辦公用品管理制度匯總[15篇]
隨著社會一步步向前發展,制度的使用頻率呈上升趨勢,制度是在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規范。那么相關的制度到底是怎么制定的呢?下面是小編為大家整理的辦公用品管理制度,歡迎閱讀與收藏。
辦公用品管理制度1
1目的
為加強公司辦公用品的管理,做到合理配置、科學使用,使辦公用品管理制度化、規范化,特制定本規定。
2適用范圍及分類
2.1本規定適用于公司使用辦公用品的所有部門和個人。
2.2本規定中的辦公用品分為兩類:
2.2.1辦公耗材:辦公使用的各類消耗用品,如文具、辦公用紙、電腦耗材等。
2.2.2辦公器材:未達到固定資產標準的辦公家具和辦公電子產品等。
3職責
綜合管理部是歸口管理部門,負責辦公用品的采購、調劑并建立公司辦公器材總賬和標識卡,對使用情況監督檢查以及報廢后的處理。
4采購與配置
4.1辦公用品采購應按照公司資金業務審批權限的.規定進行采購。
4.2辦公耗材采購
公司每月辦公耗材的日常采購,由綜合管理部按照采購計劃進行。各部門臨時需要的辦公耗材,由各部門自行采購。
4.3辦公器材采購
4.3.1各部門需要添置辦公器材,由本部門按照要求填寫《辦公器材申請表》(見附件1)經部門領導簽署意見后提交綜合管理部審核。經審核確實需要添置,由綜合管理部予以內部調劑,無可調劑的報公司領導批準后方可采購。
4.3.2辦公器材的采購,歸口部門應按照公司《物資采購(發包)管理辦法》的管理規定執行。
4.3.3綜合管理部對新采購的辦公器材進行驗收,建賬后移交需求部門使用。
4.3.4辦公器材安裝中所涉及的強電、弱電、電話、網絡等,由綜合管理部統一協調。
5辦公器材管理
5.1日常維護
5.1.1綜合管理部負責對辦公器材建立統一編號,圖例見附件2(例如:桌子001),并建立臺賬進行管理(見附件3)。
5.1.2辦公器材使用過程中,日常維修由使用部門自行維修。若無法自行維修時,應通知廠商現場處理。
5.2綜合管理部每季度對各部門辦公器材使用狀況進行檢查,保證辦公器材完好。
5.3使用者跨部門調動、因編制原因、離退人員,其辦公器材留在原部門由綜合管理部封存。任何部門和個人不得拒絕、私自轉讓、自行調入、調出、互換,留用。對長期不投入使用或使用率極低的辦公器材,綜合管理部予以收回。
5.4辦公器材采取“誰使用,誰保管,誰損壞,誰賠償”的原則,使用部門和使用者具有保管和維護責任,不得丟失、損壞和挪作他用。因個人原因造成辦公器材損壞的,責任人要承擔相應的損失。
5.5報廢處理
5.5.1辦公器材確因自然損壞或因使用時間過長而無法修復,使用部門及時提出報廢申請,經綜合管理部確認,報公司領導批準后予以報廢處理。
5.5.2任何部門和個人不得以各種理由和名義將本單位和個人使用的辦公器材私自報廢、轉讓或變賣等自行處理。已批準報廢的辦公器材,由綜合管理部統一辦理帳、卡注銷手續并回收處理。
附件
附件1辦公器材購置申請表
附件2辦公器材管理臺賬
附則
本規定由綜合管理部提出,授權綜合管理部對本規定進行解釋。
本規定于_______年_____月_____日發布,自_______年_____月_____日起施行。
辦公用品管理制度2
為合理有效地使用辦公用品,控制辦公費用,持制定管理處辦公用品管理規定。
一、此處辦公用品系指價值在200元以下易耗品,辦理公務所需的文具類及其他用品。
二、各部門每月底根據各自部門使用狀況上報辦公用品計劃,由綜合管理部文員統一匯總報公司。
三、綜合管理部文員負責辦公用品的領用登記。
四、員工領用辦公用品須填寫《材料領用單》,經部門負責人簽字后,在綜合管理部領取。
五、任何部門或個人不得擅自購買辦公用品,否則綜合管理部不予登記,財務部不予報銷。
六、下列物品限量領用:
1、計算器:限財務人員和主任領用;
2、筆記本領用:領用須注明用途;
3、圓球筆、鉛筆:每人每月限領壹支;
4、涂改液:僅限財務和綜合部各壹支。
辦公用品管理制度3
為加強辦公用品管理,節約成本,提高效率,規范流程,明確責任,倡導健康優質、綠色環保、勤儉節約的現代辦公方式,特制定本制度:
一、辦公用品統一由辦公室負責管理,實行統一采購、統一發放,在厲行節約的前提下,保證辦公所需。
二、辦公室在購買日常辦公用品時,要認真執行有關財務規定,由分管領導批準后方可購買,購買大宗辦公用品須經單位主要領導批準,對購進的辦公用品要認真檢查驗收、及時登記。
三、各科室根據本科室對辦公用品的'需求,按實際需要填寫《辦公用品購置審批單》,報局辦公室,經分管領導審批后方可購買。
四、所有工作人員平時不得自行在外購置辦公用品,因出差確需購買時,原始發票要據實填寫,并附原始購物交款憑證,返回單位后,按程序經領導審簽后予以報銷。未經領導批準擅自購買或原始發票填寫不完整的,不予報銷。
五、各科室要加強對辦公設施和辦公用品的管理,避免損壞和流失。
辦公用品管理制度4
第一章總則
