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分析ERP系統(tǒng)在企業(yè)的財(cái)務(wù)管理中的運(yùn)用
[摘 要]： ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)管理和生產(chǎn)管理等功能的集成，將數(shù)據(jù)的采集延伸到生產(chǎn)、采購、銷售和庫存等環(huán)節(jié)，使企業(yè)管理的方式產(chǎn)生了重大的飛躍。本文從ERP系統(tǒng)的重要作用出發(fā)，結(jié)合本公司實(shí)際情況闡述了其在企業(yè)的會(huì)計(jì)核算、預(yù)算管理、成本管理等其他方面的應(yīng)用，并對ERP在企業(yè)財(cái)務(wù)管理中的運(yùn)用和對會(huì)計(jì)人員角色的影響進(jìn)行了分析。
[關(guān)鍵詞]： ERP系統(tǒng)； 財(cái)務(wù)管理； 運(yùn)用
中圖分類號(hào)：F275 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A
長期以來，銷售型企業(yè)財(cái)務(wù)在管理控制和決策支持方面功能薄弱，會(huì)計(jì)作業(yè)主要體現(xiàn)于事后收集和反映會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，當(dāng)企業(yè)危機(jī)發(fā)生時(shí)，危機(jī)便首先表現(xiàn)為財(cái)務(wù)危機(jī)，或缺少資金，或缺乏持續(xù)經(jīng)營所需的資本。ERP開始應(yīng)用于財(cái)務(wù)管理，不僅反映并改善了上述缺陷，同時(shí)依托這一平臺(tái)，集成各種經(jīng)營資源和信息，如客戶、供應(yīng)商、銷售公司、代理商等，為企業(yè)科學(xué)決策提供了更好的依據(jù)和服務(wù)。
ERP財(cái)務(wù)管理實(shí)施目標(biāo)，自上世紀(jì)90年代起，會(huì)計(jì)系統(tǒng)全面推進(jìn)會(huì)計(jì)電算化，幾乎所有的財(cái)務(wù)人員都得到了相應(yīng)的技能培訓(xùn)。計(jì)算機(jī)在會(huì)計(jì)核算上的應(yīng)用，使財(cái)務(wù)人員從繁瑣機(jī)械的手工記賬中解放出來，有了更多的精力去做財(cái)務(wù)管理工作。現(xiàn)在ERP的出現(xiàn)，又顛覆了以往計(jì)算機(jī)僅僅在會(huì)計(jì)核算上的應(yīng)用，并突破了以往財(cái)務(wù)工作的獨(dú)立性。ERP是一個(gè)集中化管理模式系統(tǒng)，在這個(gè)系統(tǒng)中，財(cái)務(wù)人員參與進(jìn)去的除了財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)模塊，還有后勤模塊（用于物資采購的發(fā)票校驗(yàn)）、項(xiàng)目系統(tǒng)模塊（用于集成的項(xiàng)目核算）、人力資源模塊（用于上報(bào)考核工資）等等。因此，ERP在財(cái)務(wù)管理上實(shí)施的目標(biāo)，絕對不是簡簡單單的會(huì)計(jì)核算，而是在ERP平臺(tái)下實(shí)施財(cái)務(wù)管理應(yīng)用。
ERP是enterprise resource planning的英文縮寫，中文意思是企業(yè)資源計(jì)劃，是目前企業(yè)管理界較為流行的一個(gè)名詞，但并不是一個(gè)全新的概念，對于企業(yè)管理者來說，經(jīng)營管理本身就是對企業(yè)可支配的各種資源的整合利用，創(chuàng)造價(jià)值的過程。但這時(shí)候的企業(yè)資源計(jì)劃關(guān)注的往往是單個(gè)企業(yè)內(nèi)部資源的配置，管理范圍較小、難度較小，多使用手工或傳統(tǒng)處理流程進(jìn)行。隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，企業(yè)資源及信息已難以通過手工操作實(shí)現(xiàn)快速集中和優(yōu)化，而市場競爭卻日趨激烈，需要不斷提高反映速度，減少?zèng)Q策失誤。