入職員工可領取必需用品。員工離職時,應將剩余用品全部交辦公室。
第十一條本規定由公司辦公室負責解釋。
第十二條本規定自發布之日起執行。
辦公用品管理制度2
為加強辦公用品管理,節約成本,提高效率,規范流程,明確責任,倡導健康優質、綠色環保、勤儉節約的現代辦公方式,特制定本制度:
一、辦公用品統一由辦公室負責管理,實行統一采購、統一發放,在厲行節約的前提下,保證辦公所需。
二、辦公室在購買日常辦公用品時,要認真執行有關財務規定,由分管領導批準后方可購買,購買大宗辦公用品須經單位主要領導批準,對購進的辦公用品要認真檢查驗收、及時登記。
三、各科室根據本科室對辦公用品的`需求,按實際需要填寫《辦公用品購置審批單》,報局辦公室,經分管領導審批后方可購買。
四、所有工作人員平時不得自行在外購置辦公用品,因出差確需購買時,原始發票要據實填寫,并附原始購物交款憑證,返回單位后,按程序經領導審簽后予以報銷。未經領導批準擅自購買或原始發票填寫不完整的,不予報銷。
五、各科室要加強對辦公設施和辦公用品的管理,避免損壞和流失。
辦公用品管理制度3
第一條機關辦公用品實行“按需申報、統一采購、力求節約”的原則。列入政府采購目錄內或達到政府集中采購限額標準的辦公用品、電腦耗材及辦公家具必須按政府集中采購程序實施政府采購。未列入政府集中采購目錄內或未達到政府集中采購限額標準的辦公用品、電腦耗材及辦公家具由綜合科負責統一集中采購。(辦領導的辦公用品需求由綜合科負責)。電腦耗材每年集中采購實施兩次(即上、下半年采購各一次)。由各科在當年3月份和8月份提出申請,報分管辦領導審批后由綜合科統一實施。
第二條綜合科要建立辦公用品保管及領用規章制度,各科室1人負責辦公用品驗收和領用手續。
第三條辦公用品采購完畢報帳時,除由經辦人填寫結算單據外,還必須有驗收人或保管人簽字證明方可按《機關財務監督管理制度》第三條規定程序報銷。單價500元(含)以上的物品屬于固定資產,購置固定資產須提出書面報告報分管辦領導審批后方可采購。
第四條辦公用品采購需堅持實用、節約和公正、廉潔的原則,嚴禁利用辦公用品采購謀取私利。
辦公用品采購管理制度3
為規范局機關辦公用品的采購、保管、發放和審批工作,根據政府采購的有關規定,特制定本制度。
一、本制度所指的辦公用品包括辦公自動化設備、儀器設備、辦公家具、辦公耗材、衛生潔具、辦公用文具、接待用品等。
二、局辦公室是機關辦公用品采購、保管和發放工作的承辦單位,具體由辦公室確定專人負責,實行采購人員和保管發放人員分離制度,采購人員購進的用品,交保管人員驗收無誤簽字后保管。
三、采購、保管和發放辦公用品應堅持工作需要、勤儉節約、多店詢價、購前審批、公開透明、記錄完整、定期審核的原則。
四、辦公用品采購的審批程序:由需用辦公用品的各單位向辦公室主任提出書面購物申請。辦公室主任根據工作需要,及時制定采購計劃,按以下程序辦理:
(一)一次性開支在500元以下的,經辦公室主任同意后,指定2人辦理。
(二)一次性開支500—5000元的,由辦公室主任提出意見,報分管領導同意后,指定2人以上辦理。
(三)一次性開支在5000—10000元的,由辦公室主任提出意見,報分管領導審核,由主要領導審批后,指定2人以上辦理。
(四)一次性開支在10000元以上的,由辦公室主任提出意見,經有關領導審核后,提交領導會議集體研究決定。
(五)辦公自動化設備及辦公家具等大宗物品以及屬于政府控購物品的采購,按政府采購的有關程序辦理。
五、辦公用品的保管和發放按以下程序進行:
(一)保管人員核對購物清單后,對購回的物品登記,按照保證質量和方便取用的原則,分類存放;
(二)憑領用單領用物品,領用單須經辦公室主任審批簽字同意; (三)保管員憑辦公室主任審批簽字同意的領用單發放物品,領用單留存備查,并做好詳細記錄,領用人員要簽字認可;
(四)保管人員要定期對庫存物品進行盤點,隨時掌握庫存物品的數量、質量和需求情況,向主任匯報,及時編制采購計劃,按規定采購,保障供給。
六、分管領導隨時組織辦公室主任對保管和發放工作進行檢查,并征求各單位的意見和建議,增強責任意識、服務意識,改進辦公用品的保管和發放工作。
七、固定資產管理
(一)購置固定資產辦公用品單價在800元以上或使用年限在一年以上的,及時填寫固定資產入賬單,轉財務股登記入賬。
(1)財務股對經采購的辦公用固定資產進行登記,按照“誰使用、誰保管、誰丟失、誰負責”的'原則,明確相應的責任人。固定資產因工作關系進行移交的,需將移交清單送一份給財務股備案,辦理責任人變更登記。
(2)責任人對所負責的固定資產必須正確使用,精心愛護,保證固定資產完整性。不準用辦公用固定資產辦私事。未經許可,不得將固定資產借給外單位或非本機關工作人員使用。固定資產出借,應由借用人出具,明確使用期限,由批準人簽字同意,方能出借。借用人到期歸還后,責任人應對所借資產的完整性進行檢查。
(3)因不正當操作使用,或因個人過失,或因故意損壞,對固定資產造成損壞,責任人或過失人應予賠償損失,承擔全部責任。故意損壞的還應責令寫出書面檢查,給予嚴厲批評。出借后的固定資產造成的損壞由借用人負責賠償。
