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企業管理采購物資采購管理制度(優選)
在日新月異的現代社會中,我們都跟制度有著直接或間接的聯系,制度是在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規范。什么樣的制度才是有效的呢?以下是小編整理的企業管理采購物資采購管理制度,希望對大家有所幫助。
一、范圍
本制度適用于工廠的各種原材料、備品備件、輔助材料和低值易耗品、勞保用品和設備的采購管理。
二、職責劃分
1、事業部是工廠的歸口采購管理部門。負責工廠物資、設備的統一采購工作;重要物資、設備的采購按工廠有關規定實行歸口管理,凡屬歸口管理的物資、設備統一由事業部負責采購,實行統一計劃、統一進貨、統一供應的管理。其主要職責如下:
1.1分析物資市場上的品質、價格等行情;
1.2尋找物資供應來源,對每項物資的供貨渠道加以調查和掌握;
1.3與供應商洽談,并安排對供應商的考察,建立供應商的資料;
1.4要求報價,進行議價,有能力可進行估價,并作出比較;
1.5采購所需的物資;
1.6查證進廠物料的數量和品質;
1.7對供應商的價格、品質、交貨期、交貨量等作出評估;
1.8掌握主要物料的市場價格起伏狀況,了解市場走勢,加以分析并控制采購成本;
1.9擬定采購合同,并按合同管理辦法的規定程序進行審核批準。
1.10依采購合同或協議控制協調交貨期。
2、財務部參與對采購合同的會簽,具體從資金安排方面進行確認,并負責采購結算、審核票據、付款和審核計劃用量是否與采購一致。經營部從市場經營的角度對采購合同進行評審。
3 、法律顧問:負責從法律角度審核采購合同。
三、采購作業方式
事業部可依材料使用及采購特性,選擇下列一種最有利的方式進行采購:
1 、招標采購
對所需的各種非緊俏大宗物資,采用招標采購的辦法。招標采購的開標必須至少有三家供應商從事報價投標后方能開標。對于金額在100萬元以上原材料、金額在20萬以上的備品備件、金額在10萬以上的低值易耗品的采購,盡量采用招標采購的方式(議價采購的物資除外),經組織評標后確定中標供應商。
2、議價采購
對于生產中使用量很大,但市場競爭不夠充分的物資,采用議價采購的方式進行。
3、長期報價采購
凡經常性使用,且使用量較穩定的物資,可以從工廠的合格供應商目錄中選定一家或多家供應商,簽訂較長期的供應協議。在工廠采購計劃或請購的需求得到批準后,事業部根據對方發出報價單生成采購訂單,實施采購。
四、采購業務流程
1、采購業務應遵循的原則
事業部應根據施工計劃、材料消耗定額、結合庫存情況制定物資采購計劃和用款計劃,作為物資采購的依據。
物資采購計劃中一般應列有材料的名稱、采購數量、金額、及用于相關的工程名稱等項。
事業部應嚴格按照各種業務采購流程和授權進行分類分級審批,由財務部負責物資采購價格的監督,技質部負責物資的質量驗收。
對于原材料、備品備件等重要物資的采購,以及采用長期報價采購方式的采購業務,事前必須對其供應商進行評價,如果沒有充足的理由,不允許從未經評價或評價不合格的供應商處采購以上物資。
為避免在采購合同中的法律問題,所有的采購合同須經法律顧問進行審查;對于使用法律顧問擬定標準的采購合同,沒有附加條款或特別約定的,可不經過法律顧問審查。
2 、采購業務流程
以下所界定的采購合同審批流程主要是針對大宗的采購物資,其界定為金額在5萬元以上;在5萬元以下的物資采購可以不用簽訂正式采購合同,根據長期報價采購的方式直接發出采購訂單,直接采購。
2.1采購流程
大宗原材料的采購合同,涉及的金額較大,事業部應嚴格按照采購技術標準進行采購,如果因市場供應等原因需更改采購技術標準,在簽訂合同前,必須由技質部確認。
2.2采購訂單審批流程
對于與客戶簽訂的長期采購合同,根據合同規定和工廠經審批的月采購計劃,由事業部填寫采購訂單。對于采用合同方式確定的采購,訂單根據采購合同發出,對于在合同中已確定價格的,可以直接向供應商發出采購訂單;對于在合同中未確定最終價格的,發出的采購訂單須經過審核后方能實施采購。
采購訂單審核后,采購部門以傳真等書面的方式將經審核的采購訂單傳遞給供應商,并進行確認。
五、其它規定
1、事業部對于采購的材料,要根據供應單位蓋有公章的送貨單(或發票)、運輸部門提供的運輸發票及時到庫房辦理入庫手續。(送貨單位上應列有準確的數量、單價、金額、規格、材料名稱;入庫日期以送貨單上的日期為準)
2、購買材料的運費、吊裝費、開平費等,應在相應的購買材料批次中注明清楚,不得單獨報此類費用帳。
3、對于外圍入庫材料,事業部應及時將供貨單位蓋有公章的送貨單(或發貨單)一并交到庫房辦理入庫手續,由庫房管理人員隨同采購相關負責人員到現場清點數量。對于外圍材料的保管責任由采購部門負責,每月底與庫房管理人員定期到外圍材料現場進行帳、實核對盤點。
4、對直接送到施工現場的材料,采購部門相關人員應催促工程部項目經理在1-3天內將供貨單位蓋有公章的送貨單交到事業部,由事業部相關負責人及時到庫房辦理入庫手續(備注:送貨單上需有項目部經理簽有“數量屬實”字樣為準;入庫日期以送貨單上的日期為準);如工地在外不能及時將原件交回的情況下,應及時將有項目經理簽字的送貨單傳真到事業部,相關負責人應持傳真件及時到庫房辦理入庫手續(入庫日期以送貨單上的日期或傳真日期為準)。原件應后補交庫房。
5、應當不定期配合財務部與供應商核對應付帳款、預付帳款等往來款項。
6、如對于采購的大宗材料簽有采購合同的情況,應將采購合同交一份到財務。
7、事業部相關負責人應將供貨單位的發票(增值稅專用發票或普通發票)及時交到財務部(以對方開發票的日期為準)。
本規定自下發之日起執行。
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