第一條 為加強學校采購管理,規范采購行為,根據《中華人民共和國政府采購法》、《中華人民共和國招標投標法》、《中華人民共和國政府采購法實施條例》、《政府采購貨物和服務招標投標管理辦法》、《教育部政府采購管理暫行辦法》、《湖南省政府采購非招標采購方式管理辦法實施細則》、《湖南省電子賣場管理辦法》等有關法律法規,結合我校實際情況,制定本辦法。
第二條 本辦法所稱采購是指以合同方式有償取得貨物、工程和服務的行為,包括購買、租賃、委托、雇用等。凡學校進行的采購活動,均適用本辦法。
第三條 采購項目須由項目所在部門提出申請,經職能管理部門審核立項并經計劃財務處核準經費來源和采購指標后方可實施。
第四條 本辦法所指項目所在部門為采購項目需求單位(或資產使用部門)。職能管理部門為采購項目歸口管理部門,歸口管理范圍按部門職能劃分。
第五條 學校采購工作應當遵循公開、公平、公正和誠實信用原則。
第六條 學校采購原則上應采購本國貨物、工程和服務,如確因特殊原因需進口采購的,須由學校組織專家論證并經上級主管部門審核通過后方可實施。
第二章采購組織形式及限額標準
第七條 學校采購的組織形式分為政府集中采購、政府組建的網上電子賣場采購。
第八條 凡納入郴州市政府集中采購目錄和限額標準以上的采購項目,均應按政府集中采購辦法實行政府集中采購。
第九條 采購限額標準以下的貨物、服務和工程,原則上應通過電子賣場進行。年度同類項目采購預算總額在人民幣3萬元(含)以上,限額以下,由采購小組實行競價采購。在一個財政年度內,未經批準,采購部門不得隨意將一個預算項目下的同一品目或者類別的貨物、服務、工程采購以化整為零方式拆分規避相關政府采購方式。
第十條 國家及省市對采購招標項目適用范圍及標準另有規定的,從其規定。
第三章采購方式
第十一條 政府集中采購項目的采購方式按照郴州市政府集中采購管理辦法執行。
第十二條 限額以下采購項目的采購方式按照電子賣場采購管理辦法執行。
第四章組織機構及職責
第十三條 學校成立郴州職業技術學院采購工作領導小組,全面負責學校的采購招投標工作。采購工作領導小組組長由分管財務工作的校領導擔任,成員由計財處、審計室、總務處、實訓中心等職能部門的主要負責人組成。
采購工作領導小組職責:
(一)全面負責組織學校的采購招標工作;
(二)貫徹落實國家采購與招標的法規、政策;
(三)擬定學校采購招標管理辦法和相關規章制度提交學校審定;
(四)討論、決定學校采購招標工作中遇到的重大問題;
(五)審定學校“采購評標專家庫”;
(六)審批特殊情況的招標項目。
第十四條 學校成立校采購辦,設在計財處,是采購工作領導小組的常設辦事機構。負責學校集中采購項目相關事宜,主要職責:
(一)貫徹采購工作的法律法規和方針政策,擬訂學校有關采購工作的規章制度;
(二)負責編報學校年度采購預算;按需組織學校集中采購項目評審工作;
(三)會同相關部門擬訂學校采購專家庫建議人員名單;
(四)負責與政府采購主管部門的溝通與協調,報送有關采購項目資料;
(五)受理采購申請,審核采購項目的相關資料,確定評標辦法或談判原則,確定采購組織形式和采購方式;
(六)負責采購合同的管理;
(七)參與采購項目的驗收工作;
(八)完成領導小組交辦的其他工作。
第十五條 校采購辦下設教學實訓設備、基建工程、后勤與保障、信息技術、教材、圖書六個招標采購工作組,招標采購工作組組長分別由實訓中心、基建辦、總務處、信息中心、教務處、圖書館部門主要負責人擔任,成員由相應職能部門負責人組成。各招標采購工作組實行項目負責制,由各招標采購工作組負責人對采購過程負責。其主要職責有:
(一)負責學校集中采購項目的采購組織,指定人員組成采購小組;
(二)負責組織開標;
(三)會同相關部門抽選評標(或談判)專家,組成評標委員會(或談判小組);
(四)負責與政府采購執行部門及招標代理機構的溝通與協調;
(五)負責采購文件資料的整理和歸檔立卷。
第十六條 采購小組主要職責:
(一)編制學校集中采購招標(談判、采購)文件;
(二)負責學校集中采購項目的采購執行工作;
(三)負責學校集中采購項目的相關備案工作;
(四)組織采購項目的驗收工作。
第十七條 學校集中采購各管理部門審核歸口范圍劃分如下:
(一)實訓中心:儀器設備及維保(含新建項目中可獨立拆分的設備)、實驗材料、計算機成品軟件、家具、其它貨物等;
(二)基建辦:新建工程項目的咨詢、勘察、設計、監理、施工等;
(三)總務處:辦公用品、辦公耗材的采購、水、電、氣的供用、維保、維修改造工程,消防、安防工程,室內外維修改造工程,綠化工程,房屋租賃及物業服務等;
(四)信息中心:計算機軟件開發、信息資源開發、信息技術咨詢與設計服務、信息化運維、網絡工程等;
(五)圖書館:各類圖書、期刊、電子出版物等及相關服務;
(六)教務處:教材出版、學生教材供應等;
(七)其它項目管理部門:負責項目參考活動管理業務歸口范圍確定,未明確歸口范圍的`項目由財務與后勤資產管理處負責審核。