(4)因保管不善造成固定資產丟失,責任人應予賠償,承擔全部責任。固定資產出借后造成丟失的,由借用人或批準人賠償。
(5)經妥善保管后,固定資產發生被盜的,責任人應當寫出情況說明,由單位研究處理。
(二)固定資產報廢規定。出現下列情況,責任人可以申請報廢:(1)固定資產已過設計壽命,確實不能再使用的。(2)固定資產出現故障后無法修復的。(3)因本設備技術水平落后,不能與相關配套設施配套,而造成事實上不能再使用的。(4)設備使用成本過高,超出該設備自身價值的。凡固定資產報廢的,由辦公室和財務科報請局領導班子會議研究處置。
八、在辦公用品采購過程中,如有違紀違法行為,要依紀依法予以追究。對于賬物不符,記錄混亂,服務不到位的保管人員,給予批評教育,情節嚴重的,按照規定給予紀律處分。
九、本制度自下發之日起執行。
辦公用品管理制度4
近年來,高校辦學的規模和層次不斷在提高,相應地高校辦公用品的數量和種類也日趨擴大,成為學校資產的一部分。以一個中等規模的文科院校為例,每年用于辦公用品購置的費用近千萬元。在辦公用品中,除了單位價值比較高的固定資產以外,更常見的辦公用品,如辦公文具、打印紙、U盤、錄音筆、掃描儀、碎紙機、硒鼓等,具有種類多、單價相對較低、需求數量大、購置分散且頻繁等特點。目前高校對這類辦公用品大多采用各部門“自用自購、以報列支”的模式,財務部門僅對經費總額進行控制,尚存在管理空白。為此,我們采用向相關人員發放問卷的調查方法,了解辦公用品管理的實際情況,并據此提出相關改進建議,以促進完善高校辦公用品的管理水平。
一、研究設計
1.問卷設計。本研究主要通過發放調查問卷的方式來收集相關信息,并利用MS Excel對調查數據進行分析。問卷由三部分組成:一是被調查者背景信息;二是辦公用品采購與付款流程,涉及請購、具體采購、驗收與付款等環節;三是辦公用品使用及保管,涉及領用手續、保管與盤點。
從內部控制角度將問卷內容歸類,辦公用品采購與付款流程調查主要側重于職責分工、信息傳遞程序控制和實物控制;日常使用及保管主要側重于職責分工、實物控制。
2.調查方法。我們選取了上海某高校為本次問卷調查單位。為了保證一定的廣泛性,調查范圍為該校所有院系、機關和教輔部門,分別向部門領導、辦公室主任、辦公室工作人員等各類教職員工發放了問卷。本次調查共發放問卷107份,回收71份,總回收率為66.4%。通過對回收的問卷進行檢查和審核,最終得到有效問卷69份。有效問卷分別占回收問卷和發放問卷總數的97.2%和64.5%。
二、調查結果與分析
(一)辦公用品管理制度
根據被調查者所在部門的性質,分類匯總結果如下:院系(有書面管理辦法占52.63%,有口頭管理辦法占36.84%,無管理辦法占10.53%);機關、教輔部門(4.08%,73.47%,22.45%);合計(17.65%,63.24%,19.12%)。可以看出,該校的院系、機關和教輔部門大部分制定了辦公用品管理辦法(占比80.89%),但以書面形式制定管理辦法的只有17.65%,其規范性和完善性還有待進一步改善。
(二)采購與付款流程
1.請購環節。請購是采購與付款流程的起點,涉及的風險點主要有:只有得到授權的人才能提出采購申請;提出采購申請與批準采購申請相互獨立,以加強對采購的控制;批準請購與采購相互獨立,以防止采購時購入過量或不必要的用品。針對以上風險點,調查問卷相應設計了3個問題。將調查結果按被調查者所在部門性質統計的結果表明,有三分之一制定了書面采購計劃,其中院系制定書面計劃的比例為50%,遠高于機關和教輔部門的26.5%,這主要與院系對辦公用品的需求量較大有關。在采購方式上,選擇全部由辦公室集中采購的占62%,與預期基本相符。問卷還對采購渠道進行了調查,網絡采購(55.22%)和電話采購(23.88%)成為辦公用品采購的主流方式,傳統的現場采購比例則較低。相應地,采購源也多來自史泰博、京東商城、1號店等電子商務網站,另有部分來自校內教育服務中心及校外周邊超市。在請購審批中,近九成的被調查者都選擇了有審批環節,但能夠做到有書面請購單的只有一成,絕大多數為口頭匯報。
2.采購環節。包括詢價、訂貨、簽訂合同等環節,涉及的風險點集中在職責分工上,即詢價、采購審批、合同簽訂相互獨立,防止虛列支出。統計顯示,近八成的被調查者在辦公用品采購中都有向2家以上供應商進行詢價談判的做法。但在確定供應商環節,院系與機關、教輔部門超過半數都是由詢價人員自己確定供應商,未能較好地執行詢價與確定供應商職責分離。采購訂立合同的比例為41.63%。整體來看,院系在具體采購環節的表現要優于機關、教輔部門。
3.驗收付款環節。驗收付款環節的風險點主要有:實物控制,對實際收到的商品進行驗收;職責分離,采購與驗收相互獨立,確保實際收到的'商品符合訂購要求;信息傳遞控制,對付款進行審核。調查結果按被調查者所在部門性質進行統計,被調查者對實際收到的商品均有驗收行為,但留有書面驗收記錄的比例只有30.77%。且驗收人員九成以上為采購人員,在不相容職責方面未得到有效分離。付款環節能夠做到審核后付款的比例達到52.38%。院系在付款環節的規范性要優于機關、教輔部門,審核后付款的比例達到了75%,而機關、教輔部門只有44.68%。
(三)領用與保管
