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人力資源管理電子化的煩惱
“八月份我們能用系統(tǒng)做什么?”人力資源總監(jiān)張總問李經理，這讓李經理頗為尷尬。
早在05年初，公司為了解決人力資源集團與分公司的二級管理體系，啟動了eHR項目，經過一年選型，選定了供應商。然而到現在，這個體系還在被數據的問題所苦惱。
項目背景
公司原有一套人事系統(tǒng)，主要由集團人事部統(tǒng)一管理全集團人事檔案信息，進行薪酬計算，分子公司是不能直接參與系統(tǒng)中來，這大大制約了分公司參與人力資源管理的積極性，同時也導致了老系統(tǒng)數據的不準確，從組織結構到職位信息與人員數據，都沒有進行及時維護更新。
此次上eHR系統(tǒng)目標就是要求新系統(tǒng)能統(tǒng)一取代老系統(tǒng)，并且把人力資源管理推向分公司，使分公司能直接維護分公司的獎金體系，以及除了職等及與薪酬直接人事項目之外的人員信息。在此基礎上，下一步進行全員推廣，使集團所有人員都能通過員工自助平臺參與到人力資源管理中。同時，能將公司已有的績效管理體系與培訓體系進行信息化，提高人力資源管理水平。
項目歷程
從項目初始，人力資源部門組織了由人力資源部李經理牽頭的項目實施小組，包括了人事薪酬考核室與培訓中心的主要成員和IT部門人員，與供應商項目小組進行配合。另外，李經理也選定了二個HR管理相對規(guī)范的分公司作為試點，參與到項目小組工作中來。
項目組于2月份完成了對項目組骨干成員的eHR培訓，包括信息化理念與操作的培訓，統(tǒng)一了項目實施思路，使大家了解了項目建設總體方法以及系統(tǒng)上線使用后的效果以及工作方式。
在3月份，針對總部的人事、薪酬、考核、培訓進行了需求調研，調研范圍也涵蓋了二個試點二級部門。調研報告得到大家的認可，同時也向領導進行了匯報。
4月份，項目組對公司的組織架構、職位體系、薪酬方案進行了初始化，從老人事系統(tǒng)中導入了公司所有組織、職位、人事數據，薪酬數據，準備開始試運行工作;
5月份，開始人事薪資試運行，老人事系統(tǒng)與新系統(tǒng)進行并行操作。總部與二個試點分公司人事數據的更新、人事報表、薪資計算同步在新老系統(tǒng)中進行。
項目遭遇數據問題
在項目前期，經過eHR培訓與需求調研，項目組成員，包括總部人事與試點分公司人事部門體會到了新工作方式的優(yōu)越性，參與的積極性很高。隨著項目進程的深入，問題逐步開始暴露，特別是5月份新老系統(tǒng)開始并行使用后，系統(tǒng)中的數據問題一下子顯現了出來。
首先是數據不準確，系統(tǒng)目前組織、職位、人員數據均是由老系統(tǒng)中進行導入，由于老系統(tǒng)數據只是為了用于工資計算，其他不影響工資計算的人事數據的準確性差，導致目前新系統(tǒng)中數據人員的所在部門、所在職位大部分都與當前企業(yè)實際組織架構不符合，急需進行校對;
其次是數據不規(guī)范，集團、分子公司人事數據的不規(guī)范，對組織、職位、職務的命名和規(guī)范的不一致，導致在新系統(tǒng)內人事數據無法統(tǒng)一，數據統(tǒng)計接口也無法保持一致;另外，新系統(tǒng)和老系統(tǒng)在部分重要人事數據上存在數據格式不匹配，也使得部分人事數據無法進行導入。
再次是歷史數據整理問題。為了有效的使HR系統(tǒng)成為公司的核心系統(tǒng)，給領導予以決策支持相關數據，要求系統(tǒng)能提供人事、薪酬等相關的縱向和橫向的對比統(tǒng)計分析，這需要將公司從2003年以來的歷史數據整理導入進系統(tǒng)，然而歷史數據整理要結合電子數據、手工記錄進行，工作量巨大，象老鼠拉烏龜異常緩慢。
另外，如何分配集團、分子公司的HR二級管理權限體系、對系統(tǒng)功能性和操作簡便性方面也帶來了一些影響。
新系統(tǒng)的困境
隨著5月份新系統(tǒng)上線并行使用所暴露的HR數據問題，6月、7月項目組一直在進行彌補。比如對于新系統(tǒng)數據的不準確與不規(guī)范，項目組將人事數據導出成excel并下發(fā)到各個業(yè)務部門與分公司進行核對，并重新進行導入更新。