各部門根據財務預算或專項資金安排及工作急需提出采購計劃,按上述管理部門審核歸口范圍劃分職責審核后,送業務分管領導審核提出意見,報校長審批。以上采購計劃如果屬于預算外的三重一大事項,則由校長提交黨委會審定。
以上業務歸口范圍有調整的,按調整后的文件執行。
第十八條 項目所在部門的主要職責:
(一)提出采購項目的立項申請,說明采購必要性、可行性等;
(二)提出采購申請,申報采購預算;
(三)參加(見證)評標(談判、報價)活動;
(四)負責部門自行采購項目的組織和實施(含辦理電子賣場采購手續)。
第五章采購預算和計劃管理
第十九條 采購實行預算控制,每年初根據學校財務預算上報要求,各部門集中報送本年度的采購預算(草案)。計財處匯總后報學校審定并報送市財政備案。需要進行價格評審的,先由學校采購辦組織評審,再報學校審定。遇特別緊急情況或上級安排的專項資金可另行報送采購計劃交校采購辦,校采購辦審核后報分管領導和校長審批。屬于“三重一大”事項及時提交黨委審定。
第二十條 學校采購實行計劃管理,各部門(二級學院)根據預算和專項資金安排來申報采購計劃,先送歸口職能部門審核,10萬元以上的項目,由審計室初審后送工程造價評審專業機構評審或郴州市財政投資評審中心評審,評審后再按程序辦理采購手續審批。
第二十一條 采購計劃經審定后送校采購辦,由校采購辦委托交辦給采購小組,采購小組依照法規或學校制度的相關規定承辦采購事項。
第六章采購程序
第二十二條 采購招標代理公司代理的選擇。先由校采購辦從社會上優選不少于五家符合資質的招標公司作為學校公開招標的候選公司,公司應書面向學校承諾依法依規開展招標代理工作,如有違法違規經校采購辦查實的5年內不能進入學校候選公司名單。每次辦理政府采購時,先由校采購辦、采購小組負責人和學校監察室共同采取隨機抽簽的方法決定承辦的招標代理公司。然后由采購小組代表學校委托招標代理公司依法開展相關采購代理工作,采購小組配合招標代理的有關工作,監察室參與監督。
第二十三條 3萬以上采購項目,應當遵循下列程序:
(一)項目所在部門向校采購辦提出書面申請。書面申請應包括以下材料:
采購立項的論證與審批意見;
項目經費預算安排及采購指標的審批意見;
采購項目的技術要求或規范。
(二)校采購辦根據本辦法第二章、第三章相關規定確定采購項目的組織形式和采購方式。
(三)采購項目達到規定公開招標限額的,由校采購辦按規定組織項目評審及預算評審工作。
(四)校采購辦按需組織討論采購項目的技術指標要求、評標辦法或談判原則,項目所在部門協助采購小組完成招標(或談判)文件的編制工作。
(五)各采購小組按照相關規定組織項目開(評)標或談判工作;
(六)領導小組對項目進行決標。
第七章合同、驗收及支付
第二十四條 采購合同應嚴格遵照《合同法》及學校相關管理規定。
第二十五條 采購人應當代表學校自發出中標(成交)通知書三十日內與中標人或成交供應商按照平等、自愿的原則簽訂采購合同,明確雙方的權利和義務。
第二十六條 簽訂合同時,雙方均不得提出采購文件以外的要求,不得對采購文件實質性要求進行修改,不得變更中標(成交)通知書規定的金額。
第二十七條 采購合同依法簽訂后,合同雙方當事人均應按照合同約定履行各自的義務,并不得擅自變更、中止或者終止合同。
工程項目實施中如需變更工程量,應先報告學校審批,不得先施工后報批。
第二十八條 電子賣場專用合同實行分級授權代表學校簽訂。合同總金額在5000元及以下的,由采購所在部門負責人簽字;5000元至5萬的由采購小組所在部門的分管校領導簽字,5萬及以上的報校長授權簽字。校辦憑以上簽字加蓋學校公章。
第二十九條 采購項目實施完成后須按采購合同的約定和采購項目驗收工作相關規定進行項目驗收,并由項目所在部門按規定辦理固定資產入庫手續。
第三十條 采購項目一般應在項目驗收后付款,合同中另有約定的除外。項目所在部門負責協助辦理采購項目款項的支付手續,中標單位憑發票、合同、項目預算申報審批表、驗收報告(單)、固定資產入庫單等材料,按照學校財務報銷相關規定,提交計劃財務處辦理支付結算手續。工程項目涉及決算審計的,遵照學校財務、審計相關制度執行。
第八章監督檢查
第三十一條 學校紀檢監察室對采購活動和參與采購的相關人員進行監督,任何單位和個人對采購中的違規違紀行為,有權向學校紀檢監察部門舉報。
第三十二條 在采購活動中,供應商認為采購人員及相關人員與其他供應商有利害關系的,可以向采購人或采購代理機構書面提出回避申請,并說明理由。采購人或者采購代理機構應當及時詢問被申請回避人員,有利害關系的被申請回避人員應當回避。
第三十三條 參與采購的相關人員,必須嚴格遵守《政府采購法》、《招標投標法》等相關法律、法規,認真組織實施采購活動,任何部門不得將依本辦法必須進行集中采購的項目化整為零或者以其他任何方式規避集中采購。
第三十四條 采購活動中如出現違紀違規行為的,按照有關規定追究責任,涉嫌違法犯罪的將移送司法機關追究刑事責任。
第三十五條 上級政策對采購做出調整時,按調整后的規定執行。由校采購辦及時通知各采購工作組和校內各部門。