辦公用品驗收入庫的風險點主要涉及:職責分工,保管與記錄相互獨立,防止篡改記錄、財產流失;授權程序,領用須經過批準,防止多領或被盜;信息傳遞控制,設置臺賬對進貨、領用、結存情況及時反映;實物控制,定期盤點,將賬面結存數與實際庫存數核對,做到賬實相符。調查結果表明,在領用手續上,只有不到7%的被調查者通過填寫書面領用單,經批準后領用;超過一半的被調查者可以無須批準隨時領用辦公用品,這表明在授權程序上還有很大的改善空間。信息傳遞控制上,無登記簿的比例占了將近50%,規范性做得不夠好。院系設立臺賬要比機關、教輔部門規范,調查顯示其有進貨、領用情況登記簿的比例達到了53%,而機關和教輔部門只有19%。在部門設立臺賬的調查中,由保管人員登記臺賬的比例達到了85.29%,在院系中,這一比例更是達到了百分之百,這說明對辦公用品保管與臺賬記錄職責相互獨立的重視程度還有待提高。在實物控制上,有定期或不定期盤點的比例占75%,院系在實物控制中的表現好于機關、教輔部門。
三、管理建議
(一)加強制度建設,規范管理流程
健全的制度是規范管理的基礎。但不少人認為,辦公用品單價不高、較為零散,加強辦公用品的管理顯得小題大做。這種認識存在著誤區,辦公用品雖然零碎,如得不到妥善管理,滋生的浪費、舞弊日積月累也將對學校的財務管理帶來很大的負面影響。
加強辦公用品管理制度的建設,首先要明確管理的目標。辦公用品的管理應以服務高校事業為宗旨,以勤儉節約、防范舞弊為目標。勤儉節約杜絕浪費,就要在制訂計劃時詳細分析庫存的現狀、采購的性價比,避免盲目采購;防范舞弊就要求對辦公用品管理的各個環節考慮風險點,設置控制程序。其次要注重制度的全面性。辦公用品管理制度應當包括對制定計劃、采購方案、驗收入庫、領用授權、日常保管、內部監督等全過程的管理,以上程序缺一不可。制度設置后,可通過內部審計部門實施“穿行測試”來審驗制度是否健全以及可執行能力。最后要注重制度的可操作性。要結合高校的實際情況,具體問題具體分析,制定科學規范、操作性強的制度。內部控制的設置會帶來管理成本的上升,因此也應考慮如何避免繁瑣,做到簡明實用,方便相關人員遵照執行。
(二)加強采購與付款環節的管理
請購環節調查顯示,僅三分之一的院系、機關和教輔部門制定了辦公用品書面采購計劃;僅10%的院系、機關和教輔部門對辦公用品采購設置了書面請購單。本文認為,高校的院系、機關和教輔部門在辦公用品采購中有必要對大額、集中的采購制定書面采購計劃,并在預算申報中體現,杜絕盲目、隨意性采購。同時應設置書面請購單,明確在請購中的審批權限、手續,建立有關流程。
采購實施環節目前主要存在的問題:由詢價人員自己確定供應商。詢價與確定供應商屬不相容職務,由同一人擔任,可能產生舞弊風險。本文認為,高校的院系、機關和教輔部門在辦公用品具體采購中應至少保證兩人以上參與,對詢價與確定供應商、采購與訂立合同等環節做到職責分離、相互制約。
驗收付款環節主要存在的問題:由采購人員負責驗收,缺乏書面驗收記錄。采購與驗收由同一人員擔任無法做到職責分離,可能出現采購人員與供應商不正當交易、供應商提供劣質產品、“以次充好”等現象。本文認為,高校的院系、機關和教輔部門應設置專門的驗收人員,與采購人員相分離,并對驗收情況做好書面記錄。
(三)加強領用與保管環節的管理
日常管理環節包括物品領用、保管兩個方面。從調查結果來看,在領用與保管環節中主要存在的問題為:領用審批形同虛設、無有關資產臺賬、忽略盤點等。在辦公用品的領用、保管環節中,首先,應完善領用審批手續。高校可結合實情,設置統一的領用單據,領用者憑授權人簽字授權的領用單,向保管人員領用,防止領用中的鋪張浪費等。其次,應建立辦公用品臺賬,對辦公用品的進貨、領用、報廢、維修情況均應記錄。調查顯示,有的院系、部門雖然設立了領用登記簿,但僅對領用情況進行記錄,無進貨等記錄,信息不完整,直接影響對結存數的管理。最后,應加強辦公用品的盤點工作,定期盤點,將賬面結存數與實際庫存數核對,做到賬實相符,保障資產的安全性。
辦公用品的管理是高校財務、資產管理的重要組成部分。一葉知秋,一個學校辦公用品的管理水平,顯示著學校的整體管理水平。只有不斷探索、總結經驗,才能進一步規范高校的辦公用品管理,從而為高校事業發展提供堅實的后盾。
辦公用品管理制度5
地產新項目辦公用品采購與管理制度
為加強辦公用品采購及管理,節約開支,減少浪費,制定本制度:
1、行政部負責公司辦公用品、辦公設備、設施、低值易耗品、通信設備等(以下簡稱辦公用品)的采購、保管與發放。
2、行政部根據需要每月統一配發日常辦公用品,其他辦公用品由各部門提出申請報行政部,經公司領導核準統一購買。除特殊情況外,任何人不得先買后批。
3、行政部采購辦公用品必須辦理登記、造冊手續,并建立相關臺帳,由公司定期檢查使用情況,因人為所造成的破壞或損失屬非正常損耗,由當事人或責任人負責賠償。
4、本著厲行節約的原則,行政部有權對不合理的采購支出加以控制和拒絕。
5、行政部負責收回公司調離人員移交的辦公用品和物品,并辦理移交手續,調離人員必須經行政部簽字后方可辦理其它離職手續。
6、各部門應本著節約的`原則領取、使用辦公用品,并指定專人負責管理。
