秘書聽電話禮儀案例分析

　　人物:行政秘書鐘苗、總經理(聲音)

　　項目:投影儀、筆記本電腦、會議桌椅、會議記錄本場景：辦公室、會議室

　　情景一秘書鐘苗穿著職業裝坐在辦公桌前，正在整理文件。這時，電話鈴響了。鐘苗很快拿起電話說：“嘿，你在找誰？”總經理的聲音從聽筒里傳來:“鐘苗，請告訴我，今天2點在一樓會議室召開各部門經理會議，討論下個月的工作安排。我要用投影儀，你安排一下。”“好的。鐘苗答應放下麥克風，時鐘特寫：10點鐘。鐘苗打開計算機主機電源，然后打開顯示器電源，鐘苗的手機放在顯示器旁邊。計算機啟動后，鐘苗打開郵件發送窗口，在窗口寫會議通知。

　　屏幕特寫：會議通知各部門經理：茲定于今天下午2點(3月20日)在一樓會議室召開各部門經理會議，請務必準時出席。總經理辦公室20xx年3月20日發完后，鐘苗想了想，自言自語道：“還是用電話通知保險吧。她拿起麥克風，撥號。鐘苗：“你好，張經理。王先生讓我告訴你今天下午2點在一樓的會議室開會。你可以檢查電子郵件的具體情況。我已經寄給你了。放下麥克風，鐘苗繼續撥號：“你好，劉經理。今天下午2點，一樓會議室……"(圖片淡出)情景二時鐘特寫：13:30，會議室。鐘苗是唯一一個在會議室連接筆記本電腦和投影儀的人。一些文件堆積在投影儀通風口處，幾乎擋住了通風口。

　　連接后，她先打開投影儀電源開關，再打開電腦開關。啟動后，投影沒有顯示計算機上的信號。按下筆記本電腦上的鐘苗F n鍵與F8鍵(特寫)，圖像顯示在墻上，但不清楚，圖像傾斜。鐘苗調整機器支架，使畫面正常。鐘苗調整投影儀的鏡頭旋鈕，對焦，直到墻上畫面清晰。鐘苗看了看手表，自言自語道：“開會還有10分鐘，先蓋上鏡頭吧。“她拿起鏡頭蓋，蓋住了投影儀鏡頭(特寫)。鐘苗坐在自己的位置上，打開“會議記錄本”，上面寫著什么。

　　參考答案：

　　1、秘書著裝正確。

　　2、及時接聽電話。

　　3、電話響應語不正確。

　　4、計算機啟動順序錯誤。

　　5、手機有磁性，不能放在顯示器旁邊。

　　6、可以選擇發送會議通知的正確形式。

　　7、會議通知沒有注明會議內容。

　　8、會議通知的簽字日期應采用中文格式。

　　9、能夠及時完成經理分配的任務。

　　10、能提前到會議室做好設備準備。

　　11、不能遮擋通風口，以免影響機器散熱。

　　12、筆記本電腦與投影儀正確連接。

　　13、正確的啟動順序。

　　14、能夠正確切換計算機的輸出模式。

　　15、可以解決圖片傾斜的問題。

　　16、能正確對焦。

　　17、不要用鏡頭蓋遮擋鏡頭，容易損壞部件。

　　18、有做會議記錄的意識。

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