辦公用品管理制度5
第一條為更好的控制辦公消耗成本,規范集團總部辦公用品的發放、領用和管理工作,特制定本規定。
第二條耐用辦公用品的領用:
1、耐用辦公用品包括:電話、計算器、訂書機、文件欄、文件夾、筆筒、打孔機、剪刀、戒紙刀、直尺、起釘器。
2、耐用辦公用品已于員工入職時按標準發放,原則上不再增補,若破損、殘舊需更換的必須以舊換新。
第三條易耗辦公用品的領用:
1、易耗辦公用品分為兩部分:部門所需用品和個人所需用品。
2、部門所需用品包括:傳真紙、復(寫)印紙、打印紙、墨盒、碳粉、硒鼓、光盤、墨水、裝訂夾、白板筆。
3、個人所需用品包括:簽字筆(芯)、圓珠筆(芯)、鉛筆、筆記本、雙面膠、透明膠、膠水、釘書針、回形針、橡皮擦、涂改液、信箋紙。
4、部門常用易耗辦公用品月用量標準見附表。此標準為暫定數,可依據每月平均用量進行合理調整。
5、每月24日前,由各部門將次月《申購單》填好(常用易耗辦公用品不得超過每月用量標準),經部門經理初核,總經理或副總經理復核,人力資源中心總監批準后交采購部統一采購。
6、發放時間:每月15號(如遇假期,順延)。其余時間一般不予辦理辦公用品的領用手續。
7、領用方法:由各部門按發放日期統一到辦公用品倉申領簽字,若部門領用超出需求計劃的,須經綜合部長批準后方可發放。
8、部分辦公用品(油性筆、水彩筆、簽字筆、白板筆、圓珠筆芯、圓珠筆、涂改液、各種電腦墨盒)實行以舊換新原則,傳真紙領用時須以中間紙交換。
9、電腦耗材品(鼠標、墨盒、打印墨水碳粉、硒鼓等)由總經理批準,綜合部長審核后方可領用,申領時須依舊換新。
10、本著節約與自愿的原則,可不領用或少領用的應盡量不領用或少領用。綜合部對于
節儉成效突出的員工,公司將予以表揚。
第四條:未列入耐用及易耗辦公用品的其它物品的申領,按公司相關制度執行。
第五條:本規定自簽發之日起執行,以往如有與此制度相抵觸者,以此為準。
附件:1、常用易耗辦公用品月用量標準
2、《部門辦公用品需求計劃表》
附件1:常用易耗辦公用品月用量標準
第一條本制度所稱辦公文具分為消耗品,管理消耗品及管理品三種.
1.消耗品:鉛筆,刀片,膠水,膠帶,大頭針,圖釘,筆記本,復寫紙,卷宗,標簽,便條紙,信紙,橡皮擦,夾子等.
2.管理消耗品:簽字筆,熒光筆,修正液,電池,直線紙等.
3.管理品:剪刀,美工刀,釘書機,打孔機,鋼筆,打碼機,姓名章,日期章,日期戳,計算機,印泥等.
第二條文具用品分為個人領用與部門領用兩種.個人領用指個人使用保管的`用品,如圓珠筆,橡皮擦,直尺等.部門領用指本部門共同使用的用品,如打孔機,釘書
第三條消耗品可依據歷史記錄(如以過去半年耗用平均數),經驗法則(估計消耗時間)設定領用管理基準(如圓珠筆每月每人發放一支),并可隨部門或人員的工作狀況調整發放時間.
第四條消耗品應限定人員使用,自第三次發放起,必須以舊品替換新品,但純消耗品(如打印紙)不在此限.
第五條管理品移交時如有故障或損壞,應以舊換新,如遺失應由個人或部門賠償,自購.
第六條辦公用品的申請應于每月25日由各部門提出
第七條辦公用品嚴禁帶回家私用.
第八條辦公用品一般由管理部向批發商采購,其中必需品,采購不易或耗用量大的物品,應酌量庫存,管理部無法采購的特殊辦公用品,可以經管理部同意并授權各部門自行采購.
第九條新進人員到職時由各部門提出辦公用品申請單向綜合管理部領取辦公用品,人員離職時,應將剩余用品一并交回綜合管理部。
辦公用品管理制度6
近年來,高校辦學的規模和層次不斷在提高,相應地高校辦公用品的數量和種類也日趨擴大,成為學校資產的一部分。以一個中等規模的文科院校為例,每年用于辦公用品購置的費用近千萬元。在辦公用品中,除了單位價值比較高的固定資產以外,更常見的辦公用品,如辦公文具、打印紙、U盤、錄音筆、掃描儀、碎紙機、硒鼓等,具有種類多、單價相對較低、需求數量大、購置分散且頻繁等特點。目前高校對這類辦公用品大多采用各部門“自用自購、以報列支”的模式,財務部門僅對經費總額進行控制,尚存在管理空白。為此,我們采用向相關人員發放問卷的調查方法,了解辦公用品管理的實際情況,并據此提出相關改進建議,以促進完善高校辦公用品的管理水平。
一、研究設計
1.問卷設計。本研究主要通過發放調查問卷的方式來收集相關信息,并利用MS Excel對調查數據進行分析。問卷由三部分組成:一是被調查者背景信息;二是辦公用品采購與付款流程,涉及請購、具體采購、驗收與付款等環節;三是辦公用品使用及保管,涉及領用手續、保管與盤點。
從內部控制角度將問卷內容歸類,辦公用品采購與付款流程調查主要側重于職責分工、信息傳遞程序控制和實物控制;日常使用及保管主要側重于職責分工、實物控制。
2.調查方法。我們選取了上海某高校為本次問卷調查單位。為了保證一定的廣泛性,調查范圍為該校所有院系、機關和教輔部門,分別向部門領導、辦公室主任、辦公室工作人員等各類教職員工發放了問卷。本次調查共發放問卷107份,回收71份,總回收率為66.4%。通過對回收的問卷進行檢查和審核,最終得到有效問卷69份。有效問卷分別占回收問卷和發放問卷總數的97.2%和64.5%。