在這種情況下，利用日新月異的信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)企業(yè)資源計(jì)劃成為企業(yè)管理的一個(gè)共同的需要。把客戶需求和企業(yè)內(nèi)部的制造活動(dòng)、供應(yīng)商的制造資源整合在一起，形成企業(yè)一個(gè)完整的供應(yīng)鏈并對供應(yīng)鏈上所有環(huán)節(jié)如訂單、采購、庫存、計(jì)劃、生產(chǎn)、運(yùn)輸、服務(wù)與維護(hù)、財(cái)務(wù)管理、人事管理、項(xiàng)目管理等進(jìn)行有效管理，對提升企業(yè)經(jīng)營管理整體績效具有非常重要的作用。
湖北省電力公司通過全面建設(shè)實(shí)施ERP系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)、物資、項(xiàng)目、設(shè)備資產(chǎn)、人資等五大業(yè)務(wù)管理的系統(tǒng)集中、數(shù)據(jù)集中、編碼統(tǒng)一、流程統(tǒng)一、信息共享、業(yè)務(wù)集成，給湖北省電力公司及所屬地市級(jí)供電單位的經(jīng)營管理績效的提升帶來了革命性的推動(dòng)。
一、利用ERP系統(tǒng)提高企業(yè)的財(cái)務(wù)管理水平
ERP系統(tǒng)在運(yùn)行中需要大量的財(cái)務(wù)信息，所以在運(yùn)行ERP之前，必須做好有關(guān)方面的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)工作，促使財(cái)務(wù)人員制定相關(guān)的制度，提供所有的會(huì)計(jì)與財(cái)務(wù)資料，為日后財(cái)務(wù)管理流程化提供條件。大量的數(shù)據(jù)計(jì)算、分類、歸集、存儲(chǔ)、分析等工作，都可以由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成，提高了會(huì)計(jì)工作效率，使會(huì)計(jì)信息的提供更加及時(shí)，滿足了現(xiàn)代企業(yè)市場經(jīng)濟(jì)預(yù)測、決策的需要。運(yùn)用了ERP系統(tǒng)搜集各項(xiàng)交易數(shù)據(jù)后，即依企業(yè)在ERP系統(tǒng)所設(shè)定的參數(shù)與所選擇的企業(yè)業(yè)務(wù)程序，來進(jìn)行運(yùn)算、處理與分析，進(jìn)而自動(dòng)產(chǎn)生供管理決策參考的相關(guān)信息，管理會(huì)計(jì)人員不需再搜集、處理與分析數(shù)據(jù)。
有鑒于此，企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)人員所扮演的角色，應(yīng)由原來的交易記錄者、報(bào)表編制者，轉(zhuǎn)變?yōu)槠髽I(yè)決策者的咨詢伙伴，以協(xié)助企業(yè)決策者取得與運(yùn)用ERP系統(tǒng)所產(chǎn)生的信息。內(nèi)部稽核人員方面也有所改變，傳統(tǒng)的稽核業(yè)務(wù)較著重于正式的會(huì)計(jì)控制功能。然而，在新信息技術(shù)之下，企業(yè)內(nèi)部控制從以財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)為主的內(nèi)部控制擴(kuò)大為企業(yè)整體營運(yùn)的內(nèi)部控制。因此，內(nèi)部稽核人員的新使命將以有效提升企業(yè)價(jià)值為未來角色發(fā)展的重要方向
二、利用ERP提升企業(yè)資金管理水平