7、嚴格執行財務制度,按照審批采購清單和規定手續做好采購工作。貨款結算原則上堅持統一發票付款,特殊情況經財務主管批準可接受收款收據。
8、辦公用品采購應本著少花錢、多辦事、辦好事原則,精打細算,貨比三家,把好質量關,杜絕假冒偽劣的商品。
9、采購要有計劃,根據批準的采購清單,分清輕重緩急,合理安排,定時購進,保證供應,未經批準,不得購買。
10、購入物品,一律交保管員驗收登帳后再分發,做到賬單真實、有效,款物相符。
11、采購人員要廉潔奉公,不循私情,不得損公肥私,中飽私囊,并自覺接受監督。
辦公用品管理制度6
1、資源優化:通過合理管控,降低辦公成本,提高醫院運營效率。
2、提升效率:明確流程,減少因用品不足或混亂造成的耽誤。
3、規范行為:避免濫用和私占,維護公平公正的工作環境。
4、環保意識:正確處理廢棄物,符合醫療機構的'社會責任。
辦公用品管理制度7
為進一步加強辦公用品采購管理,規范辦公經費的支出行為,保證辦公經費有效使用和節約,特制定本辦法。
一、適用范圍
全單位日常辦公所需的、《辦公用品目錄》規定范圍內的各種文具、物品等低值易耗材料及器具,均納入定點采供范圍。
二、職責分配
1、采供部負責組織招標、評標確定我單位辦公用品定點采購供應商(以下簡稱供應商);督促供應商在我單位辦公用品供應中履行合同;提供《辦公用品目錄》;受理各部門《辦公用品領用單》備案;定期向供應商統一結算辦公用品費用;組織大批量辦公用品采購。
2、財務部負責向供應商統一支付辦公用品費用,并分戶扣減各部門相應的辦公經費。
3、各部門填寫并由部門領導核批本部門《辦公用品領用單》相應欄目;向指定供應商提取并驗收所需辦公用品。
4、供應商按合同要求保證辦公用品供應,按《辦公用品領用單》供應辦公用品,并填寫相應欄目。
5、紀檢部負責參與、監督確定供應商的招標、評標工作;監督辦公用品供應工作。
三、運作規程
1、每月需用的`打印紙、復印用紙、墨盒、墨粉、墨水等通用物資的型號規格、數量,由各需用部門于前一月第4周前報采供部匯總,由采供部按《辦公用品采購規程》組織采購,并分發相關部門。其余辦公用品采購按(2-8)施行。
2、采供部牽頭組建有相關單位領導和采供部、財務部、紀檢部等部門派員參加的供應商招標評標小組。
2、招標評標小組于當年6月底前組織招標,并根據投標商的資質、服務承諾、讓利多少從中評選確定2—3家中標商。中標商與我單位簽訂辦公用品供應合同后成為我單位辦公用品定點供應商。
4、各部門需用辦公用品時,填寫統一制定的《辦公用品領用單》相關欄目一式二份,經由本部門領導核批,加蓋本部門公章后,由經辦人憑該單去定點供應商處提取。
5、供應商按需用部門核批的《辦公用品領用單》提供的品名、型號、規格、數量提供辦公用品,并在《辦公用品領用單》相關欄目如實填寫物品市價、實際結算價、合計實際結算價,經部門經辦人簽字認可后一份存供應商處,一份由經辦人交部門驗收人驗收簽字后存采供部,連同供貨發票作為結算對帳和辦理出、入庫單的憑據。 財務部根據入庫單和發票向相關供應商付款;憑出庫單扣減相關部門辦公經費。
6、一年之后,原招標評標小組在收集各方意見的基礎上,對各供應商履行合同情況進行評審,確定是否續約。
7、供應商不能履行合同或嚴重違約時,依約終止合同。招標評標小組重新招、評標確定新的供應商。供應商履行合同期滿,且無違約現象發生時,可以續約。供應商不愿續約時,招標評標小組重新招、評標確定新的供應商。
8、紀檢部對辦公用品定點采購全過程進行監督,并查處違規行為。
四、本辦法由單位采購部負責解釋。
辦公用品管理制度8
第一條【制度宗旨】為了切實加強辦公用品倉庫物資管理,規范辦公用品申領、發放與采購等工作,提高物質資料利用率,進一步促進公司健康全面發展,結合辦公用品倉庫物資管理現狀,根據國家法律、法規、規章和公司有關規定,特制定本辦法。
第二條【適用范圍】各部門、車間主管領導,領料員和采購員適用本辦法。領料員由各部門、車間主管領導指定,報行政部備案。
辦公用品倉庫管理人員依照本辦法執行。
第三條【物資申領】申請領用辦公用品,采取以舊換新和按需領用相結合的辦法,由辦公用品領用人所在部門、車間的領料員憑主管領導批準的證明文書專人向倉庫管理人員申領。領料員負責對本部門、車間的辦公用品領用人發放物資。
各部門、車間主管領導具有辦公用品領用審批權。
第四條【物資發放】倉庫管理人員對符合本辦法第三條規定的領料員發放有關辦公用品。領料員應當積極配合倉庫管理人員辦理辦公用品出庫等手續。
倉庫管理人員應當及時、正確做好辦公用品出入庫登記、調度、計劃和控制等工作。
辦公用品發放日期為星期一、星期二。如遇節假日,則應提前在最近的工作日發放。
第五條【物資采購】采購辦公用品應當嚴格按照下列程序進行:
⑴提出申請。根據辦公用品使用量和庫存量實際情況,由倉庫管理人員向行政部主管領導提出辦公用品采購申請。
⑵行政審核。行政部主管領導應當對倉庫管理人員提交的《辦公用品采購申請書》進行認真審核:對符合條件的,給予批準;對不符合條件的,說明情況并退回申請。行政審核應當從受理申請之日起2個工作日內完成,特殊情況,可以適當延長,但不得超過3個工作日。