二、調查結果與分析
(一)辦公用品管理制度
根據被調查者所在部門的性質,分類匯總結果如下:院系(有書面管理辦法占52.63%,有口頭管理辦法占36.84%,無管理辦法占10.53%);機關、教輔部門(4.08%,73.47%,22.45%);合計(17.65%,63.24%,19.12%)。可以看出,該校的院系、機關和教輔部門大部分制定了辦公用品管理辦法(占比80.89%),但以書面形式制定管理辦法的只有17.65%,其規范性和完善性還有待進一步改善。
(二)采購與付款流程
1.請購環節。請購是采購與付款流程的起點,涉及的風險點主要有:只有得到授權的人才能提出采購申請;提出采購申請與批準采購申請相互獨立,以加強對采購的控制;批準請購與采購相互獨立,以防止采購時購入過量或不必要的用品。針對以上風險點,調查問卷相應設計了3個問題。將調查結果按被調查者所在部門性質統計的結果表明,有三分之一制定了書面采購計劃,其中院系制定書面計劃的比例為50%,遠高于機關和教輔部門的26.5%,這主要與院系對辦公用品的需求量較大有關。在采購方式上,選擇全部由辦公室集中采購的占62%,與預期基本相符。問卷還對采購渠道進行了調查,網絡采購(55.22%)和電話采購(23.88%)成為辦公用品采購的主流方式,傳統的現場采購比例則較低。相應地,采購源也多來自史泰博、京東商城、1號店等電子商務網站,另有部分來自校內教育服務中心及校外周邊超市。在請購審批中,近九成的被調查者都選擇了有審批環節,但能夠做到有書面請購單的只有一成,絕大多數為口頭匯報。
2.采購環節。包括詢價、訂貨、簽訂合同等環節,涉及的風險點集中在職責分工上,即詢價、采購審批、合同簽訂相互獨立,防止虛列支出。統計顯示,近八成的被調查者在辦公用品采購中都有向2家以上供應商進行詢價談判的做法。但在確定供應商環節,院系與機關、教輔部門超過半數都是由詢價人員自己確定供應商,未能較好地執行詢價與確定供應商職責分離。采購訂立合同的比例為41.63%。整體來看,院系在具體采購環節的表現要優于機關、教輔部門。
3.驗收付款環節。驗收付款環節的風險點主要有:實物控制,對實際收到的商品進行驗收;職責分離,采購與驗收相互獨立,確保實際收到的商品符合訂購要求;信息傳遞控制,對付款進行審核。調查結果按被調查者所在部門性質進行統計,被調查者對實際收到的商品均有驗收行為,但留有書面驗收記錄的比例只有30.77%。且驗收人員九成以上為采購人員,在不相容職責方面未得到有效分離。付款環節能夠做到審核后付款的比例達到52.38%。院系在付款環節的規范性要優于機關、教輔部門,審核后付款的比例達到了75%,而機關、教輔部門只有44.68%。
(三)領用與保管
辦公用品驗收入庫的風險點主要涉及:職責分工,保管與記錄相互獨立,防止篡改記錄、財產流失;授權程序,領用須經過批準,防止多領或被盜;信息傳遞控制,設置臺賬對進貨、領用、結存情況及時反映;實物控制,定期盤點,將賬面結存數與實際庫存數核對,做到賬實相符。調查結果表明,在領用手續上,只有不到7%的被調查者通過填寫書面領用單,經批準后領用;超過一半的被調查者可以無須批準隨時領用辦公用品,這表明在授權程序上還有很大的改善空間。信息傳遞控制上,無登記簿的比例占了將近50%,規范性做得不夠好。院系設立臺賬要比機關、教輔部門規范,調查顯示其有進貨、領用情況登記簿的比例達到了53%,而機關和教輔部門只有19%。在部門設立臺賬的調查中,由保管人員登記臺賬的比例達到了85.29%,在院系中,這一比例更是達到了百分之百,這說明對辦公用品保管與臺賬記錄職責相互獨立的重視程度還有待提高。在實物控制上,有定期或不定期盤點的比例占75%,院系在實物控制中的表現好于機關、教輔部門。
三、管理建議
(一)加強制度建設,規范管理流程
健全的制度是規范管理的基礎。但不少人認為,辦公用品單價不高、較為零散,加強辦公用品的管理顯得小題大做。這種認識存在著誤區,辦公用品雖然零碎,如得不到妥善管理,滋生的.浪費、舞弊日積月累也將對學校的財務管理帶來很大的負面影響。
加強辦公用品管理制度的建設,首先要明確管理的目標。辦公用品的管理應以服務高校事業為宗旨,以勤儉節約、防范舞弊為目標。勤儉節約杜絕浪費,就要在制訂計劃時詳細分析庫存的現狀、采購的性價比,避免盲目采購;防范舞弊就要求對辦公用品管理的各個環節考慮風險點,設置控制程序。其次要注重制度的全面性。辦公用品管理制度應當包括對制定計劃、采購方案、驗收入庫、領用授權、日常保管、內部監督等全過程的管理,以上程序缺一不可。制度設置后,可通過內部審計部門實施“穿行測試”來審驗制度是否健全以及可執行能力。最后要注重制度的可操作性。要結合高校的實際情況,具體問題具體分析,制定科學規范、操作性強的制度。內部控制的設置會帶來管理成本的上升,因此也應考慮如何避免繁瑣,做到簡明實用,方便相關人員遵照執行。
