行政前臺工作內容分類

行政前臺工作內容分類

1.接待來訪者：接待不明目的的來訪者，先問清對方來訪原因，根據原因來看來者是否是無關人員，還是需要找公司相關人員再進行接待。

2.接待咨詢者，若有咨詢者來訪，應及時請實驗室或辦公室相關工作人員來協助接待。

3.接聽轉接電話：前臺是總機電話，一般電話撥入后都需轉接其他分機，根據通訊錄的分機號碼，準確的進行電話轉接;接聽咨詢電話，若在前臺接到咨詢電話，如對方不明確自己的咨詢顧問是誰，直接將電話轉接至相關部門助理處。

4.接待推銷人員：上班時間若有其他公司的推銷人員上門推銷，應婉轉拒絕，告知上班時間在公司推銷，會影響他人工作，若有員工需要他們的服務，告知相關部門員工直接與其對接。

5.面試人員：請面試人員在前臺處填寫面試人員資料表，并帶領其前往會議室等待，通知辦公室主任或相關部門領導進行面試。

6.接待頻繁往來的相關人員：

a)快遞，公司內部不論發件或者寄件，均以電話通知相關員工至前臺處進行處理，不能讓快遞員直接進入公司實驗室內部。

b)物業公司，公司內部的水電維修、物業規定的各項活動的聯系工作;

c)送水公司，關注公司各處飲水機水量情況，及時聯系送水，每次接待時只需要在送水公司的卡片上寫清送水“XX”桶，拿走空桶“XX”個即可。每月月底結賬，填寫請款單提交辦公室主任，向財務申請費用支付。同時關注公司飲水機是否正常，如有異常及時通知飲水公司進行維修。

二、辦公用品管理

1.盤庫：每月23-25日對庫存的辦公用品進行全面盤點，制作“辦公用品庫存統計表”提交辦公室主任審查。若有用品數量不足或已領用完，即時上報，進行補充;

2.購買：每月25-28日通知公司各部門提交下月所需的辦公用品清單，統計出“購買清單”后報辦公室主任審批。批準后，聯系辦公用品供應商送貨;

3.領用：員工領用所需辦公用品時，讓其填寫“辦公用品領用表”并簽字，然后給予發放;

4.結算：每月底聯系辦公用品供應商提供本月未結貨款清單及發票，確認無誤后，填寫支出單，報財務人員審批后通知供應商前往領款。

三、日常事務

1.保證行政電子設備的正常使用，包括：掃描儀、傳真機、復印機等，若機器出現故障，及時聯系供應商解決問題;

2.每月15日左右統計公司提供話費補助的員工名單，并將名單與話費總數報于辦公室主任審核。領款后，前往移動和聯通營業大廳購買充值卡，并開具發票。將充值卡發放給相關員工，并要求其簽字確認;

3.每月定期統計公司所有人員通訊信息，更新員工通訊錄，公司若有新進或離職員工，都應在2-3個工作日內制作新的通訊錄，發送至每位員工郵箱中;

4.名片的申請與制作：當公司部門有印制名片需求時，需要其填寫“名片申請單”，并提供名片相關信息。確認名片信息后，將信息發送給供應商，通知其排版印刷，電子版確認無誤后印刷，后交于名片申請人;

5.每周一定時查看公司信箱，將信件發放至員工手中;

6.公司備用門卡的管理，前臺應妥善保管備用鑰匙以備公司同仁有緊急情況時使用;

7.公司有人員招聘時，協助人事部門電話通知應聘人員各項事宜;

8.收發傳真，協助各部門員工收發業務傳真;

9.協助辦公室主任組織協調公司內部活動，如員工生日會、公司集體活動、拓展等業務的聯系、通知、協調事宜。

10.新員工入職時，提供入職表格、歡迎信、辦公用品、公司通訊錄等，并收取新員工的個人身份證明(身份證、學歷學位證、戶口本、照片)的復印件，提交辦公室主任整理歸檔。

11.積極配合公司的市場宣傳活動，做好后勤保障工作。

四、接待工作

1. 接待前準備工作

a)來客人數確認：會議前向相關負責人確認來客人數，為布置會議室及訂餐做準備;

b)會議室桌椅布置：在開會前將會議室的桌面收拾整潔，會議椅歸位;

c)茶水及點心：會議前準備好茶、熱水及杯子，等來客就位后逐個送茶;接待貴客時，應提前準備必要的水果及點心供開會人員食用;

d)相機：準備公司相機，為來客拍照留念所用。

e)訂餐：向會議負責人確認是否需要訂餐，如需訂餐應確認就餐人數后，電話聯系餐廳預訂包房;

f) 預訂酒店：如需為來客預訂酒店，確認主客姓名后，電話聯系錦江富園大酒店預訂房間，預訂成功后向辦公室主任匯報確認。

2. 會議中服務工作

a)為開會人員添加茶水;

b)按照領導要求提供會議支持;

c)安排專人負責會議中的攝像工作;

3. 會議后完善工作

a)組織來客及公司領導合影留念，并將照片發至來訪者郵箱內或作為賀卡發送。

b)如遇重要客戶來訪，應及時將會議相片資料上傳至公司網站內。

c)會議后的清理工作：將剩余茶水及茶杯清理干凈，未食用的點心整理歸入茶點處，以備公司員工食用;

d)會議后器材的歸庫：會議后器材應及時歸庫，將相機及其他器材放回原處;

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如何做好一個公司的前臺!

公司的前臺無疑是公司的門面，如何接待好來訪者，才能在對方心里留下很好的印象呢?

一般來講，前臺崗位都是坐著，但是當有來訪者時應該立即起身，微笑致意迎接并且問候“您好，請問您找哪位?”。確定對方找誰之后，還要詢問是否有預約，在確認預約之后，要立即為來訪者聯系。

另外，一些公司是要求填寫來訪登記表的，如需填寫，應雙手將登記表文字正面朝向對方遞給來訪者填寫，在對方填寫完畢之后要說“謝謝”。之后便可以引領來訪者到會客室或者休息區等候，引領時要注意稍微領先于客人兩三步，引導至會客室后示意對方在面門的位置就坐，還要主動為其拉椅子。待對方就坐后，請對方稍等為其倒水。如果對方在等待了約十分鐘后，要找的人還在忙，此時應過來關照一下來訪者并說明情況。最好是拿來閱讀物或為訪客續水，萬不可扔在那里不管不顧。

如果接待者讓來訪者直接到辦公室去，恰好此時前臺又只有一個人。那么應用規范手勢指示，并明確如何到達。若是由前臺引領至辦公室，應先敲門進入，即使門是開著的。

假設來訪者知道找誰，但是沒有預約，前臺要打電話詢問。那么出去對于來訪者的禮貌和便于婉拒，即便是當事人直接接聽電話，都可以當做是其他人接聽。

當來訪者離開時，也應起身禮貌向對方致意，并問候“慢走，再見”。

同時，值得注意的是，作為前臺接待人員形象至關重要，所以應化淡妝上崗，并保持衣著的干凈、整潔。

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