⑶物資采購。倉庫管理人員將批準的《辦公用品采購申請書》及其附件《辦公用品采購清單》交付采購員,由采購員承辦辦公用品采購事宜。辦公用品入庫時,采購員憑供方出具的.正規發票積極及時配合倉庫管理人員辦理物資入庫等手續。采購員采購的辦公用品名稱、規格和數量應當與《辦公用品采購清單》相一致。
第六條【物資控制】行政部組織實施辦公用品經費計劃方案。經費計劃方案直接責任人員為各部門、車間主管領導。各部門、車間申請領用辦公用品,其總金額每年不得超出預定計劃數,超出計劃數的,公司不予考慮。行政部辦公用品計劃經費每年為*元,人力資源部每年為*元,財務部每年為*元,貿易部每年為*元,采購部每年為*元,融資部每年為*元,品保部每年為*元,設計部每年為*元,機電部每年為*元,領帶部每年為*元。
申請領用辦公用品,其總金額每年未超出預定計劃數的,未超出部分的全部金額歸經費計劃方案直接責任人員所有。
實施經費計劃方案應當堅持有利于生產的原則。
第七條【處理原則】違反本辦法規定情節較輕的員工,由行政部責令改正;屢教不改的,視情節輕重,可按500元以下的標準處理;情節較重并給公司造成損失的,可按實際損失進行賠償,賠償金從其當月工資中扣除,當月工資不足以扣除賠償金的,不足部分從下月工資扣除;情節嚴重的,移交公安機關處理。
行政部處理員工,應當制作《行政處理決定書》。對行政處理不服的,員工可以向行政部申訴或者通過法律途徑解決,申訴或者通過法律途徑解決期間,具體企業行政行為不停止執行。法律、法規和規章另有規定的除外。
任何部門和員工對于違反本辦法規定的行為有權檢舉和控告。行政部受理辦公用品倉庫物資管理違規行為的檢舉和控告。
第八條【解釋權限】本辦法由**有限公司行政部負責解釋。
第九條【施行時間】本辦法自發布之日起施行。與本辦法相抵觸的其它辦公用品倉庫物資管理規定同時廢止。
辦公用品管理制度9
為規范我所辦公用品的采購、保管、發放工作,根據政府采購的有關規定,特制定本辦法。
一、采購、保管和發放辦公用品應堅持工作需要、勤儉節約、多店詢價、購前審批、公開透明、記錄完整、定期審核的原則。
二、辦公用品采購的審批程序:由需用辦公用品的人員向辦公室主任提出書面購物申請。辦公室主任根據工作需要,及時制定采購計劃,按以下程序辦理:
1、一次性開支在500元以下的,經辦公室主任同意后,指定2人辦理。
2、一次性開支500—5000元的,由辦公室主任提出意見,報分管領導同意后,指定2人以上辦理。
3、一次性開支在5000—10000元的,由辦公室主任提出意見,報分管領導審核,由主要領導審批后,指定2人以上辦理。
4、一次性開支在10000元以上的',由辦公室主任提出意見,經有關領導審核后,提交領導會議集體研究決定。
三、辦公用品的保管和發放按以下程序進行:
1、保管人員核對購物清單后,對購回的物品登記,按照保證質量和方便取用的原則,分類存放。
2、保管員憑辦公室主任審批簽字同意的領用單發放物品,領用單留存備查,并做好詳細記錄,領用人員要簽字認可。
3、保管人員要定期對庫存物品進行盤點,隨時掌握庫存物品的數量、質量和需求情況,向主任匯報,及時編制采購計劃,按規定采購,保障供給。
四、分管領導隨時組織辦公室主任對保管和發放工作進行檢查,并征求各單位的意見和建議,增強責任意識、服務意識,改進辦公用品的保管和發放工作。
五、在辦公用品采購過程中,如有違法行為,要依紀依法予以追究。對于賬物不符,記錄混亂,服務不到位的保管人員,給予批評教育,情節嚴重的,按照規定給予紀律處分。
辦公用品管理制度10
s物業辦公用品管理制度旨在規范公司內部資源的管理和使用,提高工作效率,降低運營成本,確保各項業務的`正常運行。它通過設定明確的采購、領用、維護和報廢流程,實現辦公用品的合理分配和有效利用,避免浪費,提升員工滿意度,并維護整潔有序的辦公環境。
內容概述:
1. 辦公用品分類:制度應涵蓋日常辦公用品(如文具、打印耗材)、設備(如電腦、打印機)、家具(如桌椅)及其他特殊用品(如清潔工具)等各類別。
2. 采購管理:包括預算制定、供應商選擇、采購審批流程及質量控制等環節。
3. 領用與分配:明確領用權限、領用流程,確保公平公正,避免濫用。
4. 使用與保養:規定使用標準、保養方法,延長物品使用壽命。
5. 庫存管理:設立庫存記錄,定期盤點,防止過度積壓或短缺。
6. 報廢與替換:設立報廢標準,處理廢舊物品,適時更新辦公設備。
辦公用品管理制度11
第一章總則
第一條目的
為適應單位管理的需要,推進行政辦公物品的規范化管理,控制辦公費用,本著節約高效的原則,特制定本制度。
第二條適用范圍
本制度所指辦公物品為單位日常辦公所用文具(含水筆、筆記本、釘書器等)、辦公自動化所需用的耗材(含U盤、錄音筆、5墨盒等)、辦公設備(含電腦、復印機、打印機、傳真機等)以及辦公家具(含桌、椅、柜等)。
第二章辦公用品分類
第三條行政辦公物品的分類
行政辦公物品分三類:辦公固定資產、辦公低值資產(辦公固定資產和辦公低值資產統稱辦公資產)、辦公用品。
1、辦公固定資產指使用期限在兩年以上,在使用過程中保持原有的實物形態,單位價值在20xx元及以上的各種辦公家具及辦公設備。