通過ERP系統(tǒng)中的財(cái)務(wù)分析系統(tǒng)、決策支持系統(tǒng)，企業(yè)可進(jìn)行資金流動(dòng)性分析，了解資金的投向是否向效益高的產(chǎn)品和經(jīng)營領(lǐng)域流動(dòng)，結(jié)構(gòu)是否合理。如：資金周轉(zhuǎn)率的高低可以看出資金的轉(zhuǎn)化是否順暢，周轉(zhuǎn)是否較快，通過預(yù)算的報(bào)警系統(tǒng)了解有沒有超過規(guī)定的資金定額，通過固定資產(chǎn)和流動(dòng)資產(chǎn)占總資產(chǎn)的比例了解資金占用比例是否合理；企業(yè)通過自有資金、長期負(fù)債和短期負(fù)債所占的比重是否恰當(dāng)，已籌資金是否確保了生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)和企業(yè)未來一定時(shí)期內(nèi)發(fā)展的需要，資金籌措支付的成本是否合理等因素分析，確定資金的籌集與使用。
根據(jù)美國生產(chǎn)與庫存控制學(xué)會(huì)統(tǒng)計(jì)，使用一個(gè)ERP系統(tǒng)，可以為企業(yè)帶來庫存下降30%～50%；延期交貨減少80%；采購提前期縮短50%；停工待料減少60%；制造成本降低12%；管理水平提高，管理人員減少10%，生產(chǎn)能力提高10%～15%等直接經(jīng)濟(jì)效益。這一點(diǎn)對于我公司有著重要的意義，由于交貨期的延遲，庫房偏小，各類絕緣子型號(hào)類似，從外觀上難以區(qū)分，庫存有很大的壓力，各類絕緣子型號(hào)類似在ERP系統(tǒng)的幫助下實(shí)行了貨位標(biāo)示管理，把各種類型絕緣子按照訂單及規(guī)格型號(hào)分別標(biāo)識(shí)在相應(yīng)貨位上，這樣從ERP系統(tǒng)里就能清楚地看到庫存結(jié)存的未發(fā)貨的訂單以及各規(guī)格型號(hào)的絕緣子，避免了以前未應(yīng)運(yùn)ERP時(shí)到處找貨的情況，極大的改善了庫存情況，使倉庫的使用率得到很大的提高。
三、利用ERP提升企業(yè)成本管理水平
現(xiàn)代成本管理需要一個(gè)能協(xié)調(diào)地計(jì)劃、監(jiān)控和管理企業(yè)各種成本發(fā)生的全面集成化系統(tǒng)，從而協(xié)助企業(yè)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)都面向市場來進(jìn)行運(yùn)作。在典型的ERR系統(tǒng)中，所有的成本管理應(yīng)用程序都共用同樣的數(shù)據(jù)源并且使用一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的報(bào)告系統(tǒng)，用戶界面的同一結(jié)構(gòu)使這個(gè)系統(tǒng)具有容易操作的特點(diǎn)，成本與收入的監(jiān)控可貫穿所有職能部門。差異或有問題的項(xiàng)目一旦出現(xiàn)就能被分離出來，并可采取措施去糾正。具體說來，典型的或高層次的ERP成本管理涉及以下幾個(gè)方面：成本中心會(huì)計(jì)、定單和項(xiàng)目會(huì)計(jì)、獲利能力分析等系統(tǒng)。 以定單和項(xiàng)目會(huì)計(jì)為例，我公司是一個(gè)典型的訂單型的生產(chǎn)企業(yè)，使用ERP系統(tǒng)收集成本，并用計(jì)劃與實(shí)際結(jié)果之間的對比來協(xié)助對每一個(gè)訂單的監(jiān)控。系統(tǒng)提供了備選的成本核算及成本分析方案，從而有助于優(yōu)化我公司對每一項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的計(jì)劃與執(zhí)行。
再以獲利能力分析為例，哪一類絕緣子會(huì)產(chǎn)生最好的效益？一個(gè)特定的絕緣子定單利潤是怎樣構(gòu)成的？這些都是獲利能力分析必須涉及的問題。獲利能力分析模塊將幫助找到答案。同時(shí)，銷售、市場、產(chǎn)品管理、等模塊也將根據(jù)從獲利能力分析所提供的第一手來自市場的信息來進(jìn)行進(jìn)一步的分析處理，公司因而能判斷它目前在現(xiàn)存市場中的位置，并對新市場的潛力進(jìn)行評(píng)估。
