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檔案管理基本要求
檔案管理的基本日常管理
一、 檔案資料的整理、分類、編號(hào)、保管、利用;
一) 、整理 檔案的整理，檔案整理工作，簡(jiǎn)單的說(shuō)就是對(duì)零散的或者是需要整理的檔案進(jìn) 行分類，排列編目，使之系統(tǒng)化，為了管理需要和日后查找方便，逐步條理化，這就 是檔案的整理工作。 檔案整理工作的步驟：
(1)、區(qū)分全宗 對(duì)我們來(lái)說(shuō)就是區(qū)分是哪個(gè)公司或者是哪個(gè)部門(mén)所歸檔來(lái)的文件等
(2)、全宗內(nèi)檔案的分類 把全部的檔案，按照來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等方面的聯(lián)系，進(jìn)行分類、排列。
(3)初步立卷 立卷就是組卷的意思
(4)卷內(nèi)文件的整理編目 把卷內(nèi)文件排列順序確定下來(lái)
(5)類內(nèi)案卷初步排列 同一類的案卷的排列。
(6)案卷的加工整理 主要做備考表、填寫(xiě)案卷封面等其他項(xiàng)目
(7)案卷調(diào)整與編號(hào) 確定每一盒檔案排列順序后，逐卷編上案卷號(hào)。
(8)編寫(xiě)案卷目錄 將每一個(gè)案卷的標(biāo)題、 保管期限、 卷內(nèi)文件起止時(shí)間和頁(yè)數(shù)等逐項(xiàng)登記， 形成為一冊(cè)。 以后，編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，填寫(xiě)卷內(nèi)目錄。
二) 、檔案的分類與編號(hào)
1、檔案的分原則;是要以重慶 XX 公司實(shí)業(yè)(集團(tuán))有限公司的全部檔案為以象， 結(jié)合檔案內(nèi)容及其形成特征，保持檔的有機(jī)聯(lián)系，便于科學(xué)管理與開(kāi)發(fā)利用。簡(jiǎn)單地 說(shuō)檔案的分類就是把全部的檔案，按照來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等方面的聯(lián)系，進(jìn)行分類排 列。
2、檔案的分類與設(shè)置
2.1 檔案有一級(jí)分類與二級(jí)分類，這里主要講一下一級(jí)分類 檔案的一級(jí)分類主要分為：黨群工作類、行政工作類、經(jīng)營(yíng)管一類、生產(chǎn)技 術(shù)管理類、產(chǎn)品類、科學(xué)技術(shù)研究類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會(huì)計(jì)檔案類、干部 職工類等 10 個(gè)大類。 XX 公司集團(tuán)檔案分類表 序號(hào) 分類名稱 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 黨群工作類 行政工作類 經(jīng)營(yíng)管理類 生產(chǎn)技術(shù)管理類 產(chǎn)品類 科學(xué)技術(shù)研究類 基本建設(shè)類 設(shè)備儀器類 會(huì)計(jì)檔案類 干部職工檔案類 代號(hào) 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 我們公司的檔案基本就上面 10 種分類，其實(shí)每種分類詳細(xì)包括那些檔案資料就根據(jù) 各部門(mén)所有全部檔案資料進(jìn)行區(qū)分。
2.2 分類過(guò)程中要按全宗內(nèi)檔案的實(shí)際狀況和方便管理的現(xiàn)實(shí)需要出發(fā)
2.3 分類方法及其分類結(jié)果應(yīng)反應(yīng)全部檔案的客觀現(xiàn)狀，維護(hù)檔案的歷史本來(lái)面貌
2.4 分類方法及其分類結(jié)果應(yīng)具有邏輯性，以便于管理和實(shí)際操作。
3、檔案的編號(hào) 3.1、公司檔案分類編號(hào)主要采用純編號(hào)劃分，即檔案分類類目代號(hào)全部采用阿拉 伯?dāng)?shù)字，一、二、三級(jí)類目采用“十進(jìn)位制”編號(hào)號(hào)，即各大類代號(hào)分別為 0、1、2、 3、4、5、6、7、8、9 四級(jí)類目采用自然順充號(hào)。 也就是說(shuō)檔案案卷內(nèi)的編號(hào)全部使用簡(jiǎn)單明了的阿拉伯?dāng)?shù)字流水號(hào)編制，
三) 、檔案的保管與利用 檔案的保管工作
1、檔案保管的基本物質(zhì)條件 檔案庫(kù)房的選址或存放檔案地點(diǎn)
2、檔案包裝材料---卷皮
3、檔案的安全檢查包括對(duì)庫(kù)藏檔案的檢查和對(duì)借閱后歸還的檢查。
檔案的利用工作
1、利用工作的意義
(1)檔案利用工作體現(xiàn)檔案工作的根本目的
(2)檔案利用工作是衡量檔案部門(mén)成績(jī)大小的主要標(biāo)志
(3)檔案利用工作是對(duì)檔案與檔案工作最有效的宣傳。
2、如何才能做好利用工作
(1)明確服務(wù)方向，堅(jiān)定服務(wù)思想
(2)要熟悉自己的檔案資料，了解客觀需要，
(3)研究利用工作的特點(diǎn)和規(guī)律
(4)正確處理利用和保密的關(guān)系
(5)正確處理利用工作與基礎(chǔ)工作的關(guān)系。
前面介紹紙質(zhì)版本檔案資料的管理下面就說(shuō)電子檔案的基本管理的方法 電子檔案 電子檔案即公司各類數(shù)據(jù)材料以光盤(pán)、錄像等各種載體保存的檔案 三方面：載體的物理保護(hù)、信息安全維護(hù)與電子檔案的利用
一、載體的物理保護(hù)
1、嚴(yán)格控制溫濕度：保存電子檔案的庫(kù)房濕度為 15℃-25 ℃，相對(duì)濕度控制在 40%-60%.最佳環(huán)境溫度為 18 ℃,相對(duì)濕度為 40%。
2、凈化外部環(huán)境：減少空氣中的灰塵含量及有害氣體，并保護(hù)良好 的通風(fēng)性：防止強(qiáng)光照射，特別是紫外線的直接照射，適時(shí)清除所用設(shè)備上的積塵。
3、防磁防震：電子文件在保存和使用時(shí)，一定要遠(yuǎn)離磁場(chǎng)，磁性載體與磁源之間距 離不得少 于 76 毫米。
4、正確排放與使用，減少機(jī)械損傷。 ①載體應(yīng)直接排放，避免擠壓、折疊或彎曲 ②嚴(yán)禁隨意擦拭或清洗盤(pán)片，如有必要可用干凈藥綿蘸高純度酒精擦洗裸露部門(mén) ③不可用筆在軟盤(pán)保護(hù)套上直接
5、標(biāo)記，如需標(biāo)記可使用標(biāo)簽貼在封套上 ④不能用手直接觸摸光盤(pán)信息部位、讀寫(xiě)窗口等 ⑤使用過(guò)程中嚴(yán)格操作，避免因操作失誤造成載體的信息的破壞。
6、定期進(jìn)行檢測(cè)和拷貝
二、信息的安全維護(hù)
①采用備份和鏡像技術(shù)，防止文件信息的丟失。
②訪問(wèn)控制
③防治病毒
④安裝補(bǔ)丁程序，用以彌補(bǔ)程序缺陷
(6)電子檔案的利用
三、利用方法：
A.提供物質(zhì)載體的拷貝
B.利用網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案
C.通過(guò)計(jì)算機(jī)直接提供利用等。
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