然而，由于業(yè)務部門與分公司人員問題，收集上來的人員數據不規(guī)范，集中體現在部分關鍵信息缺失，如職位、職務、人員異動信息的缺失;大部分HR信息不符合HR管理要求，如一些業(yè)務部門收集上來的人員職位除了主管就剩下文員。
通過項目組人員的后續(xù)反復指導，在信息收集上來以后，發(fā)現由于系統(tǒng)在5月份已經開始并行操作，如果將調整后的數據導入新系統(tǒng)，必然要先導入老系統(tǒng)，否則兩個系統(tǒng)數據不匹配。
數據導入技術問題，由于新老系統(tǒng)的部分數據無法導入(主要為一些公司的個性信息)，IT部門要求供應商進行開發(fā)以保障系統(tǒng)進行下去，然而供應商認為這部分內容在標準產品以外，要求進行手工錄入。
HR部門普遍反映所有日常所有工作均反映在新老系統(tǒng)的切換之中，浪費了大量的工作時間，同時新系統(tǒng)的數據不準確與操作復雜性導致工作效率底下，使用戶對系統(tǒng)數據維護失去信心，從而項目組布置下達任務一拖再拖，而系統(tǒng)也成為“用戶不愿意使用或者痛恨”的系統(tǒng)。
由于數據一直沒有校對正確，原計劃要進行全員推廣的人事流程、員工自助服務業(yè)一直不能得到應用，薪資計算無法進行;從而拖累了相應，培訓、績效等其他模塊的啟動。
終于，在7月下旬，領導對項目也失去了耐心，張總開始追問李經理：“項目啟動也有半年了，在八月份，我們能用系統(tǒng)做什么?
eHR數據整理的幾點注意
1. HR信息化特點
eHR建設有幾個顯著特點，用戶層次多(涵蓋HR部門、普通員工、部門經理、高層管理者)，項目影響范圍廣，HR數據、業(yè)務流程松散且難以規(guī)范。同時，所有的HR業(yè)務都要做到讓數據說話，如何保障HR業(yè)務數據的準確性與實時性和統(tǒng)一規(guī)范性是eHR建設的關鍵所在。
2. 項目前期注重數據整理的規(guī)劃
HR系統(tǒng)中，數據是一切的基礎，也是系統(tǒng)最有價值和最為重要的內容，一個充斥著垃圾與過時數據的eHR系統(tǒng)一定是個失敗的系統(tǒng)。另外由于eHR影響范圍廣，一旦系統(tǒng)上線勢必影響到公司的方方面面同事，其數據準確性必然導致全公司上下對HR部門的看法。所以必然要求在項目規(guī)劃階段對數據整理進行規(guī)劃，包括動態(tài)數據、靜態(tài)數據的整理，現行數據和歷史數據規(guī)劃，集團與分公司統(tǒng)一數據規(guī)范等;在上線前必須事先完成當前業(yè)務組織最新數據的更新，保證上線過程中不會出現大的用戶抱怨;在本案例中出現的比較大問題就是匆忙上線，準備不充分，導致上線后發(fā)現數據不準確，后續(xù)業(yè)務無法進展下去。
3. 充分評估數據整理的工作量與難度，做好相關人員培訓
由于HR業(yè)務數據本身的復雜性與離散性，同時業(yè)務同事往往習慣于邊做邊想，而IT同事常常認為數據整理當然是業(yè)務部門的事情;但是海量而繁雜的人事數據整理必定要耗費大量的時間和資源。在項目啟動前期，必然要實實在在的充分考慮數據整理、數據規(guī)范的工作量與難度。從需求調研階段開始，做好相關人員的培訓，通過問卷、文檔等手段，充分考慮各個層面對HR數據的要求與已有數據的情況，扎實做好數據規(guī)范整理工作。在本案例中最大的問題就是低估了數據整理的難度與工作，在上線后才發(fā)現要回頭整理數據，導致了大量重復性的無效勞動。
4. 高層的參與和項目團隊成員步調一致
項目的成功離不開領導的支持，項目組應該保持和公司高層的有效溝通，了解高層對項目的期望與看法，告知高層項目階段目標與可能碰到的問題，以利于資源的協(xié)調與問題的解決。同時，eHR項目作為企業(yè)的信息化戰(zhàn)略項目，項目周期長，項目難度大，面臨一系列變更與創(chuàng)新，必然會將整體目標拆分成一個個階段目標，以保證建設成果能逐步展現，項目組內部的各個層面關鍵成員，包括HR部門和IT部門，必須在各個階段保持思想和步調的一致，清楚了解項目的進展與面臨的問題，形成合力，達成階段目標。
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