2、辦公低值資產指使用期限較長,在使用過程中不易消耗,單位價值在20xx元以下500元以上的各種辦公家具及辦公設備。
3、辦公用品指使用期限較短,價值較低,在使用過程中容易消耗的各種辦公類資產。
第三章行政辦公物品的管理職責
第四條辦公室的'主要職責:辦公室是行政辦公物品的綜合管理部門,負責對行政辦公物品費用支出情況進行監督、控制,其管理職責主要包括:
1、供應商選擇及管理:
2、組織各部門行政物品管理程序監控;
3、年度、每月辦公物品開支計劃的編制、報批和執行:
4、行政辦公物品的分配、調撥、維修和報廢;
5、配合財務部對辦公物品進行盤點,建立行政辦公物品臺賬,負責日常維護和修理。
第五條部門資產負責人的主要職責:認真貫徹執行單位的資產管理制度;部長負責本部門資產的保管和資產增減、轉移、維護、報廢與監督記錄;合理調配本部室內的辦公設備等資產。
第六條資產使用人的主要職責:應該愛護單位財產,合理使用辦公設備,由人力資源總部協助負責培訓員工愛護國有資產意識,正確使用辦公設備。如果因使用不當,人為破壞,由使用人自行付費維修,并報送辦公室進行維修登記。
第四章行政辦公物品采購
第七條辦公用品采購
1、辦公室每月按各部門需求編制統一采購計劃、編制資金使用計劃,納入單位全面預算,報單位財務部列入每月全單位資金計劃。
2、辦公室持相關票根據單位相關財務規定報銷,費用計入各部門的年度預算執行臺帳。
3、辦公耗材文具的領用參照需按照規格及使用情況購買,并由辦公室主管領導批準后購進。購進消耗材料統一保管。
第八條辦公類服務采購
辦公類服務采購指單位各部門對外印刷品、宣傳品、名片、標牌等服務類的采購。
1、單位辦公室辦公室進行貨比三家的方法進行詢價后按程序選擇服務供應商。
2、單位各部門有對外宣傳品、印刷品印制需求的,經主管領導審批后在單位辦公室公布服務供應商范圍內選擇。
第九條辦公資產采購
1、辦公資產采購計劃辦公資產使用部門編制《年度辦公資產采購計劃》并納年度預算和經營計劃,經主管領導審批通過后提交辦公室匯總。
辦公室匯總各部門《年度辦公資產采購計劃》后編制單位年度采購計劃,提交單位領導審批,審批通過后由辦公室執行采購計劃。
2、辦公資產臨時采購報批
各部門臨時需要購置辦公資產時,填寫《資產購買申請單》(見附件二),經單位領導審批通過并簽字后,提交辦公室實施采購。
3、實施采購
辦公室進行貨比三家的方法進行詢價后,連同資產申請表和詢價后的采購報價單上報單位領導,經審批后方可到財務部領取支票進行購買。
4、驗收
辦公室匯同使用部門根據采購計劃或申請表、購物發票、購物明細驗收采購辦公資產,驗收完畢后填寫驗收單并簽字確認,辦公室和使用部門各自登記辦公資產臺帳,填制固定資產卡片。財務部根據入庫單和購物發票進行賬務處理。《資產購買申請表》和購物明細復印件由辦公室統一保管。
第五章辦公物品的管理
第十條辦公用品配發
1、各部門指定一名專人負責本部門辦公文具的領用和發放。
2、辦公用品每月第一周領用配發。辦公室負責辦理使用部門的領用手續,認真填寫文具領用登記單,并進行臺帳登記,寫明物品的名稱、規格、單價、購買日期、使用人等。
3、辦公用品原則每月一次領清,不得另行申領。如有特殊需求提前與辦公室申請。單價超過100元以上的辦公文具由辦公室主管主任審批。配發后辦公室登記臺帳,寫明物品的名稱、規格、單價、購買日期、使用人等。
4、員工在單位內部調動,其使用的辦公用品可以帶走。第十一條辦公資產的管理
1、資產調撥
部門與部門之間轉移辦公設備等資產必須填寫《資產調撥單》(見附件三)。必須嚴格按照審批順序執行。審批順序:調出部門負責人—調入部門負責人—辦公室確認簽字后,方可轉移資產。員工之間不得私自調換自己使用的辦公設備等資產。
2、資產報廢
由部門負責人填寫《資產報廢申請單》(見附件四),報單位辦公室,辦公室會同財務部門進行資產損壞鑒定后,由辦公室主管領導審批,審批后方可報廢。辦公室與財務部門同時銷帳。有再使用價值的,由辦公室收回統一維修、保管、再分配,資產臺帳做相應調整。在報廢前,部門不得隨意丟棄,否則本部門按照其原值賠償,并按照單位相關規定處罰。
3、資產的租用、出租和外借
(1)單位需要的辦公資產原則上不提倡租用。如果確屬需要,租用部門必須報單位辦公室審批,辦公室應盡量考慮在單位內部調配,調配確有困難而且購買不經濟合算的情況下,經總經理批準方可租用,租用手續由單位辦公室統一辦理。
(2)單位長期不使用的行政辦資產品可考慮對外出租和外借。辦公室定期對所有閑置的辦公資產進行清查盤點,對其中達到報廢條件的按相關制度辦理報廢手續,對長期閑置的物品主動尋求外租,對今后沒有使用價值的物品進行出售。
4、辦公資產的日常維護、維修
(1)辦公室是辦公資產日常維護、維修的責任部門。(2)辦公室編制辦公資產維修計劃,并納入預算和經營計劃。根據維修計劃對各部門辦公資產進行檢查,按期進行維護,保證各物品正常工作。
(3)各部門的辦公資產需要維修時,由部門負責人填寫《辦公設備維修申請表》報送辦公室。不經過部門資產負責人而私自報送維修申請,則辦公室不予受理。
(4)辦公室接到申請單后,需對報修設備進行鑒定,進行相應的維修、更換,一般性修理應在三個工作日內修理完畢,其它較為復雜的修理應在七個工作日內修理完畢。維修完畢后及時登記《辦公設備維修記錄表》(見附件五),資產使用部門負責人簽字確認。