(二)加強采購與付款環節的管理
請購環節調查顯示,僅三分之一的院系、機關和教輔部門制定了辦公用品書面采購計劃;僅10%的院系、機關和教輔部門對辦公用品采購設置了書面請購單。本文認為,高校的院系、機關和教輔部門在辦公用品采購中有必要對大額、集中的采購制定書面采購計劃,并在預算申報中體現,杜絕盲目、隨意性采購。同時應設置書面請購單,明確在請購中的審批權限、手續,建立有關流程。
采購實施環節目前主要存在的問題:由詢價人員自己確定供應商。詢價與確定供應商屬不相容職務,由同一人擔任,可能產生舞弊風險。本文認為,高校的院系、機關和教輔部門在辦公用品具體采購中應至少保證兩人以上參與,對詢價與確定供應商、采購與訂立合同等環節做到職責分離、相互制約。
驗收付款環節主要存在的問題:由采購人員負責驗收,缺乏書面驗收記錄。采購與驗收由同一人員擔任無法做到職責分離,可能出現采購人員與供應商不正當交易、供應商提供劣質產品、“以次充好”等現象。本文認為,高校的院系、機關和教輔部門應設置專門的驗收人員,與采購人員相分離,并對驗收情況做好書面記錄。
(三)加強領用與保管環節的管理
日常管理環節包括物品領用、保管兩個方面。從調查結果來看,在領用與保管環節中主要存在的問題為:領用審批形同虛設、無有關資產臺賬、忽略盤點等。在辦公用品的領用、保管環節中,首先,應完善領用審批手續。高校可結合實情,設置統一的領用單據,領用者憑授權人簽字授權的領用單,向保管人員領用,防止領用中的鋪張浪費等。其次,應建立辦公用品臺賬,對辦公用品的進貨、領用、報廢、維修情況均應記錄。調查顯示,有的院系、部門雖然設立了領用登記簿,但僅對領用情況進行記錄,無進貨等記錄,信息不完整,直接影響對結存數的管理。最后,應加強辦公用品的盤點工作,定期盤點,將賬面結存數與實際庫存數核對,做到賬實相符,保障資產的安全性。
辦公用品的管理是高校財務、資產管理的重要組成部分。一葉知秋,一個學校辦公用品的管理水平,顯示著學校的整體管理水平。只有不斷探索、總結經驗,才能進一步規范高校的辦公用品管理,從而為高校事業發展提供堅實的后盾。
辦公用品管理制度7
日常辦公用品管理制度的重要性主要體現在以下幾點:
1、資源優化:通過合理規劃和有效管理,避免資源的過度消耗,降低運營成本。
2、工作效率:確保員工能及時獲取所需用品,提高工作質量和效率。
3、控制開支:防止濫用和盜用,維護公司的財務健康。
4、規范行為:建立良好的'工作秩序,培養員工的責任感和節約意識。
5、風險防范:通過審計和監督,預防潛在的舞弊和不合規行為。
辦公用品管理制度8
一、辦公用品的使用和購置:
1、公司辦公用品的采購、存儲、發放由綜合辦負責,發放后的辦公用品的保管由領用人負責。員工由于工作原因需要購置特殊的辦公用品,可填寫申請購物單,經行政部主管審批后,由專管人員制定購置計劃,統一購買;
2、新入職員工,因工作需要可以領用以下辦公用品(根據實際需要選用部分用品):
訂書器及配套釘一套、簽字筆一支、文件袋一個、膠帶座及透明膠一套、曲別針筒一個、涂改帶一個、膠棒一個、筆筒一個、剪刀一把、紙簍一個、文件座一個、口曲紙一張、插座一個、橡皮一塊、筆記本一本、鉛筆刀一個、鉛筆一支、磁盤一張。總價值約合人民幣100元。
3、使用辦公用品時,應厲行節約,杜絕浪費
4、員工離職后除消耗性用品外,其余物品交回綜合辦。辦公用品丟失及人為造成損壞,需要按照原價值的100%予以賠償。正常使用損耗,以舊換新。
5、公司各部門按需領用辦公用品。員工由于工作原因需要購置特殊的辦公用品可填寫《辦公用品申領單》,經行政部主管審批后,由專管人員制定購置計劃,統一購買,予以發放。以下辦公用品做特殊規定:
(1)名片夾、名片盒、計算器、磁盤盒由部門經理領用,并負責保管;
(2)電池以舊換新,磁盤應節約使用。
(3)辦公設備所用硒骨、墨盒、粉盒以及各種規格的`復印紙由前臺秘書負責統一領出。
6、綜合辦于每月31日統計本月公司及部門辦公用品耗存和領用情況。
7、本規定自批準至日期執行。
二、辦公設備管理
1、公司所有辦公設備應嚴格按操作規程使用,發生故障時應及時通知專業維修人員修理,除簡單故障外,不得自行拆卸修理。
2、辦公設備只供業務需要使用,因私不得使用,禁止公司以外人員使用,特殊情況需經經理批準。
3、所有辦公設備由行政部門負責維修保養,需要請人維修時,必須書面報告行政主管,審批后執行。
4、下班后,最后操作電腦的人員應負責關閉電腦,切斷電源,最后離開辦公室的員工應負責關閉共用辦公設備,切斷電源,并負責將傳真機轉化到自動接檔。
辦公用品管理制度9
辦公用品管理制度的重要性在于:
1、成本控制:通過規范管理,降低不必要的支出,提高財務效率。
2、效率提升:有序的流程能減少尋找和等待時間,提高員工的工作效率。
3、員工滿意度:公平的分配和良好的使用環境有助于提升員工滿意度。
4、企業形象:整潔的辦公環境和高效的`運作模式展示企業的專業性和管理水平。
辦公用品管理制度10
