關(guān)于邀請函制作須知

　　邀請函的特點(diǎn)之一是簡潔明了。在日常生活和工作中，邀請函對于我們處理事務(wù)息息相關(guān)，到底應(yīng)如何擬定邀請函呢？以下是小編收集整理的關(guān)于邀請函制作須知，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。

　　邀請函制作須知

　　邀請函和請柬的差異辨析

　　邀請函和請柬的差異辨析 邀請函和請柬，均屬于對客人發(fā)出邀請時使用的專用禮儀信函。在當(dāng)今社會組織的公共關(guān)系活動中，邀請函和請柬的應(yīng)用非常廣泛和頻繁，是社會禮儀交際的重要媒介和平臺，但二者有著重要的差異，寫作時不可混淆使用。

　　一、內(nèi)涵性質(zhì)差異

　　邀請函，也稱邀請信，是各級行政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會團(tuán)體或個人邀請有關(guān)人士前往某地參加某項會議、工作或活動的一種專用書信形式，發(fā)出邀請函是為了表示正規(guī)和重視。請柬，也稱請?zhí)�，是各級行政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會團(tuán)體或個人在活動、節(jié)日和各種喜事中邀請賓客使用的一種簡便邀請函件，一般用于社會組織友好交往活動、座談會、聯(lián)歡會、派對、聯(lián)誼會、紀(jì)念儀式、婚宴、誕辰和重大慶典等，發(fā)送請柬是為了表示莊重、熱烈和隆重。邀請函和請柬在內(nèi)涵性質(zhì)上的差異在于：邀請函一般是為具有實質(zhì)性工作、任務(wù)或事項發(fā)出的，如學(xué)術(shù)研討會、科技成果鑒定會等；而請柬一般是為禮儀性、例行性、娛樂性活動發(fā)出的，如上述的“慶典”、“娛樂”、“晚會”等。

　　二、邀請對象差異

　　邀請函一般由社會組織出面，邀請對象的范圍往往不能確指，而是某個行業(yè)或較大的范圍，被邀請的人員較多，使用稱謂大多為泛指。當(dāng)被邀請人員較多時，邀請函的稱謂可以不確指某人，而是組織，如“各培訓(xùn)機(jī)構(gòu)”、“各煤礦企業(yè)”；當(dāng)被邀請人員較少時，可以確指“張三李四”，如“尊敬的xx老師”、“xx”等。請柬可以由社會組織出面發(fā)出，也可由個人發(fā)出，邀請對象一般都是上級領(lǐng)導(dǎo)、專家、社會名流、兄弟單位代表、友好親朋等。請柬的稱謂一定要確指，如“尊敬的xx教授”、“敬愛的xx總經(jīng)理”等。邀請函和請柬在邀請對象上的差異在于：邀請函的邀請對象與主人是賓主關(guān)系，而非上下級關(guān)系或管理與被管理的關(guān)系；而請柬的邀請對象與主人有時存在著上下級關(guān)系或管理和被管理的關(guān)系。

　　三、身份禮儀差異

　　邀請函和請柬的相同之處在于兩者均屬于禮儀文書，文首文尾處須使用敬語來表達(dá)禮儀，但由于二者在邀請對象身份上的差異，對于邀請對象的禮儀表達(dá)存在著相當(dāng)大的不同。使用敬語有稱謂和結(jié)束語兩處。邀請函為了表示對被邀請者的尊重，可以使用重要的敬語，也可以使用一般的敬語。在使用稱謂敬語時，可以直呼其名，如“尊敬的xx女士”、“xx先生”、“xx教授”等。有時，由于邀請函發(fā)送對象的不確指性，當(dāng)向某個行業(yè)范圍發(fā)送邀請時，使用的稱謂還可以不用填寫姓名，如“各專家組織”、“各培訓(xùn)機(jī)構(gòu)”等。在結(jié)語處，邀請函使用一般敬語或問候語即可，如“此致”、“專此奉達(dá)，并頌秋祺”、“敬請光臨”等。請柬，既可以表示對被邀請者的尊重，又可以表示邀請者對此事的鄭重態(tài)度，因此請柬一定要使用重要的敬語，如“尊敬的xxx女士/先生”、“敬愛的x經(jīng)理”、“ 親愛的x小姐”等。由于請柬發(fā)送對象的確指性，在使用稱謂敬語時，一般不能直呼其名，往往采用“敬語＋職務(wù)（長輩）”的模式。在請（結(jié)）語處，請柬必須使用特殊的典雅敬語，如“致以敬禮”、“順致崇高的敬意”、 “恭候蒞臨”、“敬請出席”、“敬請光臨指導(dǎo)”等，敬語是請柬的重要標(biāo)志。邀請函和請柬在身份禮儀上的差異在于：邀請函的邀請對象與邀請者無上下級關(guān)系或管理與被管理的關(guān)系，可使用一般性敬語；而請柬的邀請對象與邀請者或是存在著上下級關(guān)系或管理和被管理的關(guān)系，或是專家、社會名流、友好親朋等，感情色彩較濃，要使用重要性敬語。