(6)若聘請外部單位進行維修,相關付款事項執行資金支付程序。
(5)由于人為原因造成辦公資產損壞,要按照物品的原價進行賠償。
5、辦公資產的年終盤點
(1)年終資產清查由辦公室對各部(室)進行實物清查,丟失的辦公資產由丟失部門按照原值賠償。資產清查結束后,由辦公室將年終清查報告上報單位領導。具體清查程序可參照《固定資產管理辦法》
(2)辦公物品丟失、損壞屬于過失人責任的,過失人應承擔相應的賠償責任。
6、各部門部長要調離本部門時,人力資源要及時通知辦公室,辦公室根據辦公資產臺帳清點調出人負責部門所使用的資產,有短缺者,按照物品原價賠償,待辦理完辦公設備移交手續后,方可調離本部門;一般員工調離本部門,由部長負責該員工使用資產的移交,由人力資源部協助完成。
第六章附則
第十二條本制度由單位辦公室負責制定、解釋、修訂并監督實施。第十三條本制度自頒布之日起執行。
辦公用品管理制度12
1、提升效率:規范的.管理制度可以減少因用品短缺或濫用導致的工作延誤。
2、控制成本:有效管理能降低采購成本,減少浪費,提高資產利用率。
3、維護秩序:避免無序領用和亂丟亂放,保持辦公環境整潔有序。
4、培養責任感:制度的執行有助于培養員工的責任心和團隊協作精神。
辦公用品管理制度13
第一條:為規范公司辦公設備、辦公用品的采購、領用,在滿足員工辦公需要的前提下,達到勤儉節約的目的,特制定本制度。
第二條:辦公設備、辦公用品由綜合辦公室統一采購、保管、發放,并由庫管員辦理有關事宜,任何部門不能獨自購買各種辦公用品。
第三條:辦公用品分為消耗品、管理消耗品及管理品三種。
1、消耗品:文件夾、文件袋、拉桿夾、圓珠筆、水性筆、橡皮、鉛筆、膠水、訂書釘、水性筆芯、軟皮本、檔案袋;
2、管理消耗品:膠棒、白板筆、復寫紙、熒光筆、電池、膠條、軟盤、告示貼、曲別針、打印紙、傳真紙;
3、公司管理品(辦公設備):訂書機、計算器、移動硬盤、U盤、打印機、打孔機、傳真機、復印機、臺式電腦、筆記本電腦。
第四條:消耗品按各部門發放。由各部門到管理員處統一領取各部門本月內所需的消耗品,并由各部門秘書登記發放。
第五條:管理消耗品由管理員保管、發放。
第六條:在部門不能領到的消耗品,經部門同意,員工可直接到管理員處領取,并詳細填寫《公司辦公用品領取記錄》。
第七條:管理消耗品應限定項目經理以上人員使用,由本人直接向管理員處領取,并詳細填寫《公司辦公用品領取記錄》。
第八條:為控制管理消耗品使用,自第三次領取時,必須向管理員說明領取原因,由管理員按實際情況進行發放,如為物品損壞,必須以舊換新。
第九條:特殊情況下如會議、培訓、員工出差等,領取人可直接到管理員處統一領取各種必需的辦公用品。
第十條:消耗品可依據歷史記錄(如以過去半年耗用平均數)、經驗法則(估計消耗時間)設定領用管理基準(如圓珠筆每月每人發放一次),并可隨部門或人員的工作狀況調整發放時間。各部門人員每人每月不得重復領用同一種辦公用品。
第十一條:管理性用品應由部門經理以上人員領取、管理、使用,如有故障或損壞,應以舊換新,如遺失應由個人或部門賠償。如崗位調整、人員變動或離職時,須向管理員進行移交。
第十二條:以部門為單位管理使用量,以過去半年內平均月用量金額為管理目標,由部門經理和管理員共同把關。
第十三條:管理員每月需統計辦公用品使用量,認真填寫《公司公司辦公用品一覽表》,并上交綜合辦公室主任審核。并將各部門辦公用品使用情況按季度分攤到各部門。
第十四條:嚴禁任何員工將公司辦公用品取回家私用,一經發現,視情節輕重給予相應的處罰。
第十五條:此制度未包含的其它情況,由管理員根據實際情況酌情處理。
第十六條:本制度由公司總經理辦公會討論通過,自發文之日起開始執行。
第十七條:本制度解釋權在綜合辦公室。
公司辦公用品管理制度8
為加強辦公用品使用的管理,節約開支、避免浪費,特制定本管理規定。
一、辦公用品分類:
1、常用品:圓珠筆(芯)、水筆(芯)、鉛筆、橡皮、墨水、膠水、回形針、大頭針、裝釘針、稿紙。
2、控制品:名片、文件夾、壓桿夾、文件架、計算器、釘書機、筆記本、會議紀錄本、信封、筆筒、鋼筆、白板筆、水彩筆、固體膠、膠帶、標簽紙、涂改液、更正帶、檔案盒、檔案袋、皮筋、刀片、圖釘、票夾、印臺(油)、量具、刀具、軟盤、刻錄盤。
3、特批品(不列入辦公用品費用考核):印刷品(各類宣傳單、各類表格、文件頭等),財務帳本、憑證,蘋果機彩色墨盒及打印紙,U盤等。
二、辦公用品使用對象:各公司主管以上管理人員、職能和業務部門員工,具體由各公司核定。
三、申購和采購:辦公用品常用品由人事行政部門根據消耗狀況進行申購備領,控制品和特批品由使用部門(人)提出申購,控制品經各公司總經理批準,特批品經董事長批準;批準后的《申購單》交采購中心執行購買。未填寫《申購單》及未經領導批準擅自購買的不予報銷。
四、管理和發放:
1、辦公用品由人事行政部門統一保管,并指定保管人,按公司核定的費用標準向使用人發放。
2、采購人員應將所采購的物品交保管人辦理登記入庫手續,保管人根據采購價格核定物品單價,計入領用部門(人)費用,并在每月終填報《辦公用品使用狀況匯總表》。