在我公司上ERP系統(tǒng)之前，雖然對每個(gè)訂單也進(jìn)行了項(xiàng)目評(píng)審，但評(píng)審的主要目的是生產(chǎn)上能否按訂單及時(shí)交貨，對于利潤率僅作為一個(gè)輔助項(xiàng)目來參考。這樣的后果就是生產(chǎn)是完成了，但對企業(yè)利潤的創(chuàng)造只能秋后算賬，等到財(cái)務(wù)報(bào)表出來后才能知曉。我公司ERP系統(tǒng)里有一個(gè)訂單成本核算模塊，由技術(shù)部將技術(shù)通知單下發(fā)，ERP系統(tǒng)即可按流程工藝計(jì)算此訂單的盈利情況。這樣公司在生產(chǎn)決策上就可兼顧生產(chǎn)效率以及盈利情況均衡安排生產(chǎn)。
四、利用ERP提升企業(yè)財(cái)務(wù)決策與計(jì)劃能力
我公司ERP系統(tǒng)實(shí)行的是三級(jí)計(jì)劃管理，即決策層、計(jì)劃層和執(zhí)行層，是一種計(jì)劃主導(dǎo)型管理模式，計(jì)劃層次從宏觀到微觀、從戰(zhàn)略到技術(shù)逐層優(yōu)化，但始終保證與企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略目標(biāo)一致；ERP的財(cái)務(wù)子系統(tǒng)中包含了成本會(huì)計(jì)和財(cái)務(wù)管理功能，可以由生產(chǎn)活動(dòng)直接產(chǎn)生財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，把實(shí)物形態(tài)的物料流動(dòng)直接轉(zhuǎn)換為價(jià)值形態(tài)的資金流動(dòng)，財(cái)務(wù)部門及時(shí)得到資金信息用于成本控制，通過資金流動(dòng)狀況反映經(jīng)營情況，隨時(shí)分析企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，參與決策，指導(dǎo)與控制經(jīng)營和生產(chǎn)活動(dòng)，形成物流與資金流的統(tǒng)一。
ERP應(yīng)用涵蓋了銷售、采購、財(cái)務(wù)、質(zhì)量、人力資源和設(shè)備的管理，采用現(xiàn)代技術(shù)，將企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營各個(gè)環(huán)節(jié)的信息資源進(jìn)行整合，達(dá)到信息資源共享的目的，減少內(nèi)部消耗，提升企業(yè)效率，其實(shí)質(zhì)為業(yè)務(wù)流程重組。重要特征為體現(xiàn)在財(cái)務(wù)賬面上的企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營信息不僅是資金的收付，而且涵蓋了從供應(yīng)商供貨到產(chǎn)品銷售給用戶的全部信息。
五、ERP在具體的財(cái)務(wù)管理應(yīng)用中還要關(guān)注的問題
（一）人機(jī)應(yīng)用欠缺靈活性由于ERP系統(tǒng)本身所具有的高度集成性，所以在人機(jī)應(yīng)用方面表現(xiàn)出較多的不靈活性。比如，在各個(gè)窗口打開過程中，必須按照順序一個(gè)一個(gè)打開，只要無意間關(guān)閉了哪一個(gè)系統(tǒng)，其后面的操作都無法實(shí)現(xiàn)，而不像我們平時(shí)使用的WORD、EXCEL等操作系統(tǒng)，關(guān)閉前面的操作不會(huì)影響后面的操作。
（二）系統(tǒng)維護(hù)成本較高。由于ERP系統(tǒng)一般情況下都是由上而下進(jìn)行維護(hù)，而基層的維護(hù)人員又無法真正了解ERP的運(yùn)作過程以及內(nèi)含的關(guān)鍵控制點(diǎn)，加上系統(tǒng)又是請xx方面的公司開發(fā)研制的，我公司一般員工在操作中一旦出現(xiàn)問題，往往需要層層匯報(bào)，時(shí)間長、費(fèi)用大，影響了企業(yè)的效率。
（三）查找差錯(cuò)比較耗時(shí)雖然ERP具有高度集成等特點(diǎn)，對應(yīng)關(guān)系也比較明晰，但是在會(huì)計(jì)核算當(dāng)中，萬一哪個(gè)環(huán)節(jié)出了差錯(cuò)，財(cái)務(wù)人員復(fù)核時(shí)如沒有及時(shí)發(fā)現(xiàn)，事后需要查找要復(fù)雜得多，所消耗的時(shí)間也要長得多。