為加強管理,減少費用支出,提高辦公用品的利用率。特制定以下管理辦法:
1.確定各處、機關辦事人員需配備的'各種辦公用品,桌、椅、柜,落實到人頭,設使用年度卡,達到管用一條線,做到三清(領導清楚,管理人員清楚,使用人員清楚)
2.愛護公物,辦公人員要做到使用好,保管好,辦公用品,在使用中,做到勤檢、勤修,如個別不能修理,急時上報到管理部門進行維修報。
3.公共財物,任何人不得轉借,轉給他人,調出人員 必須上報校管理人員,收回或調整,不得個人帶走,校內調動,可根據實際工作需要,上報校管理人員經領導同意方可帶走。
4.開學初,一次配齊辦公用品,定為文銷發放日,指定專人領取,不對其他人員。文銷用品按指標配備,嚴格控制超支。
5.領取各種物品,不得隨意入庫內,遵守管理制度。
6.管理人員帳、物、票相符,日清、月結、采購貨物不壓支票,當日取出,當日返回,做到不拖,不欠。
6.對自己所配備的桌、椅、柜如有意損壞者,按原價的百分之百賠償。
辦公用品管理制度11
為規范辦公用品的統一購買、保管、領用、登記管理,特制定本制度。
一、大宗日常辦公用品,根據實際情況,由學校后勤服務部擬制購買計劃,學校校長簽字后,再由專人按規定程序統一購買;零星臨時急需辦公用品由學校后勤總務處負責統一購置。非日常辦公用品或價值較大的辦公用品,由學校行政會討論后制定購置計劃,校長簽字后,再由專門的采購小組按規定程序購買。
二、辦公用品購買后,學校保管人員負責辦公用品的驗貨、保管,同時按類別建立入庫臺帳;納入固定資產管理的同時建立固定資產登記卡。
三、辦公用品的發放,必須嚴格控制并建立發放登記臺帳;辦公用品的.領用,必須嚴格控制并履行簽字手續。
四、工會于每期末協同學校總務處對辦公用品進行盤點、對教師領用的辦公用品進行統計,核算費用后,予以公布。
五、辦公用品只能用于辦公,不得移作他用或私用。
六、所有人員對辦公用品必須厲行節約,杜絕浪費,努力降低消耗、費用。
七、所有人員對辦公用品必須愛護,一經發現人為損壞現象,則必須照價賠償。
辦公用品管理制度12
為更好的控制辦公用品消耗成本和配置成本,規范公司辦公用品的發放、領用和管理工作,特制定辦公用品領用管理制度,自20xx年5月1日起生效:
一、辦公用品的分類及領用范圍
1、辦公用品的分類
公司給員工個人配置的電腦、辦公桌椅、電話機和員工日常工作所需的紙、筆、計算器等辦公文具。公司給部門配置的文件柜、傳真機、打印機、掃描儀等。公司公用的辦公設備,如公共區域的傳真機、打印機、復印機等。公司為全體員工購置的書籍、雜志和報刊。
2、領用范圍
員工日常工作所需領用:筆、計算器、筆筒、文件夾、文件欄、剪刀、美工刀、夾子、訂書機、起釘器、膠帶、膠水、涂改液、筆記本、環形針、大頭針、橡皮、復寫紙等。財務崗位員工可根據工作需要領用專用:帳簿、憑證、單據等。
以上常用辦公用品領用清單由綜合部根據庫存情況、貨品成本及公司辦公調備等因素整理成表格(含貨品類型、名稱、型號、成本價、銷售人氣等)報總經理審批,審批通過后,則公司辦公用品領用不能超出此表單。特殊情況經由總經理審批后方可執行。
第二條辦公用品的申購
1、公司各部門在每月20日之前日進行申購,并將《辦公用品申購表》(附表1),報綜合管理部相關負責人處。
2、各部門申購辦公用品時,需要部門負責人及相關分管領導進行簽字。
3、新入職員工,在入職當天發放配套的辦公用品,如在入職后一個月內辭職,必須將領取的辦公用品全部退回。
4、新入職人員,辦公室發放的配套辦公用品包括:中性筆、筆記本、文件夾等常用物品。
5、公司各部門所需的辦公用品統一由綜合管理部采購,私自購買不予報銷。
第三條辦公用品的采購
1、公司綜合管理部根據費用預算,對公司各部門的《辦公用品申購表》進行審核且匯總。
2、公司各部門制定的《辦公用品申購表》,匯總后制定《采購計劃》報分管領導和總經理審批,后交到綜合管理部辦公用品專管人員處。
3、公司綜合管理部和財務部共同選擇供貨商,通過比價的方式本著物美價廉的原則確定適合的供貨商簽訂長期的'供貨協議。
第四條辦公用品的發放
1、每月4-5日為統一發放所申購辦公用品的時間,其它時間不予領取(特殊情況除外)。
2、公司各部門領取辦公用品之后,在綜合部做好登記。
3、辦公用品使用、領用要嚴格執行以舊換新制度,以最大限度地節省、節約,控制日常辦公成本成本。
第五條辦公設備管理
1、公司各部門所需的辦公設備(電腦、傳真機、電話機、桌、椅、檔案柜等辦公設備)由綜合管理部統一購買。
2、各部門在申購辦公設備時,要在年度及月度預算范圍之內申購。
3、購買辦公設備一樣要以物美價廉為原則。
4、各部門將領取回的辦公設備要及時編入《固定資產盤點表》,領用人登記,遵循誰使用誰負責的原則。
第六條考核標準
1、如未在規定時間內進行申購而影響本部門業務,責任由相關部門承擔。
2、新入職員工如在一個月內辭職,綜合管理部行政文秘必須負責將辦公用品及設備收回,否則費用由相關部門承擔。
本制度由公司綜合管理部負責編制和修改,由總經理批準。