3、各部門應指定專人領取辦公用品。
五、各部門費用核定及有關規定:
1、各公司各部門應按總部核定的辦公用品費用定額標準嚴格把好申購和領用關。保管人不得超標發放辦公用品,確因工作需要超標領用的,應經分管領導同意。
2、核定的費用實行增人增費、減人減費,各部門增人或減人,其費用由人事行政部門根據人員變動狀況進行調整。
3、各部門因特殊狀況需增加費用的,應以書面形式報批,經分管領導審核后,由總經理特批,并報請總部增加該項費用。
4、辦公用品使用實行月統計年結算,截止時間為每月終和年終12月31日。由人事行政部門出具報表,財務部審核。費用超支在超支人年終獎金中扣除,節約費用計入下年度使用。
5、各公司可根據總部下達的辦公用品定額自主確定各部門及各使用人的辦公用品使用標準。
六、其它規定:
1、各部門要控制和合理使用辦公用品,杜絕浪費現象。水筆芯、圓珠筆芯、膠水、墨水、涂改液、計算器等辦公用品重新領用時應以舊換新。
2、凡調出或離職人員在辦理離職或交接手續時,應將所領用的.辦公用品(一次性消耗品除外)如數歸還。有缺失的應照價賠償,否則不予辦理有關手續。
3、辦公設備的耗材及維修費用。
(1)電腦、打印機、復印機、傳真機等辦公設備的耗材及維修費用,總部另定定額標準。屬多個公司共用的,按集團總部規定的標準進行分攤;屬各部門或個人保管使用的,計入所在公司定額費用。
(2)耗材包括:打印、復印紙,激光打印機碳粉、硒鼓,針式打印機色帶,噴墨打印機墨盒(水),復印機碳粉,傳真紙,鼠標,鍵盤等;其申購由設備使用部門(人)負責,并經總經理批準,屬多個公司共用的,由指定管理公司的人事行政部門負責申購。
(3)辦公設備的報修參照耗材申購程序辦理。
七、本規定自下發之日起執行。
辦公用品管理制度14
1 .公司辦公用品采用定額預算管理制。
2 .本預算辦公用品包括:個人辦公用品預算對象:筆、墨水、筆記本、信紙、橡皮等部門辦公用品公共耗材:打印紙、墨盒、軟盤、圖釘、曲別針、膠水等
3 .部門公用耗材預算定額如下:
a類部室:經營部、技術部、工程部、工程計劃綜合部、財務部、集團公司辦公室每月預算額度為200元
b類部室:人力資源部、質檢部、安保部、后勤保障部、工會、市場部、企劃部每月預算額度為150元
4 .各部門的辦公耗材由上述限額控制,各部門原則_l控制在限額內,如有特殊需求,須主管經理簽字,辦公室審批。
5 .各部門每月月底前,物資部統計各部門的`辦公用品清單報集團公司辦公室。
6 .對于預算限額內的辦公用品領用,職員填寫辦公用品申領單,經部門經理根據預算審核簽字后,直接到物資采購中心領取。
7 .采購中心應將辦公用品申領單留存并妥善保管。
8 .超預算的辦公用品費用需報總經理審批。
9 .公司辦公用品由物資部定期購置,庫存物品要數量合理,節約費用。
10 .辦公用品出庫一律填寫'辦公用品出庫單',領用人填明所需品種、數量后,由部門負責人簽字,按出庫單出庫。
11 .每月底保管員向集團公司辦公室提交公司辦公用品庫各部門的領用表。
12 .每月核算結果,如辦公用品領用超過部門額定費用指標,且超出預算部分未經總經理審批通過,經保管員與部門負責人核對后,對超額領用部門人員的給超出部分的5倍罰款
13 .不得將公司辦公用品擅自轉讓他人,禁止任何人侵占公物,發現故意損壞或非正常耗用公司用品的,按制度規定追究當事人責任。
14 .公司員工離職時,須如數退還辦公用品(易耗品除外),遺失按公司規定賠償,否則,不予辦理離職手續。
辦公用品管理制度15
為建設節約型機關,進一步規范辦公用品采購、使用、管理,制定本制度。
一、日常辦公用品的購置,由辦公室內務人員負責。采購根據工作需求向分管副秘書長報請填寫購置計劃表,單項費用超過300元或每月合計費用超過1000元的,報秘書長同意后執行。購置辦公用品,內務人員要將時間、商品名稱、數量、單價、金額等項目詳細記載,和財政公開招標確定的供應商做好按月結算工作。單位支出完成后,當年采購辦公用品費用總額表要和逐日領取簽字明細表一同裝訂,合并歸檔。
二、領取辦公用品要嚴格履行簽字手續并在公告欄公示,辦公室內務人員具體承辦辦公用品的.領取登記。
三、市政協領導、辦公室、各委專項設備(如電腦、傳真機、打印機、計算機)的購置,按照《政協高平市委員會辦公室固定資產管理制度》執行。維修、更新配件應報告辦公室,經秘書長同意,安排專人到指定地點維修和更換,并由使用人在明細表上簽字。未經批準或當事人未在明細表上簽字以及自行聯系購置或維修配件的,不予報銷。
四、各類會標、牌匾、條幅、標語、證件等用品的制作,本著優質、節儉、實用的原則,由辦公室內務和各委(室)負責人,按照制作要求,同承制方共同談妥價格后進行制作。各委(室)把關負責,承辦人要在制作明細表上簽字,一式兩份,一份在公告欄公示后由內務人員留存,一份附在報銷憑證后作報銷用。
五、機關日常公文、文書材料的打印、復印工作,當自印無法滿足需要時要到市財政公開招標確定的承印單位印制。印制時要履行簽字手續,每月結算一次。
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