六、ERP財(cái)務(wù)管理應(yīng)用的風(fēng)險(xiǎn)及防范
ERP的上線工作經(jīng)過長時(shí)間充足的準(zhǔn)備，但任何新事物的應(yīng)用都有一個(gè)逐步適應(yīng)與完善的過程。我們應(yīng)當(dāng)對可能存在的各種風(fēng)險(xiǎn)有全面的了解，并且增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，建立起一套行之有效的風(fēng)險(xiǎn)防范與管理機(jī)制。財(cái)務(wù)部門是企業(yè)所有業(yè)務(wù)的最終反映與歸集部門，需要處理最大量的數(shù)據(jù)信息。因此做好風(fēng)險(xiǎn)防范工作，是提高ERP實(shí)施成功率的重要保障。
傳統(tǒng)觀念與ERP的矛盾。熟悉電算化的人很容易認(rèn)為ERP就是一套軟件系統(tǒng)，并沒有意識(shí)到這是企業(yè)整個(gè)管理方式的改變。如果我們僅僅簡單地模擬現(xiàn)行企業(yè)的各個(gè)業(yè)務(wù)，使之一成不變地在新系統(tǒng)中進(jìn)行計(jì)算機(jī)化，就會(huì)使ERP喪失其最重要的管理功能，最終將導(dǎo)致ERP應(yīng)用的失敗。
各個(gè)業(yè)務(wù)部門的密切配合度。ERP最大的特點(diǎn)是業(yè)務(wù)的集成，財(cái)務(wù)不能再像從前那樣單從自己的財(cái)務(wù)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中工作，而是與物資、項(xiàng)目、設(shè)備、人力資源等各部門密切配合才能在ERP這個(gè)系統(tǒng)中顯示出自己的業(yè)務(wù)。若有一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，就會(huì)直接影響財(cái)務(wù)人員的記賬工作。同樣，財(cái)務(wù)部門的工作也影響著其他部門。因此各個(gè)業(yè)務(wù)部門的密切配合度，也將直接影響ERP實(shí)施的成功率。
ERP接替老系統(tǒng)時(shí)段的風(fēng)險(xiǎn)。一般來講，以前只有財(cái)務(wù)部門實(shí)行較為完善的電算化。新系統(tǒng)最初上線時(shí)，還沒有經(jīng)過充分的事實(shí)檢驗(yàn)。雖然經(jīng)歷過單元測試、集成測試、模擬運(yùn)行幾個(gè)過程，但仍不足以囊括所有的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)。新舊業(yè)務(wù)的流程有所不同、具體的操作方式有所不同，因此，未經(jīng)歷充分的實(shí)際業(yè)務(wù)檢驗(yàn)，最好雙系統(tǒng)并用，一方面給大家充分的時(shí)間熟練地掌握新系統(tǒng)，另一方面可以對新舊系統(tǒng)賬套上的業(yè)務(wù)核算進(jìn)行全面核對。
信息系統(tǒng)安全運(yùn)行的風(fēng)險(xiǎn)。ERP系統(tǒng)正式運(yùn)行后，系統(tǒng)若存在病毒感染、非法篡改、刪除等將造成業(yè)務(wù)中斷，給企業(yè)帶來不可彌補(bǔ)的損失。因此，我們應(yīng)當(dāng)控制好用戶權(quán)限以及建立完善的數(shù)據(jù)定期備份機(jī)制。
七、結(jié)束語
總之，ERP作為一種新的企業(yè)資源式，具有很強(qiáng)的應(yīng)用潛力，我公司也在去年才進(jìn)行ERP的研制，今年才剛剛試運(yùn)行。系統(tǒng)的完善還需要不斷積累經(jīng)驗(yàn)；同時(shí)還需要將成功企業(yè)的成功系統(tǒng)匯總，把ERP實(shí)施工程中存在的不足予以予以克服和改進(jìn)，以使ERP系統(tǒng)在企業(yè)財(cái)務(wù)管理中有更加美好的前景，全面提高企業(yè)的管理水平，努力實(shí)現(xiàn)企業(yè)價(jià)值最大化的目標(biāo)。
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