起草:石若力
審核:武娜
簽發:李芳波
附表1:
辦公用品申購表
申購部門:xx月份:
1、先對現有辦公用品進行登記上帳;
2、領用以舊換新可隨時領用。
辦公用品管理制度13
(一)目的
為規范辦公用品的管理,特制訂本制度。
(二)辦公用品種類
本制度稱辦公文具分為消耗品、管理消耗品及管理品三種:
1、消耗品:鉛筆、刀片、膠水、膠帶、大頭針、圖釘、曲別針、橡皮筋、筆記本、復寫紙、卷宗、標簽、便條紙、信紙、橡皮擦、夾子、打印油、原子筆、書釘等。
2、管理消耗品:簽字筆、白板筆、熒光筆、涂改液、電池等。
3、管理品:剪刀、美工刀、釘書機、打孔機、大型機、大型削筆器、算盤、鋼筆、打碼機、姓名章、日期戳、計算機、印泥、打印臺等。
工程部專用辦公用具:圈尺、靠尺、米尺、小鐵錘、計算器等。
(三)辦公用品的管理辦法
1、辦公用品分為個人領用與部門領用兩種。“個人領用”系個人使用保管用品,如圓珠筆、橡皮;“部門領用”系本部門共同使用用品如打孔機、大型釘書機、打碼機及工程部專用辦公具。
2、消耗品可依據歷史記錄(如以過去半年耗用平均數)、經驗法則(估計消耗時間)設定。
3、領用管理基準(如碳素筆每月發放一支),并可隨部門或人員的'工作調整發放時間。
4、管理消耗品文具應限定人員使用,自第三次發放起,必須以舊品替換新品,但消耗品不在此限。
5、管理性辦公用品列入移交,如有故障或損壞,應以舊品換新品,如遺失應由個人或部門賠償或自購。
6、辦公用品的申請應于每周日前由各部門提出“辦公用品申請單”,交采購部統一采購。
7、辦公用品嚴禁取回家私用。
8、印刷品(如信紙、信封、表格、手冊……)除各部門特殊表單外,其印刷、保管均由辦公室統一印刷、保管。
辦公用品管理制度14
(一)公司日常辦公用品(含文具)由行政管理部統一進行采購、管理。行政管理部文員負責公司各部門辦公用品的`保管、分發。
(二)采購與報銷的審批程序
每月最末一周,行政管理部文員根據辦公用品庫存情況及各單位/部門計劃情況編制《月度辦公用品采購清單》,經行政管理部經理審核,報總經理審批后,進行采購。會議用品單列采購申請,統一至行政管理部領用。專用用品(如硒鼓、噴墨色盒、碎紙機等)統一由行政管理部按需采購。
(三)開支限額標準
日常辦公用品進行限額管理,限額內提倡節約原則。
個人使用類用品,限各單位/部門人員使用,每人每月實行限額控制,超過部分必須經公司主管領導批準。其中文件夾、文件盒等須經部門負責人批準才能核發。
業務使用類用品以單位/部門為單位管理使用量,以過去半年內平均月用量金額為管理目標。
辦公用品限額標準
普通員工______元/月;部門經理______元/月;公司領導______元/月。
(四)發放辦法
各單位/部門人員領用時需記入部門文具領用表,部門文具領用卡每部門一張。行政管理部行政文員為辦公用品(含文具)保管、分發負責人。
(五)其它管理要求
行政管理部按月進行統計并做好購、供、存工作。日常辦公用品超過目標額使用時,需提出檢查報告說明原因及改善辦法,并做好下一月度的計劃。
(六)禮品管理規定
公司日常性禮品由行政管理部負責采購、保管,由使用部門填寫申購單,相關領導審批后提交行政管理部采購。業務性禮品可由各部門自行購買,但須報至行政管理部備案。
辦公用品管理制度15
一、辦公用品管理總則
1.、為保證辦公用品的有效使用和妥善保管,特制定本規定。
2.、本規定中的辦公用品包括:
(1)公司給員工個人配置的通訊工具(手機、BP機)、辦公桌椅、電話機和員工日常工作所需的辦公文具。
(2)公司給部門配置的文件柜、傳真機、打印機、掃描儀等。
(3)公司公用的辦公設備,如公共區域的傳真機、打印機、復印機等。
(4)公司為部門購置的書籍、雜志和報刊。
二、個人辦公用品的'管理
1、公司行政須在新員工到崗之前為其配置一套桌椅及一套辦公用品。
2、公司員工領用辦公用品須至行政部填寫“辦公用品領用登記”。
3、公司員工應當自覺愛護公司財產;節約使用辦公用品。
三、部門辦公用品的管理
1、除辦公文具以外的所有辦公用品皆以部門為最小申請單位。
2、部門申請購買辦公用品的程序:
3、部門經理填寫《辦公用品申請表》;
4、交于公司行政部(分公司則交于分公司行政,由其統一傳真至上海行政部);
5、上海行政部查對庫存或根據業務發展需要統一核準,上報董事長簽核;
6、上海行政部將申請結果及購買方式或地點反饋給各部門經理(分公司則反饋給分公司行政)。
7、部門辦公用品領用之后,由部門經理分發辦公用品給指定使用人,如使用人更改,則部門經理須至行政部變更記錄。
四、公共辦公用品的管理
1、公司公共辦公用品由行政部統一管理和維護。 公司所有員工應當愛護公共辦公用品,打印、復印避免浪費。對于公司內部文件資料,提倡使用二手紙。
2、員工在使用公共辦公用品時,如發現機器故障應及時向行政部或公司網管報修。
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