　　四、結(jié)構(gòu)要素差異

　　邀請函往往對事宜的內(nèi)容、項目、程序、要求、作用、意義做出介紹和說明，結(jié)構(gòu)復(fù)雜、篇幅較長。文尾還要附著邀請者的聯(lián)絡(luò)方式，且以回執(zhí)的形式要求被邀請者回復(fù)是否接受邀請，文尾處邀請者需要加蓋公章表示承擔(dān)法律意義上的責(zé)任。

　　請柬內(nèi)容單一、結(jié)構(gòu)簡單、篇幅短小，可用三兩句話寫清活動的內(nèi)容要素。一般可使用統(tǒng)一購買制作的成品，有時也可自行制作隨意化、人性化的精美作品，不要求被邀請者回復(fù)是否

　　接受邀請，邀請者不必加蓋印章。

　　邀請函和請柬在結(jié)構(gòu)要素上的最大差異在于：邀請函可用信封通過郵局寄出，或通過電子郵件發(fā)送；請柬大多由“里瓤”和“封面”構(gòu)成，屬于折疊并有封面的形式，封面寫上“請柬”或“請?zhí)�”兩字，要求設(shè)計美觀、裝幀精良，可用美術(shù)體的文字和燙金，圖案色彩裝飾以鮮紅色的居多，表示喜慶。

　　五、語言特征差異

　　邀請函的文字容量大于請柬。從整體而言，對事宜的內(nèi)容、項目、程序、要求、作用、意義做出詳細(xì)的介紹和說明，務(wù)必使被邀請者明確其中的意思，達(dá)到正常交流交際的效果，最終做到表意周全、敬語有度、語氣得體。

　　請柬的文字容量有限，要十分講究對文字的推敲。語言務(wù)必簡潔、莊重、文雅，但切忌堆砌辭藻；語氣盡量達(dá)到熱情和口語化，但切忌俚俗的口語；請語以文言詞語為佳，但切忌晦澀難懂。最終做到話語簡練、達(dá)雅兼?zhèn)�、謙敬得體。

　　邀請函和請柬在語言特征上的差異在于：由于二者在邀請對象和身份禮儀上的差異，因此，邀請函的語言要準(zhǔn)確、明白和平實；而請柬的語言務(wù)必簡潔、莊重和文雅。

　　鑒于邀請函和請柬具有上述五種重要的差異，在應(yīng)用兩種禮儀文書時，就應(yīng)酌情慎重行文，以求“文”“意”相匹配，實現(xiàn)社會組織準(zhǔn)確無誤地傳達(dá)有關(guān)信息，確保社會交際禮儀作用的充分發(fā)揮，以最大限度地激發(fā)有關(guān)組織或個人的興趣，從而展示自身良好形象和達(dá)到預(yù)期的理想交際效果。

　　邀請函制作須知

　　首先，邀請函的格式要規(guī)范。一般來說，邀請函應(yīng)該包括標(biāo)題、稱呼、正文、結(jié)束語和落款等部分。標(biāo)題要簡明扼要，能夠清晰地表達(dá)邀請函的主題；稱呼要得體，根據(jù)受邀人的身份和地位選擇合適的稱謂；正文要詳細(xì)說明活動的時間、地點(diǎn)、目的和注意事項等信息；結(jié)束語要表達(dá)誠摯的邀請和感謝；落款要注明邀請人的姓名或單位名稱。

　　其次，邀請函的內(nèi)容要真實準(zhǔn)確。在編寫邀請函時，要確保所提供的信息都是真實可靠的，避免因為信息錯誤或模糊而給受邀人帶來困擾。同時，要注意邀請函的措辭和語氣，既要表達(dá)誠摯的邀請，又要尊重受邀人的意愿和時間。

　　此外，邀請函的設(shè)計要美觀大方。在邀請函的版面設(shè)計上，要注意色彩搭配、字體選擇和排版布局等方面，力求讓邀請函看起來美觀大方、引人注目。如果條件允許的話，還可以添加一些圖案或照片等元素，使邀請函更具個性和創(chuàng)意。

　　最后，邀請函的發(fā)送要及時。在確定了活動時間和邀請名單后，要盡快制作并發(fā)送邀請函，以便受邀人能夠提前安排時間和行程。在發(fā)送邀請函時，可以選擇郵寄、電子郵件或短信等方式，根據(jù)受邀人的習(xí)慣和偏好選擇合適的發(fā)送方式。

　　總之，邀請函的制作需要注意多個方面，包括格式規(guī)范、內(nèi)容真實、設(shè)計美觀和發(fā)送及時等。只有在這些方面都做到位，才能制作出一份既實用又美觀的邀請函，為活動的成功舉辦奠定良好的基礎(chǔ)。

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